Nieważne, czy należysz do osób, które każdego roku w grudniu spisują postanowienia i cele na Nowy Rok, czy idziesz z prądem i nie zastanawiasz się, co przyniesie kolejne 12 miesięcy. Niezależnie od nastawienia każdemu z nas zależy na tym, by pracować efektywnie i sprawnie oraz nie tracić czasu na rzeczy nieistotne, które zajmują czas, a nie przynoszą ani zysków, ani satysfakcji. Jeśli czujesz, że tracisz cenne godziny na powtarzalne czynności, a procesy w Twojej firmie nie działają, jak należy, 2022 rok to idealny czas, by coś zmienić! Jak to zrobić?

Intuicyjne i zautomatyzowane procesy

Pracujecie nad ważnym projektem, ale działania co chwilę utykają w martwym punkcie? Takie sytuacje wynikają często z niejasnych procedur i braku transparentności co do odpowiedzialności poszczególnych pracowników za konkretne zadania. Osoby uczestniczące w projekcie nie mają pewności, kto odpowiada za jaki etap i do kogo zwrócić się w razie wątpliwości. Bałagan w procesach sprawia, że umowa, która już dawno mogłaby być sfinalizowana i przynosić zyski nadal tkwi między firmowymi procedurami.

Wdrożenie systemu do elektronicznego obiegu dokumentów Hatiroo® w styczniu sprawi, że już po krótkim czasie procedury w Twojej firmie zostaną usystematyzowane, a każdy z pracowników będzie wiedział, za co odpowiada i kiedy ma rozpocząć pracę nad swoim wkładem w projekt. W przyspieszeniu pracy pomoże również rozbudowany system powiadomień, dzięki któremu nie zapomnicie o żadnym z etapów tworzenia umowy czy finalizowania transakcji.

Sprawniejsza praca zespołowa

Jaka czynność podczas Twojego standardowego dnia pracy sprawia, że czujesz, jakbyś tracił czas? Wielu pracowników biurowych za stratę czasu uznaje przeglądanie przepełnionej skrzynki mailowej i odpisywanie na dziesiątki wiadomości. Problematyczne jest również pobieranie załączników w celu wprowadzenia zmian w pliku i ponowne załączanie ich i przesyłanie dalej. Takie procedury często prowadzą do tworzenia kilkunastu wersji jednego pliku, z których trudno stworzyć finalną wersję dokumentu.

System Hatiroo® zintegrowany z Microsoft365® raz na zawsze rozwiąże ten problem umożliwiając pracę zespołową na tym samym dokumencie, z możliwością równoczesnej pracy kilku osób. Wszystkie odpowiedzialne np. za stworzenie treści umowy osoby będą pracowały na jednym pliku. W każdym momencie będzie można wrócić do archiwalnej wersji pliku, a osoby opiniujące dokument będą mogły dodawać widoczne dla wszystkich komentarze. Cały proces tworzenia zajmie znacznie mniej czasu niż gdyby ten sam dokument przekazywany był drogą mailową.

Szybsze podpisywanie umów

Kiedy umowa zostanie już stworzona i zaopiniowania, przychodzi czas na akceptację i podpisywanie. W tradycyjnej formule umowa jest drukowana, a osoba odpowiedzialna za zebranie podpisów idzie do członków zarządu, którzy składają swoje podpisy na umowie. Kolejnym etapem jest przekazanie umowy do kontrahenta.

Taki proces nie jest kłopotliwy, gdy wszystkie osoby, którym podpis powinien znaleźć się na umowie, są na miejscu, w biurze. Najczęściej zdarza się jednak, że zebranie podpisów staje się prawdziwie karkołomnym zadaniem – jeden z członków zarządu jest aktualnie na spotkaniu, drugi jest właśnie w drodze na lotnisko, a trzeci pracuje na home office. Czy można uniknąć takiej sytuacji?

Znasz już odpowiedź. System do elektronicznego obiegu dokumentów Hatiroo® zintegrowany z platformą do podpisu elektronicznego DociSign® umożliwia podpisywanie umów za pomocą kilku kliknięć, z dowolnego miejsca na świecie. Elektroniczny podpis mogą składać zarówno osoby z Waszej firmy, jak i kontrahent, który na swoją skrzynkę mailową otrzyma link przekierowujący do dokumentu wymagającego podpisu.

Każdy kolejny rok przynosi zmiany – na niektóre nie mamy wpływu, ale wiele z nich wymaga naszego interwencji i chęci, by doprowadzić do polepszenia jakości życia czy pracy. Jeśli szukasz możliwości, które pozwolą Ci w 2022 roku zyskać czas na pracę, którą lubisz, zamiast tracić go na nieistotne czynności, skontaktuj się z nami! Chętnie pokażemy, w jaki sposób wdrożenie systemu Hatiroo® może wpłynąć na Twoją codzienną pracę.