Jak podpisać umowę online?
2020-03-22
Przygotowanie dokumentów do przetargu – jak usprawnić pracę?
2020-04-19Czy wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów do firmy zawsze się opłaca? Czy w każdej firmie zamiana papierowych dokumentów na elektroniczne przyniesie oszczędności?
Dziś odpowiadamy na pytania kłębiące się w głowach osób decyzyjnych w wielu firmach, które rozważają wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów.
Jakie oszczędności daje zastosowanie dokumentów elektronicznych w miejsce papierowych?
Czy wiesz, ile kosztuje Cię (a właściwie Twoją firmę) wykorzystywanie papierowych dokumentów? Pomyślisz pewnie, że niewiele – w końcu tusz, papier i prąd potrzebny do wydrukowania umowy nie może kosztować majątku. A czy spisałeś kiedyś wszystkie dodatkowe koszty, jakie ponosi firma w procesie tworzenia, koordynowania, opiniowania i zatwierdzania dokumentów? Jeśli nie, zastanów się, ile kosztuje:
- Czas – tradycyjny obieg dokumentów to przecież całe godziny spędzone nad przesyłaniem plików drogą mailową, pobieraniem ich i zapisywaniem, koordynacją, scalaniem powstałych w procesie tworzenia wersji, drukowaniem i pozyskiwaniem dokumentów. To czas, za który trzeba zapłacić, a nie zapominajmy o tym, że tworzenie i akceptowanie umów to procesy, które najczęściej angażują wykwalifikowanych specjalistów, dyrektorów i osoby na stanowiskach managerskich, czyli tych, których godzina pracy jest niezwykle cenna.
- Utrzymanie drukarki – serwisowanie, części wymienne, obsługa.
- Kurier, który przekazuje umowę kontrahentowi.
Dowiedz się, jak wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów
Powyższe kwoty nietrudno obliczyć, ale jest jeszcze coś, co nie ma ceny, a o co trzeba dbać, szczególnie teraz, w dobie panującej epidemii COVID-19 – zdrowie. Jak obecnie funkcjonują firmy, które nadal posługują się papierowymi dokumentami? Pracownicy i zarząd jeżdżą na zmianę do biura i podpisują dokumenty tak, by uniknąć bezpośredniego spotkania. Takie rozwiązanie, mimo że sprawia pozory zachowania pełnej ostrożności, nie jest w 100% bezpieczne. Po co w takim razie narażać zdrowie swoje, a jednocześnie swoich bliskich, skoro większość spraw można załatwić online, nie wychodząc domu?
Często analizując koszty tradycyjnego obiegu dokumentów, nie bierzemy pod uwagę powyższych niezwykle istotnych i kosztownych aspektów. To błąd!
W takim razie jak oszczędzać papier, czas i pieniądze? Kiedy wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów się opłaca? Jeśli w Twojej firmie procesuje się do 5 umów miesięcznie, możesz bez obaw zostać przy papierze. Jeżeli miesięcznie dokumentów jest 10 i więcej, elektroniczny obieg dokumentów przyniesie realne oszczędności.
Przejdźmy do konkretów – przygotowaliśmy dla Ciebie kilka liczb porównujących tradycyjny i elektroniczny obieg dokumentów, które najlepiej to zobrazują.
- TRADYCYJNIE: Koszt przeprocesowania jednej umowy trwa średnio 58,5 h, co przekłada się na blisko 7350 zł kosztów pracowników. Dodatkowo do kwoty tej należy doliczyć 325 zł – tyle wynoszą średnie wymierne koszty umowy (czyli wspomniane wyżej drukowanie, skanowanie, koordynacja czy wysyłka kurierem. Oznacza to, że jedna umowa w tradycyjnym obiegu dokumentów będzie kosztować… ponad 7675 zł! Każda kolejna umowa będzie kosztowała tyle samo.
