Umowy z kontrahentami
Najczęściej zadawane pytania (FAQ)
Czy możemy używać Hatiroo® do innych dokumentów, nie tylko do umów z kontrahentami?
Tak. W Hatiroo® możecie obsługiwać dowolny rodzaj dokumentów, w tym przykładowo pełnomocnictwa, wnioski, zamówienia, a także dokumenty innych działów (np. HR – e-Teczka).
Czy Hatiroo® obsługuje cały proces umów z kontrahentami?
Tak. Hatiroo® obsługuje proces od stworzenia umowy (z Waszego szablonu lub od kontrahenta), przez opiniowanie, negocjacje, akceptację, podpis (papier lub e-podpis), aż po archiwizację i aneksy.
Co jeśli nasz proces jest inny niż w przykładzie z video?
Nie ma problemu. W Hatiroo® możecie wyłączać etapy, zmieniać kolejność kroków, macierze akceptacji, tworzyć zestawy uprawnień, a także dostosowywać formularze do swoich potrzeb. System dopasowuje się do Waszej firmy, a nie odwrotnie.
Czy Hatiroo® można zintegrować z naszym systemem?
Tak, Hatiroo® nie ogranicza licencyjnie możliwości integracji z innymi systemami. Można wykorzystać API lub bazę danych.
Ponadto Hatiroo® jest już w pełni zintegrowane z Microsoft Office 365
i SharePoint Online, Autenti®, DocuSign®, PWG (Polska Wywiadownia Gospodarcza), GUS API, KRS API, NBP API, Biała lista VAT API.
Jakie są koszty wdrożenia systemu do obsługi umów?
System Hatiroo® działa w modelu abonamentu miesięcznego, którego wysokość zależy od liczby procesów, czyli liczby rodzajów dokumentów obsługiwanych
w systemie.
Nie ma limitu użytkowników, a umowę można zakończyć w dowolnym momencie z jednomiesięcznym okresem wypowiedzenia. Aktualne ceny abonamentu Hatiroo® znajdziesz w cenniku dostępnym tutaj: Cennik.
Cennik nie uwzględnia opcjonalnych licencji systemów dodatkowych, z którymi zintegrowany jest system Hatiroo® (np. Autenti®, DocuSign®, Microsoft Office 365).
Czy Hatiroo® jest bezpieczne?
Tak. Dokumenty są przechowywane na serwerach Waszej firmy, a dostęp jest kontrolowany uprawnieniami, którymi zarządza Wasze IT lub osoby do tego wyznaczone. Dostęp do systemu wymaga zalogowania się przy użyciu konta firmowego (tak jak do firmowej poczty e-mail).
Dokumenty są przechowywane na serwerach Waszej firmy, a każda zmiana jest rejestrowana. Dostępy do określonych rodzajów dokumentów możecie ograniczać do konkretnych działów, ról lub nawet pojedynczych osób.
Jak długo trwa wdrożenie Hatiroo®?
Gdy wszystko jest gotowe po Waszej stronie (np. niezbędne decyzje i dostępy dla nas), wdrożenie systemu do zarządzania dokumentami Hatiroo® zajmuje ok.
1 tygodnia.
Standardowo wdrożenie składa się z etapów: instalacja systemu na Waszym serwerze lub Waszej chmurze, integracja z Waszymi systemami oraz szkolenie użytkowników.
Jeżeli wdrożenie było poprzedzone Warsztatem Próbnym, będzie ono znacznie szybsze oraz obejmie przeniesienie procesów wypracowanych podczas Warsztatu Próbnego na Wasze serwery.
Dowiedz się więcej o warsztacie próbnym
Czy musimy zmienić nasze wzory umów?
Nie. Nadal możecie pracować na Waszych dotychczasowych wzorach – po prostu przeniesiecie je do Hatiroo®. Opcjonalnie możecie dodać pola danych, które system będzie uzupełniał automatycznie, co przyspieszy tworzenie nowych umów.
