DocuSign® i Hatiroo® – razem czy osobno? Porównujemy możliwości

Narzędzi, które mają ułatwiać i usprawniać codzienną pracę jest dzisiaj całe mnóstwo. Od tych zupełnie prostych po kombajny wypełnione funkcjonalnościami po brzegi. Nic więc dziwnego, że czasami – nawet wtedy, gdy dokładnie znasz swoje oczekiwania – trudno jest wybrać to narzędzie, które najlepiej będzie je spełniało. Takie wątpliwości miewają również klienci, z którymi rozmawiamy o wdrożeniu DocuSign® lub Hatiroo®. Zastanawiają się, czy system Hatiroo® będzie dla nich odpowiedni, czy może wystarczy sama platforma do elektronicznego podpisywania dokumentów DocuSign®.

Zacznijmy od podstaw – czym jest Hatiroo®, a czym jest DocuSign®?

DocuSign® to narzędzie skoncentrowane na jednym głównym celu – elektronicznym podpisywaniu dokumentów. Platforma umożliwia korzystanie z różnych typów podpisów (w tym kwalifikowanych), jest intuicyjna i łatwa w obsłudze.

Hatiroo® to rozbudowany system DMS (Document Management System), który – oprócz obsługi podpisów elektronicznych – wspiera automatyzację procesów, obieg dokumentów, współpracę zespołową i archiwizację. To bardziej zaawansowane narzędzie, które może stać się centralną bazą wszystkich firmowych dokumentów.

System Hatiroo® – więcej możliwości, szersze zastosowanie

Wyobraź sobie, że wszystkie Twoje dokumenty – umowy, oferty, aneksy – są uporządkowane, podpisane na czas, a każda osoba w zespole wie, czym i kiedy powinna się zająć. Bez błądzenia po folderach, bez załączników w mailach i bez wiecznego pytania: „kto teraz ma się tym zająć?”.

Hatiroo® to coś więcej. To centrum dowodzenia dokumentami Twojej firmy. System, który nie tylko archiwizuje, ale też automatyzuje, przypomina, udostępnia i… po prostu dba o porządek.

Co ma Hatiroo®, a czego nie ma DocuSign®?

Pełna kontrola nad danymi

DocuSign® przechowuje dane w chmurze, co może wiązać się z ograniczoną kontrolą. Po zakończeniu współpracy firma musi samodzielnie zadbać o archiwizację – w przeciwnym razie dane mogą zostać usunięte.

System Hatiroo® działa na serwerach klienta, co oznacza pełną kontrolę nad dokumentami i ich lokalizacją. Dane nie są przesyłane do zewnętrznych chmur i nie znikają po zakończeniu współpracy. Po zakończeniu licencji system przechodzi w tryb „tylko do odczytu”, a Ty nadal masz dostęp do swojej dokumentacji.

Automatyzacja, która naprawdę usprawnia pracę

DocuSign® skupia się na samym podpisie – każdy wcześniejszy etap (np. negocjacje, akceptacje) musi być obsługiwany osobno lub za pomocą innych narzędzi.

Z Hatiroo® nie musisz śledzić i procesować dokumentów ręcznie. System pomoże Ci przeprowadzić dokument od wersji roboczej aż do archiwizacji. Hatiroo® pilnuje tego, kto, co i kiedy ma zrobić. Przypomina, wysyła powiadomienia i przekazuje dokument dalej, kiedy trzeba. A Ty możesz zająć się pracą – tą faktyczną, a nie administracyjną. System to taki wirtualny asystent, który nie zapomina, nie popełnia błędów i… nigdy nie ma urlopu.

Elastyczna praca na formatach, które dobrze znacie

DocuSign® automatycznie zamienia każdy dokument na PDF, platforma nie umożliwia pracy na dokumentach Word i Excel

Hatiroo® działa inaczej – tutaj dokumenty powstają dokładnie tak, jak potrzebujesz. Możesz tworzyć i wykorzystywać firmowe szablony w Wordzie i Excelu, a system automatycznie uzupełni je o dane kontrahenta, kwoty, terminy czy kursy walut (na podstawie danych z GUS, VIES czy NBP) – bez kopiowania, pomyłek i tracenia czasu na powtarzalne czynności.

