Home » Hatiroo, a Docusign

Hatiroo® a DocuSign®

Czy elektroniczny podpis wystarczy, aby kompleksowo zarządzać dokumentami w organizacji? Zobacz, jak jeszcze możesz usprawnić pracę całego zespołu.

DocuSign® to świetne narzędzie do elektronicznego podpisywania dokumentów. Ale jeśli Twoja firma potrzebuje czegoś więcej –automatyzacji procesów, pracy zespołowej na edytowalnych wzorach dokumentów, możliwości przesyłania dokumentów do opiniowania i akceptacji oraz centralnego e-archiwum wszystkich dokumentów – czas poznać Hatiroo®.

Czym różni się Hatiroo® od DocuSign®?

DocuSign®

  • Podpisy elektroniczne
  • Podpisywanie równoczesne lub
    w zadanej kolejności
  • Prosty interfejs
  • Brak pełnego zarządzania
    workflow dokumentów
  • Brak centralnego archiwum
    z wyszukiwaniem
  • Brak kontroli nad danymi

Hatiroo®

  • Automatyzacja procesów i autouzupełnianie danych
  • Integracja ze wszystkimi typami e-podpisów
  • Praca zespołowa w czasie rzeczywistym
  • Szablony dokumentów i macierze akceptacji
  • Centralne e-archiwum i pełna historia zmian
  • Zwiększona prywatność – instalacja na serwerze firmowym

Funkcje

Hatiroo®

DocuSign®

Miejsce przechowywania danych

Serwer klienta, pełna kontrola

Chmura (UE –Frankfurt)

Automatyzacja workflow

Tak – cały cykl od przygotowania
do archiwizacji

Niepełna – skupienie na
podpisach

Archiwizacja dokumentów

Tak – centralne e-archiwum

Ograniczona, tylko dla
podpisanych z DocuSign®

Współpraca zespołowa

Tak – praca równoległa,
śledzenie zmian

Nie – tylko przeglądanie

Obsługa podpisów 

Wszystkie typy, w tym integracja
z DocuSign® i Autenti®

Głównie własne podpisy
DocuSign®

Szablony dokumentów

Edytowalne Word, Excel, itp.
+ pełna historia zmian

Tak, ale z ograniczonymi możliwościami edycji

Przypomnienia i powiadomienia

Tak – na każdym etapie procesu

Tak – tylko o podpisie

Funkcje

Hatiroo®

Miejsce przechowywania danych

Serwer klienta, pełna kontrola

Automatyzacja workflow

Tak – cały cykl od przygotowania
do archiwizacji

Archiwizacja dokumentów

Tak – centralne
e-archiwum

Współpraca zespołowa

Tak – praca równoległa,
śledzenie zmian

Obsługa podpisów 

Wszystkie typy,
w tym integracja
z DocuSign®
i Autenti®

Szablony dokumentów

Edytowalne Word, Excel, itp.
+ pełna historia zmian

Przypomnienia i powiadomienia

Tak – na każdym etapie procesu

Funkcje

DocuSign®

Miejsce przechowywania danych

Chmura (UE –Frankfurt)

Automatyzacja workflow

Niepełna – skupienie na
podpisach

Archiwizacja dokumentów

Ograniczona, tylko dla podpisanych
z DocuSign®

Współpraca zespołowa

Nie – tylko przeglądanie

Obsługa podpisów 

Głównie własne podpisy DocuSign®

Szablony dokumentów

 

Tak, ale 
z ograniczonymi możliwościami edycji

Przypomnienia i powiadomienia

Tak – tylko o poodpisie

Hatiroo® – więcej niż podpisy

Automatyzacja i porządek

Każdy dokument przechodzi przez zaplanowaną ścieżkę – od utworzenia po archiwizację. System przypomina, pozwala delegować, przekazywać dalej.

Dzięki automatyzacji obiegów macie pewność, że żaden dokument nie utknie w procesie, a zadania trafią zawsze do właściwych osób – bez konieczności nadzoru nad ich kolejnością.

