6 sygnałów, że czas zacząć procesować dokumenty elektronicznie
2021-01-03
DocuSign® – jak działa i dlaczego warto wdrożyć go do swojej firmy? Poznaj 5 powodów
2021-03-14Coraz więcej spraw możemy załatwiać przez internet i coraz chętniej to wykorzystujemy. Nic w tym dziwnego – tak jest szybciej, wygodniej i często po prostu bezpieczniej.
W kontekście zatwierdzania dokumentów online najczęściej przewijają się dwa określenia – podpis elektroniczny i Profil Zaufany. Pomimo że oba te rozwiązania służą do potwierdzenia tożsamości, to jednak działają na innych zasadach i dają inne możliwości.
Czym różni się podpis elektroniczny od Profilu Zaufanego?
Do czego służy Profil Zaufany?
Profil Zaufany to niekomercyjny, dostarczany przez Ministerstwo Cyfryzacji podpis, który daje możliwość kontaktu online z urzędami. Przy pomocy Profilu Zaufanego można np. założyć działalność gospodarczą, zawiesić lub zlikwidować działalność przedsiębiorstwa czy zmienić dane w CEIDG. Można również zgłosić i wyrejestrować ubezpieczonych w ZUS lub otrzymać zaświadczenie o niezaleganiu płaconych składek. Profil Zaufany umożliwia też m.in. złożenie wniosku o wydanie dowodu osobistego, zgłoszenie urodzenia dziecka czy otrzymanie odpisów aktów, np. małżeństwa.
W skrócie – Profil Zaufany umożliwia szybkie i sprawnie załatwienie wielu spraw urzędowych, jego założenie jest bezpłatne i proste, a raz założony ważny jest przez 3 lata. To wygodne i praktyczne rozwiązanie, ale nie jest ono pozbawione wad. Po pierwsze – funkcjonuje wyłącznie na terenie Polski. Po drugie – nie możesz wykorzystywać go do celów prywatnych i biznesowych i nie podpiszesz przy jego pomocy żadnego dokumentu.
Profil Zaufany nie daje możliwości osadzenia podpisu na dokumencie. Rozwiązanie to nie jest również zgodne z dyrektywą eIDAS. Wątpliwości wzbudza też bezpieczeństwo korzystania z profilu ePUAP – brakuje w nim zaawansowanych metod identyfikacji, takich jak token, karta czy jednorazowe hasła. Podsumowując: Profil Zaufany nie jest podpisem kwalifikowanym, jego możliwości są znacznie zawężone, a zabezpieczenia niewystarczające.
Dowiedz się więcej o elektronicznym podpisywaniu dokumentów
Jak działa podpis elektroniczny?
W pojęcie podpis elektroniczny wpisują się tak naprawdę dwa typy potwierdzania tożsamości: elektroniczny podpis niekwalifikowany oraz certyfikowany podpis kwalifikowany. Z każdego z nich możesz wygodnie korzystać za pośrednictwem platformy DocuSign® zintegrowanej z systemem do obiegu dokumentów Hatiroo™. No dobrze, ale czym właściwie różnią się te podpisy od Profilu Zaufanego?
Różnią się, i to znacznie. Elektroniczny podpis niekwalifikowany to potwierdzenie tożsamości, które najczęściej wykorzystywane jest do podpisywania umów B2B czy wewnętrznych dokumentów firmowych. Podpis elektroniczny w ramach platformy DocuSign® nie wymaga dodatkowych opłat i jest całkowicie darmowy dla drugiej strony składającej podpis – czyli np. dla kontrahenta. Nie może być jednak wykorzystywany do podpisywania dokumentów wymagających formy pisemnej, czyli np. tych urzędowych.
Kwalifikowany podpis elektroniczny to uniwersalne i wykorzystywane na całym świecie rozwiązanie, pozwalające na podpisywanie wszystkich dokumentów prywatnych, biznesowych, dokumentacji medycznej czy ofert przetargowych oraz na komunikację z administracją publiczną. Założenie kwalifikowanego podpisu elektronicznego jest odpłatne.
Aby wykupić podpis, należy skontaktować się z jednym z certyfikowanych dostawców (podpis kwalifikowany w Polsce dostarczają obecnie firmy: Asseco Data Systems S.A., Enigma SOI, EuroCert Sp. z o.o., Krajowa Izba Rozliczeniowa S.A., Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych S.A.).
Które rozwiązanie wybrać? Jeśli szukasz sprawdzonego narzędzia, które będziesz wykorzystywać do celów biznesowych, najlepszym wyborem będzie DocuSign®. Dlaczego? Dzięki niemu Twój kontrahent (nawet ten, który nie ma swojego podpisu kwalifikowanego) podpisze się za darmo. Jeśli chcesz startować w przetargach, do platformy DocuSign® powinieneś dodatkowo dokupić podpis kwalifikowany (za jego pomocą podpiszesz również sprawozdania finansowe). Podsumowując: w biznesie podpis elektroniczny jest niezbędny. Możliwości Profilu Zaufanego są bardzo ograniczone i może on być wykorzystywany wyłącznie w relacjach z urzędami.
Autor:
Krzysztof Rosół, CEO Hatiroo®
Ekspert w dziedzinie obiegu dokumentów i podpisów elektronicznych. Od ponad 15 lat projektuje procesy biznesowe i doradza swoim klientom w zakresie efektywności pracy. Jest architektem wielu rozwiązań systemów do obiegów dokumentów, w tym systemu Hatiroo®.
