Dlaczego warto wybrać Hatiroo®?
2022-10-23
Po co mi Autenti® lub DocuSign®, skoro mam podpis kwalifikowany?
2022-12-18Czy tradycyjny odręczny podpis składany na papierze jest w pełni bezpieczny? Do napisania tego artykułu zainspirowała nas rozmowa z jedną z osób uczestniczących w spotkaniu dotyczącym naszego systemu oraz podpisów elektronicznych.
Wspominała ona z sentymentem czasy, kiedy jedynym słusznym sposobem na zatwierdzanie różnego rodzaju dokumentów był podpis odręczny. Czy faktycznie podpisy składane długopisem na papierze są najbezpieczniejszą formą?
Czy znane = bezpieczne?
Jeszcze nie tak dawno wszystkie umowy podpisywaliśmy odręcznie i teoretycznie wszystko działało, jak należy. Nowy pracownik, podpisując umowę, okazywał dowód, pracownik HR sprawdzał tożsamość, a pracownik mógł bezpiecznie złożyć podpis na dokumencie. Po co komplikować sobie życie i wprowadzać dodatkowo elektroniczne podpisy kwalifikowane? Właśnie takie pytanie otrzymaliśmy na jednym z naszych spotkań.
No właśnie – po co? Podstawowym atutem oczywiście jest mobilność i możliwość podpisania dokumentu z dowolnego miejsca na ziemi. A jak wyglądają kwestie bezpieczeństwa i różnice pomiędzy podpisem kwalifikowanym a odręcznym?
Czy podpis odręczny na papierowym dokumencie jest w pełni bezpieczny?
Rozpoczynając jakiekolwiek rozmowy na temat bezpieczeństwa czy użyteczności różnego rodzaju umów, nie tylko umów o pracę, warto pamiętać o tym, że pisemne umowy zawierane są zwykle „na gorsze czasy”. Kiedy współpraca przebiega prawidłowo i żadna ze stron nie zgłasza problemów, zazwyczaj umowa ląduje w archiwum i więcej do niej zaglądamy (ewentualnie po to, by sprawdzić, do kiedy obowiązuje).
Wnikliwa analiza zapisów lub kruczków w umowie zaczyna się, kiedy występuje konflikt między stronami. Czy w takiej sytuacji podpis odręczny, np. na umowie o pracę, daje stuprocentowe bezpieczeństwo i pewność? Co w sytuacji, gdy prawnik drugiej strony zakwestionuje, że to nie jego klient składał podpis?
Niestety nie. Pracownik HR weryfikując tożsamość przyszłego pracownika, nie bierze za to (a nawet nie może brać!) odpowiedzialności. Taka procedura to tylko formalność, która w razie problemów nie będzie żadnym dowodem w procesie ewentualnego postępowania sądowego. Jeśli osoba, która podpisała umowę, twierdzi, że podpis nie należy do niej, nie ma możliwości, by to zweryfikować czy znaleźć winną osobę. Dzieje się tak niezależnie od tego, czy specjalista HR sprawdził tożsamość, zrobił to nieprawidłowo lub nie zweryfikował jej w ogóle.
Podpis kwalifikowany a weryfikacja tożsamości
Wyrobienie certyfikatu kwalifikowanego poprzedzone jest koniecznością potwierdzenia tożsamości przez podmioty wpisane do Ministerstwa Gospodarki, takie jak: Asseco Data Systems S.A., Enigma SOI, EuroCert Sp. z o.o., Krajowa Izba Rozliczeniowa S.A. czy Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych S.A. W większości przypadków odbywa się to podczas osobistej wizyty, choć zdarzają się również dostawcy, którzy umożliwiają zdalną weryfikację tożsamości.
Osoba potwierdzająca tożsamość ma uprawnienia notarialne do weryfikacji tożsamości człowieka chcącego wyrobić sobie podpis kwalifikowany. Osobiście odpowiada za to, czy proces został przeprowadzony prawidłowo. Podpis kwalifikowany jest więc jeszcze bezpieczniejszym sposobem potwierdzania tożsamości, umożliwiającym podpisanie dokumentów wymagających formy pisemnej. W razie jakichkolwiek niezgodności w danych zawartych w podpisie z tożsamością jego właściciela do odpowiedzialności zostanie pociągnięty podmiot, który wydawał certyfikat kwalifikowany. Zatem w sytuacji, gdy prawnik drugiej strony skutecznie zakwestionuje, że to nie jego klient składał podpis, a podpis kwalifikowany został wadliwie wydany, możemy wnosić roszczenia wobec osoby potwierdzającej tożsamość (która zwykle posiada ubezpieczenie na taką okoliczność).
Podpis kwalifikowany jest najbezpieczniejszym sposobem potwierdzenia tożsamości, z jakiego obecnie możemy skorzystać. Chcesz dowiedzieć się więcej o tym, czym różni się podpis kwalifikowany od zwykłego podpisu elektronicznego? Przeczytaj artykuł: Podpis elektroniczny a forma pisemna.
Autor:
Krzysztof Rosół, CEO Hatiroo®
Ekspert w dziedzinie obiegu dokumentów i podpisów elektronicznych. Od ponad 15 lat projektuje procesy biznesowe i doradza swoim klientom w zakresie efektywności pracy. Jest architektem wielu rozwiązań systemów do obiegów dokumentów, w tym systemu Hatiroo®.
