e-Teczka pracownika
Najczęściej zadawane pytania (FAQ)
Czy e-Teczka Hatiroo® spełnia wymogi prawne?
Tak, e-Teczka Hatiroo® spełnia wymogi Kodeksu pracy i rozporządzenia
w sprawie dokumentacji pracowniczej.
System automatycznie rozdziela dokumenty na kategorie A–E, zachowuje ich chronologię i numerację, zapewnia integralność danych oraz pilnuje opatrzenia dokumentów podpisem lub pieczęcią kwalifikowaną. Dowiedz się więcej
Czy pracownik musi mieć własny podpis elektroniczny, żeby podpisać umowę?
Nie, z punktu widzenia pracownika, złożenie podpisu jest bezpłatne i nie wymaga posiadania podpisu elektronicznego. Wszystko odbywa się poprzez Waszą licencję.
Dzięki integracji Hatiroo® z platformami elektronicznymi, możecie użyć DocuSign® lub Autenti®. Pracownik otrzyma link z dokumentem
na swój e-mail i podpisze dokument online – podpisem standardowym, zaawansowanym lub kwalifikowanym. Nie musi wyrabiać długoterminowego podpisu elektronicznego.
Czy użycie podpisu kwalifikowanego jest łatwe dla pracownika?
Tak. Z naszego doświadczenia wynika, że pracownicy nie mają z tym trudności. Proces podpisywania jest intuicyjny. Pracownik nie musi logować się do systemu ani instalować dodatkowych aplikacji. Instrukcje prowadzą krok po kroku. W razie potrzeby, dostępne są szerokie materiały pomocowe.
Jakie dokumenty HR obsługuje Hatiroo®?
Hatiroo® obsługuje wszystkie rodzaje dokumentów HR. Zarówno umowy o pracę, umowy cywilnoprawne (B2B, zlecenie, dzieło), jak i dokumenty związane
z procesami HR (skierowania, zaświadczenia, regulaminy, oświadczenia, wnioski, itd.).
W Hatiroo® macie możliwość odwzorowania swoich dowolnych procesów HR.
To Wy decydujecie, które z nich włączyć do systemu.
Czym różni się e-Teczka od klasycznego e-Repozytorium?
e-Teczka zawiera wyłącznie dokumentację pracowniczą i prezentuje dokumenty z podziałem na kategorie wymagane rozporządzeniem (kat. A–E). Przypisanie do właściwej kategorii następuje w Hatiroo® automatycznie.
Klasyczne e-Repozytorium to szersze archiwum – znajdują się tu zarówno dokumenty związane z umowami o pracę, umowami cywilnoprawnymi, jak
i inne dokumenty HR. Hatiroo® prezentuje je w intuicyjny i łatwy do wyszukania sposób – według rodzajów dokumentów.
Jak sprawdzić dopasowanie e-Teczki Hatiroo® do naszych potrzeb?
Możecie skorzystać z Warsztatu Próbnego – krótkiego projektu z naszym konsultantem.
Podczas warsztatu przetestujecie Hatiroo® na własnych wzorach
i rzeczywistych procesach. Sprawdzicie, jak działa integracja i podpisywanie dokumentów z użyciem Autenti® i DocuSign®. Na koniec otrzymacie raport
z wnioskami i naszymi rekomendacjami.
Dowiedz się więcej o warsztacie próbnym
Czy możemy prowadzić e-Teczkę tylko dla nowych pracowników?
Tak. Możecie rozpocząć cyfryzację dokumentacji pracowniczej od nowych pracowników, a dla pracowników zatrudnionych przed datą wdrożenia e-Teczki nadal prowadzić dokumentację papierową. Taka hybrydowa forma jest zgodna
z przepisami – ważne, aby dokumentacja konkretnego pracownika była prowadzona jednolicie (albo w formie papierowej, albo elektronicznej).
Czy możemy przenieść do e-Teczki Hatiroo® historyczne akta pracownicze?
Tak, wcześniejsze dokumenty można zeskanować i wprowadzić do e-Teczki.
W pakiecie Starter dokumenty historyczne, które nie przechodzą procesu
w Hatiroo® (generowanie, akceptacja lub podpis), nie są wliczane do limitu dokumentów. Można więc je przenieść bez zwiększania kosztów abonamentu.
Czy Hatiroo® zapewnia poufność dokumentów HR i e-Teczki?
Tak. Wszystkie dane są przechowywane na Waszych serwerach firmowych
w środowisku Microsoft 365. Dodatkowo, Hatiroo® wprowadza tzw. „chiński mur” – pełną separację dokumentów HR od reszty organizacji. Dostęp mają wyłącznie osoby upoważnione, zgodnie z nadanymi poziomami uprawnień.
Czy można mieć jeden system do umów HR dla grupy kapitałowej?
Tak, w Hatiroo® można zarządzać dokumentami wielu spółek. Archiwum dokumentów HR może być centralne lub prowadzone osobno dla jednej
lub każdej ze spółek.
Jakie są koszty wdrożenia e-Teczki?
e-Teczka jest dostępna w ramach każdego z pakietów abonamentu Hatiroo®. Odpowiedni pakiet dobierzecie na podstawie liczby rodzajów dokumentów (procesów), które chcecie obsługiwać w systemie (np. umowy o pracę, wnioski urlopowe). Aktualne ceny pakietów znajdziecie tutaj: Cennik.
W cenie abonamentu zawarte jest wsparcie techniczne i brak limitu użytkowników. Licencje systemów opcjonalnych, z którymi system jest zintegrowany (np. Autenti®, DocuSign®, Microsoft Office 365) nie są zawarte
w cenie abonamentu Hatiroo®.
Czy Hatiroo® można zintegrować z naszym systemem?
Tak. Hatiroo® daje możliwość zbudowania integracji z innymi systemami
(np. kadrowo-płacowymi, ERP, BI) poprzez API lub bazę danych.
Ponadto, Hatiroo® ma gotowe integracje z takimi systemami, jak np. Microsoft 365, SharePoint Online, Autenti®, DocuSign®, PWG (Polska Wywiadownia Gospodarcza) i NBP API.
Czy Hatiroo® można wykorzystać także poza działem HR?
Tak, jak najbardziej. Hatiroo® obsługuje różne rodzaje dokumentów i procesów. Można w nim obsługiwać np. umowy z klientami, dokumenty zakupowe czy uchwały zarządu. System jest przydatny dla działów prawnych, handlowych, administracyjnych i wielu innych. Hatiroo® to platforma do zarządzania obiegiem dokumentów w całej organizacji.
Czy Hatiroo obsługuje wiele języków?
Tak. Każdy użytkownik może wybrać swój język interfejsu, co jest szczególnie przydatne w międzynarodowych zespołach. Wzory dokumentów również mogą być przygotowane w kilku wersjach językowych.
Zaplanuj warsztat próbny z Hatiroo®
Daj znać, że temat Cię interesuje – skontaktujemy się z Tobą i wspólnie zaplanujemy warsztat próbny Hatiroo® dla Twojej organizacji.
