E-teczka w Hatiroo®, czyli elektroniczne akta osobowe. Nowe podejście do dokumentacji pracowniczej
Zatrudnienie nowej osoby zwykle zaczyna się podobnie – rekrutacja, oferta, podpisanie umowy… Ale na tym przecież się nie kończy. Trzeba jeszcze zgromadzić mnóstwo dokumentów: kwestionariusze, zgody, zaświadczenia, oświadczenia, szkolenia BHP, orzeczenia lekarskie. A wszystko to należy zgromadzić, uporządkować i odpowiednio przechować – zgodnie z przepisami i wewnętrznymi procedurami firmy.
Spis treści:
Papierowy problem w cyfrowym świecie – jak przechowywać dokumenty pracownicze?
Wiele firm wciąż opiera swoje działanie na tradycyjnym podejściu do dokumentacji pracowniczej. Podpisy zbierane są na papierze, dokumenty przekazywane mailowo, przechowywane w segregatorach lub w nieuporządkowanych folderach na dysku. A gdy pojawia się kontrola z PIP lub ZUS zaczyna się nerwowe przeszukiwania teczek i papierowych archiwów.
A czy wiesz, że można inaczej? Alternatywą jest elektroniczna dokumentacja pracownicza, czyli e-teczka – akta osobowe uporządkowane w jednym miejscu i dostępne dla odpowiednich osób dokładnie wtedy, gdy są potrzebne.
Czym jest e-teczka?
E-teczka to elektroniczne akta osobowe pracownika – cyfrowe repozytorium, które gromadzi wszystkie wymagane elektroniczne akta osobowe i pracownicze w jednym, bezpiecznym miejscu. Zamiast dokumentów papierowych, fizycznych teczek, segregatorów i szafek, firmy mogą przechowywać dokumenty kadrowe, umowy, zaświadczenia, oświadczenia czy zgody w formie elektronicznej, dostępnej z poziomu przeglądarki, z dowolnego miejsca.
E-Teczka nie tylko eliminuje papier i chaos, ale także porządkuje dokumentację zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa pracy, automatyzuje powtarzalne czynności i zwiększa dostępność danych – zarówno dla działu HR, jak i samych pracowników.
Od kiedy można prowadzić e-teczkę?
Możliwość prowadzenia e-teczki, czyli elektronicznej wersji akt osobowych, pojawiła się 1 stycznia 2019 roku. To wtedy zmiany w Kodeksie pracy pozwoliły pracodawcom na rezygnację z papieru na rzecz cyfrowych dokumentów. Warunek? E-teczka musi spełniać konkretne wymagania – m.in. być odpowiednio zabezpieczona i podpisana kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub pieczęcią.
Dowiedz się więcej o e-teczce Hatiroo®
E-Teczka, która automatyzuje i porządkuje zarządzanie aktami osobowymi
Hatiroo® automatyzuje cały proces zarządzania dokumentacją kadrową – od momentu zatrudnienia pracownika, przez podpisywanie umów, aż po archiwizację i udostępnianie akt osobowych. Pozwala prowadzić dokumentację pracowniczą w formie uporządkowanej i usystematyzowanej.
System generuje wymagane dokumenty związane z zatrudnieniem zgodnie z procedurami, umożliwia ich elektroniczne podpisanie, a następnie automatycznie przypisuje je do odpowiednich kategorii zgodnie z przepisami prawa pracy.
Nie trzeba pamiętać o tym, co gdzie włożyć – e-Teczka w Hatiroo® prowadzi pracowników działu HR krok po kroku, a automatyzacja wspiera cały proces. Jeśli czegoś brakuje lub dokumentacja jest niekompletna – system o tym przypomni.
Zgodność z przepisami i wymogami
System Hatiroo® został zaprojektowany w taki sposób, by wspierać firmy zgodnie z obowiązującym prawem pracy, a jednocześnie umożliwiać dopasowanie struktury dokumentów pod wymogi, zasady i procesy w organizacji. Teczka pracownika w systemie zapewnia pełną zgodność z przepisami, czyli:
- kategorie A–E zgodne z rozporządzeniem,
- komplet metadanych,
- automatyczną numerację dokumentów,
- dokumenty zawsze podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym,
- archiwizację zgodną z przepisami,
- bezpieczeństwo danych osobowych.
Hatiroo® umożliwia zbudowanie własnej, logicznej struktury e-Teczki – system dopilnuje, by spełniała ona wymagania ustawowe.
7 problemów, jakie rozwiązuje Hatiroo
Porządek, dostępność i funkcjonalność – nie tylko dla działu HR
E-Teczka Hatiroo® to nie tylko narzędzie dla działu HR. Pracownicy również mają szybki dostęp do danych – z poziomu przeglądarki, bez konieczności kontaktu z kadrami.
Mogą:
- pobrać swoje dokumenty,
- sprawdzić, czy wszystko jest na miejscu,
- złożyć wniosek o zaświadczenie (np. do banku czy uczelni).
To znacząco usprawnia procesy kadrowe. Dział HR nie musi odpisywać na maile, wysyłać plików w załącznikach, przepisywać danych. Wystarczy jedno kliknięcie i wszystko dzieje się w systemie, a pracownik ma dostęp do swoich dokumentów. To ogromna oszczędność czasu i minimalizacja ryzyka błędów. E-teczka spełnia również wymogi RODO, a każdy dostęp jest w pełni konfigurowalny.
Gotowość na kontrolę
W e-Teczce Hatiroo® znajduje się pełna historia działań. Każdy dokument ma swój status, datę podpisania, osobę odpowiedzialną, a przede wszystkim – jest zarchiwizowany i gotowy do udostępnienia.
Kiedy pojawia się kontrola z PIP, ZUS czy innego organu – nie trzeba gorączkowo przeszukiwać plików, segregatorów i przepastnych szafek. Wystarczy wejść w profil pracownika, kliknąć „eksport” i gotowe.
Elektroniczna teczka pracownicza, czyli cyfrowy asystent
E-Teczki pracownicze w Hatiroo® działają jak cyfrowy asystent, który wie, co powinno się znaleźć w dokumentach pracownika, jak to podpisać, gdzie przechować – i pozwala szybko to znaleźć, gdy zajdzie potrzeba. To system, który nie tylko porządkuje dokumenty, ale przede wszystkim:
- usprawnia pracę działu HR,
- ułatwia przechowywanie i zarządzanie dokumentacją pracowniczą w formie cyfrowej,
- oszczędza czas całej organizacji,
- daje pracownikom większą niezależność w swojej firmie
- chroni ważne dokumenty przed zniszczeniem
- chroni firmę przed ryzykiem związanym z niezgodnością z przepisami,
- wspiera proces digitalizacji procesów w firmie.
Zarządzanie dokumentacją pracowniczą w formie elektronicznej to nie tylko wygoda – to także sposób na zapewnienie ładu, zwiększenie efektywności, poprawę bezpieczeństwa oraz budowanie profesjonalnego wizerunku firmy. Wdrożenie e-Teczki Hatiroo® umożliwi sprawniejsze działanie firmy oraz zapewni zgodność z polskimi przepisami prawa.
Autor:
Krzysztof Rosół, CEO Hatiroo®
Ekspert w dziedzinie obiegu dokumentów i podpisów elektronicznych. Od ponad 15 lat projektuje procesy biznesowe i doradza swoim klientom w zakresie efektywności pracy. Jest architektem wielu rozwiązań systemów do obiegów dokumentów, w tym systemu Hatiroo®.
