Co to jest obieg dokumentów?

Obieg dokumentów to sposób, w jaki dokumenty krążą po firmie. Może być tradycyjny (papierowy), elektroniczny lub hybrydowy (połączenie obu). Obieg dokumentów składa się z procesów, czyli standardów pracy. Każdy proces dzieli się na kroki postępowania i określa, za co odpowiedzialne są poszczególne osoby.

Chcę dowiedzieć się więcej
Obieg dokumentów składa się z procesów
female male collegues working office 1303 17918 1
Group 17 (4)

Przykłady procesów obiegu dokumentów

Rodzaje
dokumentów

proces umowy
Infografika - Proces ofertowania - Hatiroo®
Group 126 (1)
Group 129 (1)
Group 130

Dlaczego warto wdrożyć system do elektronicznego obiegu dokumentów?

Elektroniczny obieg dokumentów sprawi, że zyskacie kontrolę nad procesami, standardami i wzorami dokumentów. EOD pozwoli ograniczyć zużycie papieru, usprawni współpracę w zespole działającym zdalnie i umożliwi korzystanie z elektronicznego archiwum z możliwością wyszukiwania.

Sprawdzam, jak to działa w Hatiroo®
Archiwum elektroniczne
  • Ułatwione wyszukiwanie dokumentów
  • Możliwość zdefiniowania dostępów dla działów lub stanowisk
  • Nie trzeba mieć fizycznego miejsca na dokumenty - wszystko jest dostępne elektronicznie
    • Podpis elektroniczny
  • Składanie podpisów w dowolnym czasie i miejscu
  • Skrócenie czasu zbierania podpisów do kilku minut
  • Bez konieczności parafowania strona po stronie
    • Praca zdalna
  • Dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca na świecie i o dowolnym czasie
  • czasie. Asynchroniczna praca zespołowa nawet z różnych stref czasowych
  • Zastąpienie przesyłania załączników e-mailem udostępnianiem plików w chmurze
    • Automatyzacja pracy
  • Automatyczne rozsyłanie do akceptacji lub zbierania podpisów do wielu osób w określonej kolejności
  • Przypomnienia o wygasaniu umowy
  • Eskalacje o konieczności wykonania zadania lub złożenia podpisu
    • Kontrola i standaryzacja pracy
  • Informacje o statusie poszczególnych dokumentów
  • Monitorowanie czasu wykonania zadań
  • Zapewnienie określonego sposobu i standardu pracy

    • Czy elektroniczny obieg dokumentów sprawdzi się w Waszej firmie?

    Główne zadanie elektronicznego obiegu dokumentów to kontrola przepływu dokumentów między wieloma działami. System do elektronicznego obiegu dokumentów zastępuje wiadomości mailowe i załączniki, automatyzuje poszczególne zadania i przypomina o terminach. Można wykorzystać go w wielu działach Waszej firmy. Jakich?
    ikon
    Dział prawny
  • Możliwość śledzenia zmian.
  • Praca na jednej wersji dokumentu - każdy pracuje na aktualnym pliku.
  • Praca na firmowych wzorach dokumentów 
- nikt nie musi na szybko przerabiać starych umów.
  • Raportowanie obciążenia pracą działu prawnego.
    • Vector (15)
    Dział administracji
  • Jedno centralne miejsce z wszystkimi dokumentami, z możliwością wyszukiwania 
i udostępniania innym osobom.
  • Automatyzacja archiwizacji dokumentów.
  • Możliwość tworzenia różnych poziomów 
dostępu dla różnych działów.
  • Obsługa korespondencji przychodzącej 
i wychodzącej,
    • Vector (16)
    Dział wsparcia
    sprzedaży
  • Łatwa zmiana procesów bez potrzeby angażowania działu IT.
  • Łatwe przekazywanie odpowiedzialności i obowiązków nowej osobie - bez konieczności wielogodzinnych szkoleń.
  • Przypomnienia o terminach i wygasających umowach.
    • Vector (17)
    Dział handlowy lub
    zakupów
  • Automatyczne generowanie ze wzorów 
i uzupełnianie umów.
  • Możliwość bezpośredniej negocjacji 
z kontrahentem w systemie.
  • Podpisywanie umów z kontrahentem 
bez konieczności spotkań.
    • Vector (18)
    Dział HR
  • Zbiorcze generowanie i akceptacja dokumentów dla pracowników.
  • Udostępnianie dokumentacji pracownikowi (umowa, aneks, PIT, świadectwo pracy).
  • e-Teczka pracownika wraz z innymi rodzajami umów (B2B, dzieło, zlecenie).
    • Vector (19)
    Dział kontrolingu
  • Znajomość statusu każdego dokumentu.
  • Macierze akceptacji obejmujące wiele działów 
i ról w firmie.
  • Dostęp do wszystkich dokumentów źródłowych związanych z każdym wydatkiem.
    • Vector (20)
    Dział audytu
  • Łatwy dostęp do wybranych dokumentów 
w systemie,
  • Inne działy mogą udostępniać dokumenty
na bieżąco, bez konieczności przesyłania ich na e-mail.
  • Dostęp do pełnej historii zmian i decyzji dla każdego rodzaju dokumentu i pliku.
    • Vector (21)
    Zarząd
  • Możliwość podpisywania dokumentów online 
z dowolnego miejsca na świecie i o dowolnym czasie.
  • Kontrola pracy poszczególnych działów i dostęp do statusu każdej umowy.
  • Dostęp do dokumentów z dowolnego 
urządzenia, bez angażowania działu administracji lub prawnego.

    • Co jest potrzebne do elektronicznego procesowania dokumentów?

    Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów obejmuje 3 kluczowe elementy.
    Group 132
    System do elektronicznego 

    obiegu dokumentów

    Kompleksowe rozwiązanie do pracy z dokumentami, które pomoże 
w zarządzaniu całym cyklem życia dokumentu od momentu jego utworzenia, poprzez akceptację i zbieranie podpisów, do archiwizacji.
  

    • Automatyzacja procesów, archiwum i powiadomień.
    • Kontrola etapów opiniowania, akceptacji i negocjacji.
    • Generowanie dokumentów ze wzorów i automatyczne uzupełnianie danych.
     Dowiedz się więcej
    Podpis elektroniczny
    Narzędzie do zbierania podpisów elektronicznie, które w swoim założeniu ma skrócić czas zawierania umów. 
    • Platforma Autenti® lub DocuSign® do umów z klientami.
    • Podpis elektroniczny kwalifikowany do umów z pracownikami lub dokumentów wymagających formy pisemnej.
    • Automatyzacja procesu zbierania podpisów.
     Dowiedz się więcej
    Group 134
    Group 123 (1)
    Archiwum dokumentów

    Miejsce, gdzie Wasze dokumenty będą dostępne dla wszystkich pracowników i z którego możecie korzystać w każdym momencie - wystarczy zalogować się przez przeglądarkę.

    • Firmowy dysk na dokumenty.
    • Centralne miejsce w firmie.
    • Praca zespołowa.
     Dowiedz się więcej

    Umów się na prezentację

    Opisz pokrótce swoją sytuację oraz podaj dane kontaktowe. Skontaktujemy się z Tobą i podpowiemy, czy system Hatiroo® jest rozwiązaniem, które odpowiada na Twoje potrzeby.

    Group 110