Praca zespołowa bez chaosu

Pracujecie na jednej wersji dokumentu bez potrzeby tworzenia wielu wersji roboczych i przesyłania ich sobie nawzajem e-mailem. Każdy wie, na jakim etapie jest dokument i kiedy powinien zająć się swoimi zadaniami.

W Hatiroo® nie przesyłacie poprawek w załącznikach. Dzięki temu nie ma ryzyka, że wprowadzone zmiany zostaną zagubione lub nadpisane w trakcie pracy zespołowej. System automatycznie powiadamia o zadaniach do wykonania oraz włącza tryb śledzenia zmian w dokumencie.

Łatwy dostęp do
e-archiwum

Nie musicie nic pobierać ani kopiować. Hatiroo® automatycznie archiwizuje dokumenty na serwerach klienta, zapewniając stały dostęp i możliwość organizowania ich w odpowiednich folderach.

Powstaje jedna centrala baza dokumentów firmowych. Możecie określić różne poziomy dostępów do folderów dla poszczególnych działów lub stanowisk. Możecie też ustawić powiadomienia o zbliżającym się końcu ważności umowy.

Szablony dokumentów gotowe do użycia

Szablony tworzycie raz i używacie ich wielokrotnie –
bez konieczności powielania plików czy kopiowania treści. Szablony w Hatiroo® są w pełni edytowalne, aktualne
i dostępne dla całego zespołu.

Szablony pozwalają wyznaczyć standardy firmowe oraz uniknąć poszukiwania i ręcznego przerabiania poprzednich wersji umów. Pracujecie na dokumentach Word i Excel tak jak dotychczas – z tą różnicą, że każdy od razu wie, gdzie może znaleźć gotowy wzór do dalszego opracowania.

Najczęściej zadawane pytania


W DocuSign® możliwe jest tworzenie szablonów dokumentów oraz udostępniania ich innym użytkownikom. W szablonie można uwzględnić formularze, które mają być uzupełniane przez użytkownika i w ten sposób dostosowywać np. dane kontrahenta do konkretnego przypadku. Zmiana innych elementów treści jest możliwa jedynie poprzez zastąpienie jednego dokumentu innym.Hatiroo® daje większą elastyczność
w zakresie szablonów – nie tylko umożliwia tworzenie szablonów dokumentów, udostępnianie ich innym użytkownikom, lecz także dowolne dostosowywanie treści szablonów przez użytkowników. Praca na dokumentach odbywa się bezpośrednio na plikach Word, Excel, itd. System rejestruje historię zmian,
co daje kontrolę nad wprowadzonymi zmianami oraz możliwość pracy równoczesnej na dokumentach
(co już zapewne znacie z Microsoft Office 365).

W DocuSign® możliwe jest ręcznie tworzenie folderów oraz ręczne przenoszenie podpisanych umów do wybranych przez siebie folderów. Foldery każdy z użytkowników tworzy dla swojego konta samodzielnie.
W folderach mogą być zapisane wyłącznie dokumenty podpisane za pomocą DocuSign®. W Hatiroo® tworzone są procesy obiegów dokumentów, które prowadzą użytkowników od momentu przygotowania do momentu archiwizacji dokumentów. Procesy tworzone są zwykle raz i stają się standardem firmowym (oczywiście jest też możliwość zmiany ich w każdym czasie). Podpisane dokumenty są automatycznie archiwizowane w utworzonych obiegach (folderach). Powstaje centralne archiwum, a dostęp do poszczególnych folderów nadawany jest zgodnie ze skonfigurowanymi uprawnieniami osób/departamentów. Umieścić w archiwum można zarówno dokumenty podpisane elektronicznie (DocuSign®, Autenti®, klasyczny podpis kwalifikowany), jak i w sposób tradycyjny (forma papierowa).

DocuSign® nie ma takich funkcji. Takie możliwości współpracy daje Hatiroo®.

Masz DocuSign®?
Zyskaj więcej dzięki Hatiroo®

Hatiroo® jest zintegrowane z DocuSign®. Rozbudowuje, automatyzuje, usprawnia.