Co to jest obieg dokumentów?
Obieg dokumentów to sposób, w jaki dokumenty krążą po firmie. Może być tradycyjny (papierowy), elektroniczny lub hybrydowy (połączenie obu). Obieg dokumentów składa się z procesów, czyli standardów pracy. Każdy proces dzieli się na kroki postępowania i określa, za co odpowiedzialne są poszczególne osoby.
Przykłady procesów obiegu dokumentów
Dlaczego warto wdrożyć system do elektronicznego obiegu dokumentów?
Elektroniczny obieg dokumentów sprawi, że zyskacie kontrolę nad procesami, standardami i wzorami dokumentów. EOD pozwoli ograniczyć zużycie papieru, usprawni współpracę w zespole działającym zdalnie
i umożliwi korzystanie z elektronicznego archiwum
z możliwością wyszukiwania.
Archiwum elektroniczne
- Ułatwione wyszukiwanie dokumentów
- Możliwość zdefiniowania dostępów dla działów lub stanowisk
- Nie trzeba mieć fizycznego miejsca na dokumenty – wszystko jest dostępne elektronicznie
Podpis elektroniczny
- Składanie podpisów w dowolnym czasie i miejscu
- Skrócenie czasu zbierania podpisów do kilku minut
- Bez konieczności parafowania strona po stronie
Praca zdalna
- Dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca na świecie i o dowolnym czasie
- czasie. Asynchroniczna praca zespołowa nawet z różnych stref czasowych
- Zastąpienie przesyłania załączników e-mailem udostępnianiem plików w chmurze
Automatyzacja pracy
- Automatyczne rozsyłanie do akceptacji lub zbierania podpisów do wielu osób w określonej kolejności
- Przypomnienia o wygasaniu umowy
- Eskalacje o konieczności wykonania zadania lub złożenia podpisu
Kontrola i standaryzacja pracy
- Informacje o statusie poszczególnych dokumentów
- Monitorowanie czasu wykonania zadań
- Zapewnienie określonego sposobu i standardu pracy
Czy elektroniczny obieg dokumentów sprawdzi się w Waszej firmie?
Główne zadanie elektronicznego obiegu dokumentów to kontrola przepływu dokumentów między wieloma działami. System do elektronicznego obiegu dokumentów zastępuje wiadomości mailowe i załączniki, automatyzuje poszczególne zadania i przypomina o terminach. Można wykorzystać go w wielu działach Waszej firmy. Jakich?
Dział prawny
- Możliwość śledzenia zmian.
- Praca na jednej wersji dokumentu – każdy pracuje na aktualnym pliku.
- Praca na firmowych wzorach dokumentów - nikt nie musi na szybko przerabiać starych umów.
- Raportowanie obciążenia pracą działu prawnego.
Dział administracji
- Jedno centralne miejsce z wszystkimi dokumentami, z możliwością wyszukiwania
i udostępniania innym osobom. - Automatyzacja archiwizacji dokumentów.
- Możliwość tworzenia różnych poziomów dostępu dla różnych działów.
- Obsługa korespondencji przychodzącej
i wychodzącej,
Dział wsparcia sprzedaży
- Łatwa zmiana procesów bez potrzeby angażowania działu IT.
- Łatwe przekazywanie odpowiedzialności i obowiązków nowej osobie – bez konieczności wielogodzinnych szkoleń.
- Przypomnienia o terminach i wygasających umowach.
Dział handlowy lub zakupów
- Automatyczne generowanie ze wzorów
i uzupełnianie umów. - Możliwość bezpośredniej negocjacji
z kontrahentem w systemie. - Podpisywanie umów z kontrahentem bez konieczności spotkań.
Dział HR
- Zbiorcze generowanie i akceptacja dokumentów dla pracowników.
- Udostępnianie dokumentacji pracownikowi (umowa, aneks, PIT, świadectwo pracy).
- e-Teczka pracownika wraz z innymi rodzajami umów (B2B, dzieło, zlecenie).
Dział kontrolingu
- Znajomość statusu każdego dokumentu.
- Macierze akceptacji obejmujące wiele działów i ról w firmie.
- Dostęp do wszystkich dokumentów źródłowych związanych z każdym wydatkiem.
Dział audytu
- Łatwy dostęp do wybranych dokumentów
w systemie, - Inne działy mogą udostępniać dokumenty na bieżąco, bez konieczności przesyłania ich na e-mail.
- Dostęp do pełnej historii zmian i decyzji dla każdego rodzaju dokumentu i pliku.
Zarząd
- Możliwość podpisywania dokumentów online
z dowolnego miejsca na świecie i o dowolnym czasie. - Kontrola pracy poszczególnych działów i dostęp do statusu każdej umowy.
- Dostęp do dokumentów z dowolnego urządzenia, bez angażowania działu administracji lub prawnego.
Co jest potrzebne do elektronicznego procesowania dokumentów?
Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów obejmuje 3 kluczowe elementy.
System do elektronicznego obiegu dokumentów
Kompleksowe rozwiązanie do pracy z dokumentami, które pomoże w zarządzaniu całym cyklem życia dokumentu od momentu jego utworzenia, poprzez akceptację i zbieranie podpisów, do archiwizacji.
- Automatyzacja procesów, archiwum i powiadomień.
- Kontrola etapów opiniowania, akceptacji i negocjacji.
- Generowanie dokumentów ze wzorów i automatyczne uzupełnianie danych.
System do elektronicznego obiegu dokumentów
Kompleksowe rozwiązanie do pracy z dokumentami, które pomoże w zarządzaniu całym cyklem życia dokumentu od momentu jego utworzenia, poprzez akceptację i zbieranie podpisów, do archiwizacji.
- Automatyzacja procesów, archiwum i powiadomień.
- Kontrola etapów opiniowania, akceptacji i negocjacji.
- Generowanie dokumentów ze wzorów i automatyczne uzupełnianie danych.
Podpis elektroniczny
Narzędzie do zbierania podpisów elektronicznie, które w swoim założeniu ma skrócić czas zawierania umów.
- Platforma Autenti® lub DocuSign® do umów z klientami.
- Podpis elektroniczny kwalifikowany do umów z pracownikami lub dokumentów wymagających formy pisemnej.
- Automatyzacja procesu zbierania podpisów.
Archiwum dokumentów
Miejsce, gdzie Wasze dokumenty będą dostępne dla wszystkich pracowników i z którego możecie korzystać w każdym momencie – wystarczy zalogować się przez przeglądarkę.
- Firmowy dysk na dokumenty.
- Centralne miejsce w firmie.
- Praca zespołowa.
Archiwum dokumentów
Miejsce, gdzie Wasze dokumenty będą dostępne dla wszystkich pracowników i z którego możecie korzystać w każdym momencie – wystarczy zalogować się przez przeglądarkę.
- Firmowy dysk na dokumenty.
- Centralne miejsce w firmie.
- Praca zespołowa.
Umów się na prezentację
Zostaw nam swoje dane kontaktowe. Skontaktujemy się z Tobą i podpowiemy, czy system Hatiroo® jest rozwiązaniem, które odpowiada na Twoje potrzeby.
