Jak elektroniczny obieg dokumentów wpływa na finanse Twojej firmy?
2021-11-28
Zyskaj czas na pracę, którą lubisz
2022-01-09Firmy logistyczne najczęściej pracują z wieloma przedsiębiorstwami i partnerami – klientami, dostawcami czy innymi centrami dystrybucyjnymi. Każda taka współpraca generuje kolejne dokumenty – nie tylko umowy, ale również dokumenty związane z wydawaniem, dostarczaniem czy przechowywaniem materiałów. Sprawne procesy w przedsiębiorstwach logistycznych, takich jak np. firmy kurierskie i spedycyjne, w których liczy się przede wszystkim sprawne działanie, są kluczowe i niezbędne do prawidłowego funkcjonowania firmy.
Sprawne procesy = skuteczność i punktualność
W przedsiębiorstwach logistycznych liczy się przede wszystkim czas i efekt. Towary mają być dostarczone w określone miejsce w konkretnym przedziale czasowym. Opóźnienia czy pomyłki w kompletowaniu towaru znacznie wpływają na reputację firmy i obniżają zaufanie klientów.
Funkcjonowanie większości firm logistycznych opiera się na współpracy z wieloma kontrahentami, co wiąże się z częstym generowaniem i podpisywaniem nowych umów. Sprawne i szybkie nawiązywanie współpracy z nowymi klientami jest możliwe dzięki intuicyjnemu systemowi do elektronicznego obiegu dokumentów Hatiroo®.
Hatiroo® umożliwia sprawne przeprowadzenie wszystkich procesów prowadzących do finalizacji umowy. Gotowe szablony z wzorami gotowymi do uzupełnienia o dane kontrahenta sprawiają, że wygenerowanie nowej umowy o standardowej treści zajmie nie więcej niż kilka minut. Po tym czasie umowa będzie gotowa do podpisania drogą elektroniczną przez obie strony. Bez mozolnego drukowania, szukania osób uprawnionych do podpisu, czy wysyłania umowy kurierem.
W przypadku niestandardowych umów wymagających wypracowania zupełnie nowej treści, system Hatiroo® zintegrowany z Microsoft365 umożliwi sprawną i uporządkowaną pracę wszystkich uczestniczących w projekcie osób z zespołu. Możliwość pracy na jednym dokumencie (nawet równoczesnej!) sprawia, że tworzenie treści dokumentu i późniejsze jego opiniowanie oraz akceptowanie przebiega znacznie szybciej niż w przypadku procesowanie dokumentu w sposób tradycyjny.
Elektroniczny podpis pod kilometrówką
Hatiroo® umożliwia nie tylko składanie podpisów elektronicznych na umowach – zarówno pracownikom firmy, jak i kontrahentom. Jeśli jest taka konieczność, elektronicznie może być również podpisywana ewidencja przebiegu pojazdu, czyli tzw. kilometrówka – zarówno przy pomocy podpisu kwalifikowanego, jak i niekwalifikowanego. System Hatiroo® zintegrowany z DocuSign® umożliwi prowadzenie rejestru kilometrówek, przeprowadzanie akceptacji i ich sprawne podpisywanie.
Dowiedz się więcej o podpisach elektronicznych
Porządek w dokumentach
W firmie zajmującej się logistyką, tak jak w każdej innej firmie, kluczowy jest porządek w dokumentach i możliwość odnalezienia potrzebnej umowy w momencie, gdy będzie ona potrzebna. Hatiroo® pozwala na bezpieczne i automatyczne archiwizowanie elektronicznych dokumentów, dzięki czemu zawsze są one na swoim miejscu – wystarczy kilka kliknięć, by je odnaleźć. Już nigdy nie zapomnisz o odłożeniu ważnej umowy do odpowiedniego segregatora. System zrobi to za Ciebie.
Tam, gdzie liczy się czas i szybkość działania, sprawnie działające procesy są na wagę złota. System Hatiroo® umożliwia automatyzację pracy, szybszą finalizację transakcji, sprawną wymianę informacji i bezproblemowe elektroniczne podpisywanie umów.
Autor:
Krzysztof Rosół, CEO Hatiroo®
Ekspert w dziedzinie obiegu dokumentów i podpisów elektronicznych. Od ponad 15 lat projektuje procesy biznesowe i doradza swoim klientom w zakresie efektywności pracy. Jest architektem wielu rozwiązań systemów do obiegów dokumentów, w tym systemu Hatiroo®.