Możemy też wspólnie opracować odświeżone wzory Waszych umów – mamy też dostępną taką opcję.
Czy kontrahent musi mieć konto w Hatiroo®, żeby podpisać umowę elektronicznie?
Nie. Podpisanie umowy nie wymaga zakładania konta w Hatiroo® przez kontrahenta.
Przy aktywnej integracji Hatiroo® z Autenti® lub DocuSign® kontrahent otrzyma e-mail z linkiem i podpisze dokument w przeglądarce, bez żadnych instalacji
i rejestracji.
Czy z Hatiroo® mogę podpisać umowę tradycyjnie, jeśli kontrahent nie chce podpisu elektronicznego?
Tak. Hatiroo® obsługuje oba warianty. W tym samym procesie możecie mieć różne ścieżki podpisu. W zależności od danej sytuacji – dokument może być podpisany elektronicznie lub na papierze. System obsłuży oba scenariusze równolegle.
Jeżeli dokument jest podpisywany na papierze, skan trafia do archiwum Hatiroo®. Proces jest ten sam, tylko etap podpisu wygląda inaczej.
Jak elektronicznie podpisać umowę z kontrahentem?
Najprościej – przez platformę do podpisów elektronicznych. W Hatiroo® macie to wbudowane: wybieracie dokument, wskazujecie osoby podpisujące i rodzaj podpisu (standardowy, zaawansowany lub kwalifikowany).
Resztę obsługuje Autenti® lub DocuSign®, a podpisy można złożyć z telefonu, tabletu lub komputera. Gotowa umowa automatycznie trafia do archiwum
w Hatiroo®.
Po co nam Hatiroo®, jeśli już korzystamy z Autenti® lub DocuSign®?
Autenti® i DocuSign® obsługują przede wszystkim proces podpisu. Inne funkcje są mocno ograniczone lub nie istnieją.
Hatiroo® to kompletny system do zarządzania dokumentami. Zajmuje się wszystkimi etapami pracy nad umowami z kontrahentami: przygotowaniem, opiniowaniem, akceptacją, podpisem i archiwizacją.
Mając już Autenti® lub DocuSign® warto dołączyć Hatiroo®, aby zautomatyzować również pozostałe etapy (przygotowanie, opiniowanie, negocjacje, akceptacje) i usprawnić cały proces zawierania umów
z kontrahentami i innymi dokumentami. Ponadto, w Hatiroo® kopie podpisanych dokumentów zostaną zawsze automatycznie zarchiwizowane na Waszych serwerach i będziecie mieć do nich dostęp nawet w przypadku zakończenia współpracy.
Gdzie przechowywać umowy w firmie, żeby ich nie zgubić?
Centralne e-archiwum w Hatiroo® to bezpieczne miejsce do przechowywania wszystkich umów. Dokumenty są chronione, dostęp mają tylko uprawnieni użytkownicy, a wyszukiwarka pozwala znaleźć potrzebne dokumenty w kilka sekund.
W Hatiroo® wszystkie dokumenty – wersje podpisane i robocze – trafiają
w jedno miejsce. Możecie je wyszukać po tytule, dacie lub nawet fragmencie tekstu. System odnajdzie również dokumenty powiązane z dokumentem głównym.
Jak uniknąć kilku wersji tej samej umowy?
Trzeba pracować na jednym pliku w systemie, który pilnuje historii zmian
i umożliwia pracę jednoczesną. W Hatiroo® każdy widzi aktualną wersję dokumentu, śledzenie zmian jest włączone automatycznie, a system zapisuje historię edycji.
Nie ma wysyłania plików mailem i ryzyka, że ktoś wprowadzi swoje zmiany nie na najnowszej wersji. Nie ma też potrzeby ręcznego scalania poprawek wprowadzonych przez kilka osób.
Zaplanuj warsztat próbny z Hatiroo®
Daj znać, że temat Cię interesuje – skontaktujemy się z Tobą i wspólnie zaplanujemy warsztat próbny Hatiroo® dla Twojej organizacji.
