Podpis kwalifikowany a podpis odręczny – który z nich jest bezpieczniejszy?
2022-12-03
DocuSign® czy Autenti® – która platforma lepiej sprawdzi się w Twojej firmie?
2023-02-01Dziś zaczniemy od pytania, które często zadają nam nasi klienci. Po co mi właściwie platforma Autenti® lub DocuSign®, skoro korzystam już z podpisu kwalifikowanego i mogę podpisywać wszystkie dokumenty elektronicznie? To dobre pytanie! Dziś wyjaśnimy Ci różnice między stosowaniem samego podpisu kwalifikowanego, a wykorzystywaniem specjalnej platformy.
Podpis kwalifikowany – czym jest?
Co to jest podpis kwalifikowany? To najbardziej zaawansowana forma podpisu elektronicznego i certyfikowane potwierdzenie tożsamości, którego wartość jest równoważna z wartością tradycyjnego podpisu odręcznego. Można wykorzystywać go do podpisywania niemal wszystkich rodzajów dokumentów, w tym pism urzędowych, dokumentów przetargowych czy umów o pracę (w przypadku umowy o pracę forma pisemna wymagana jest tylko ze strony pracodawcy).
Zanim zaczniesz posługiwać się podpisem kwalifikowanym, będziesz musiał przejść weryfikację tożsamości. Jak to zrobić? Wiele zależy od tego, jaki certyfikat wybierzesz. W niektórych przypadkach cały proces może odbyć się elektronicznie, a w innych konieczna będzie osobista wizyta w jednym z punktów odpowiedzialnych za wydawanie podpisów kwalifikowanych.
Interesujące? Dowiedz się więcej o podpisach elektronicznych
Jak złożyć podpis kwalifikowany?
Klasyczny podpis kwalifikowany jest tylko narzędziem do wstawiania podpisu do dokumentu. W jaki sposób możesz złożyć podpis kwalifikowany? Cały proces składania podpisu musi być koordynowany ręcznie, co bywa uciążliwe szczególnie wtedy, gdy na dokumencie w różnych miejscach ma złożyć swój podpis kilka osób.
Każdorazowe złożenie podpisu trzeba potwierdzić np. przy pomocy specjalnej karty, sticka z certyfikatem lub certyfikatu w chmurze. Sam certyfikat kwalifikowany nie daje również możliwości wskazania w dokumencie miejsc, w których mają być złożone podpisy – wszystkie instrukcje muszą być przekazane ustnie lub pisemnie, np. w treści wiadomości mailowej.
Dokument podpisany przez jedną osobę musi być przesłany do kolejnych drogą mailową. Każda z osób uprawnionych do podpisu musi pobrać plik na swój dysk, użyć swojego certyfikatu, zapisać plik, załączyć go do wiadomości mailowej i wysłać dalej. Taki proces jest bardzo czasochłonny i narażony na opóźnienia – istnieje ryzyko, że plik utknie u kogoś, kto w danym momencie ma dużo pracy, a mail z dokumentem utonie w morzu innych wiadomości.
Jak Autenti® i DocuSign® wspierają składanie podpisów elektronicznych?
Zarówno Autenti®, jak i DocuSign® to platformy, które znacząco usprawniają podpisywanie dokumentów i dbają o cały proces składania podpisów. Jakie możliwości dają?
- Platformy pozwalają na jednoczesne udostępnienie dokumentu do podpisu wszystkim osobom, których podpis jest wymagany. Osoba, która przygotowuje dokument, może zdecydować, czy wszystkie podpisy mogą być składane jednocześnie, czy we wcześniej określonej kolejności.
- Obie platformy współpracują z podpisami kwalifikowanymi – Autenti® z mobilnymi, a DocuSign® ze wszystkimi typami podpisów – również takimi, które wymaga dodatkowych urządzeń zewnętrznych.
- Obie platformy umożliwiają również podpisywanie dokumentów przy pomocy zwykłego, niekwalifikowanego lub zaawansowanego podpisu.
- DocuSign® dodatkowo umożliwia precyzyjne wskazanie miejsc, którym konkretne osoby mają złożyć swoje podpisy, a sama sygnatura widoczna jest w ułatwiającej odbiór formie graficznej.
Autenti® i DocuSign® to platformy, które porządkują, ułatwiają, usprawniają i przyspieszają elektroniczne podpisywanie dokumentów. To narzędzia dające możliwości, których nie ma żaden certyfikat kwalifikowany. Chcesz sprawdzić, czy platformy do podpisów elektronicznych to narzędzia dla Ciebie? Skontaktuj się z nami i skorzystaj z 30-dniowego okresu próbnego.