- ELEKTRONICZNIE: Czas, jaki potrzebny jest do przeprocesowania umowy elektronicznej to tylko 4,5 h, a koszty spadają do 550 zł za umowę. Koszt licencji oprogramowania do obiegu dokumentów waha się między 30 tys. – 45 tys. zł rocznie. Oznacza to, że w przypadku generowania 10 umów miesięcznie, jedna będzie kosztować między 300 a 460 zł.
- TRADYCYJNIE: Jeśli Twoja firma generuje 10 umów miesięcznie, ich koszt wyniesie około 70 000 zł. Rocznie przekłada się to na koszt blisko 850 tys. zł.
- ELEKTRONICZNIE: W przypadku 10 umów miesięcznie, ich koszt wyniesie około 3500 zł. W skali roku – 41 tys. zł .
Wdrożenie elektronicznego systemu dokumentów do firmy wygeneruje realne oszczędności. To nie tylko pieniądze, które zostaną na koncie każdego roku. To również odzyskany czas managerów i dyrektorów, który może być przeznaczony na działania przynoszące firmie regularne przychody. To cenne godziny, które możecie wykorzystać na przetwarzanie większej liczby umów i dokumentów oraz przygotowanie dodatkowych przetargów – to wszystko również przekłada się na realne zyski dla firmy.
Oszczędności to nie tylko pieniądze
Pieniądze są ważne – to od nich zależy sprawne i stabilne funkcjonowanie każdej firmy. Kwoty najłatwiej jest obliczyć, a liczby najbardziej działają na wyobraźnię. Złotówki na koncie to jednak nie wszystko. Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów do firmy przyniesie również inne, nieco trudniejsze do zmierzenia oszczędności.
Cenny czas
Oczywiście, czas to pieniądz, a zaoszczędzony czas to zaoszczędzone pieniądze – udowodniliśmy to w pierwszym akapicie. Pomijając jednak aspekty finansowe, zaoszczędzony czas to ogromna ulga, zarówno dla pracowników, jak i dla zarządu. Jeśli pracownicy nie muszą zajmować się tworzeniem ciągnącej się w nieskończoność korespondencji mailowej, obsługą drukarki (która często nie chce współpracować) i bieganiem po firmie w poszukiwaniu osób upoważnionych do podpisu, mogą skupić się na swoich właściwych obowiązkach. Czas nie przecieka im przez palce, są bardziej skupieni i produktywni. Zarząd natomiast, zamiast stawiać parafki na kilkudziesięciu stronach umowy, może złożyć podpis za pomocą kilku kliknięć na swoim telefonie.
Niepotrzebne nerwy
Tylko ten, kto w pośpiechu siłował się z wiekową drukarką, wie, ile nerwów to kosztuje. Tylko ten, kto musiał skleić finalną ofertę handlową z kilkunastu przygotowanych przez różne osoby plików, wie, jak stresujące jest to zadanie. I w końcu tylko ten, kto mając wiele ważniejszych spraw na głowie, musiał parafować kilkadziesiąt stron umowy, najlepiej wie, jakie to frustrujące. Z elektronicznym obiegiem dokumentów wszystko staje się łatwiejsze – nie trzeba walczyć ze sprzętem, finalne wersje tworzą się same, bo wszyscy pracują na tym samym pliku, a umowę można podpisać jednym kliknięciem. Pamiętaj – łatwiejsza praca to spokojniejsi pracownicy, a spokojni pracownicy to pracownicy bardziej wydajni i produktywni.
Wdrażanie do firmy rozwiązań przynoszących wymierne oszczędności jest niezwykle ważne – szczególnie dziś, kiedy nie jesteśmy w stanie przewidzieć, jak panująca pandemia wpłynie na światową gospodarkę. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o systemie, który pozwoli zaoszczędzić pieniądze, czas i niepotrzebne nerwy, skontaktuj się z nami.
Usprawnij firmowe procesy z Hatiroo®