I co ważne – pracujesz nadal w znanym środowisku: Word, Excel, SharePoint. Wszyscy członkowie zespołu pracują na znanych narzędziach i robią to, co dotychczas – tylko szybciej, sprawniej i z mniejszym ryzykiem błędu.

Łatwiejsza praca zdalna w rozproszonych zespołach

DocuSign® umożliwia podpisywanie dokumentów, ale nie wspiera procesu ich opiniowania, akceptacji ani nie umożliwia edycji w trybie współdzielonym.

Hatiroo® świetnie sprawdza się w firmach, w których ludzie pracują asynchronicznie i z różnych lokalizacji. Dzięki przejrzystemu statusowi dokumentów każdy wie, na jakim etapie jest dany proces. Bez potrzeby wysyłania plików e-mailem, bez tworzenia 10 wersji tego samego dokumentu. Dzięki Hatiroo®, członkowie zespołu mogą śledzić statusy dokumentów, pracować nad nimi równolegle i nie muszą korzystać z dodatkowych systemów komunikacyjnych.

Standaryzacja procesów

DocuSign® nie umożliwia zaawansowanego zarządzania workflow – użytkownik musi ręcznie wskazywać osoby odpowiedzialne za kolejne etapy.

Standaryzacja procesów to podstawowe zadanie Hatiroo®. System pozwala ustalić firmowe zasady działania – kto zatwierdza jakie dokumenty, kto może je edytować, kto tylko je widzi. Możesz tworzyć szablony umów i formularzy, które są gotowe do użycia przez cały zespół. Wreszcie masz pewność, że nikt nie pominie ważnego kroku, a wszystkie dokumenty przejdą przez właściwą ścieżkę.

Dowiedz się więcej o podpisach elektronicznych

Q&A – najczęstsze pytania o Hatiroo®

Czy w Hatiroo® można tworzyć własne szablony dokumentów?

Tak – i to bardzo elastycznie. Tworzysz szablony z umów, formularzy czy aneksów, a potem możesz je dowolnie edytować. Użytkownicy pracują bezpośrednio na plikach Word, Excel itd., z pełną historią zmian. To wygodne i bezpieczne – jak współdzielone dokumenty w Office 365, tylko lepiej.

Czy system sam tworzy foldery na dokumenty i archiwizuje je?

Tak! Procesy w Hatiroo® są zaprojektowane tak, by dokumenty zawsze trafiały w odpowiednie miejsce. Od momentu przygotowania aż po podpis – wszystko jest uporządkowane, automatycznie przypisywane i dostępne tylko dla uprawnionych osób.

Czy Hatiroo® przypomina o dokumentach, które trzeba podpisać?

Tak – Hatiroo® przypomina nie tylko o podpisach, ale również o konieczności akceptacji, opiniowania czy o zbliżającym się końcu ważności umowy.

Z jakimi podpisami elektronicznymi współpracuje Hatiroo®?

Z niemal wszystkimi. Hatiroo® integruje się z DocuSign® i Autenti®. Można też dodać dokument podpisany zewnętrznym podpisem kwalifikowanym lub tradycyjnie, na papierze – wszystko znajdzie swoje miejsce w e-archiwum.

Czy można śledzić, co dzieje się z dokumentem na każdym etapie?

Tak! Widzisz, kto opiniował, kto zaakceptował, kto podpisał. System pokazuje całą historię – nie tylko to, czy dokument jest podpisany, ale też to, co działo się z nim po drodze.

Czy kilka osób może jednocześnie pracować nad jednym dokumentem?

Tak! Hatiroo® umożliwia równoległą pracę nad dokumentami z opcją śledzenia zmian – idealne rozwiązanie przy negocjacjach czy edycji treści we współpracy między działami.

Czy Hatiroo® integruje się z systemami HRM i CRM?

Nie ma gotowych wtyczek, ale można stworzyć indywidualne integracje – jeśli system, z którym chcesz się połączyć, na to pozwala. Wszystko jest kwestią potrzeb i konfiguracji.

Autor:
Krzysztof Rosół, CEO Hatiroo®

Ekspert w dziedzinie obiegu dokumentów i podpisów elektronicznych. Od ponad 15 lat projektuje procesy biznesowe i doradza swoim klientom w zakresie efektywności pracy. Jest architektem wielu rozwiązań systemów do obiegów dokumentów, w tym systemu Hatiroo®.