Sprawnie działający obieg dokumentów firmie powinien opierać się na narzędziach, które ułatwią tworzenie, wymianę, opiniowanie oraz akceptację umów. Dziś mało kto sporządza umowy ręcznie przy pomocy kartki papieru, długopisu i kalki.

Większość procesów odbywa się elektronicznie z wykorzystaniem mniej lub bardziej zaawansowanych narzędzi. Które z nich są najbardziej efektywne i najczęściej wykorzystywane?

Jakie narzędzia usprawniają obieg dokumentów?

Dobór narzędzi do procesowania i zatwierdzania dokumentów powinien być dostosowany do specyfiki danej firmy oraz dobrany tak, by wybrane systemy usprawniały prace, zamiast sprawiać, że procesy będą jeszcze bardziej skomplikowane.

Pakiet Microsoft® Office

Absolutną podstawą do pracy dla wielu firm jest pakiet Microsoft® Office, w ramach którego można tworzyć dokumenty, arkusze kalkulacyjne czy graficzne prezentacje. Microsoft® Office to narzędzie, które dobrze znamy i korzystamy z niego od lat. Word czy Excel są programami dającymi ogromne możliwości, nie są jednak pozbawione ograniczeń.

Główną wadą pakietu Office zainstalowanego na dysku komputera jest konieczność każdorazowego zapisywania pliku na dysku i przesyłania go do kolejnych osób drogą mailową.

Poczta elektroniczna

Poczta elektroniczna nadal jest podstawowym narzędziem do komunikacji między firmami, jak i w strukturach wewnętrznych firm. Choć pracownicy coraz częściej do kontaktowania się ze sobą używają różnego rodzaju komunikatorów, to właśnie poczta elektroniczna pozostaje najpopularniejszym narzędziem wykorzystywanym np. do przesyłania plików między sobą.

Takie rozwiązanie, choć bardzo przydatne, nie jest jednak doskonałe i może generować problemy. Komu choć raz nie zdarzyło się, że ważny mail umknął gdzieś w natłoku korespondencji lub przypadkowo do wiadomości załączyła się nieaktualna wersja dokumentu? By uniknąć takich problemów, warto wprowadzić systemy, które umożliwią automatyzację wielu procesów.

Microsoft 365® lub Google Workspace

Microsoft 365® oraz Google Workspace to narzędzia, które pozwalają pracować wielu osobom na jednym pliku w tym samym momencie. Wykorzystanie takich możliwości raz na zawsze wyeliminuje problem z odróżnieniem i zespoleniem kilkunastu wersji roboczych w jeden plik z finalną wersją dokumentu. Microsoft 365® oraz Google Workspace pozwalają na weryfikację zmian wprowadzanych w treści dokumentu, a także umożliwiają powrót do wersji archiwalnych. Narzędzia te mają też opcję dodawania komentarzy oraz edytowania tekstu w trybie śledzenia zmian tak, by pozostałe osoby pracujące nad tekstem miały w nie wgląd od razu.

DocuSign®, Autenti® i podpis kwalifikowany

Kiedy dokumenty zostaną już przygotowane, przychodzi czas na złożenie podpisów np. przez członków zarządu. Można zrobić to tradycyjną drogą, czyli wydrukować dwie kopie, przekazać zarządowi do podpisania, a następnie z pomocą kuriera wysłać umowę do kontrahenta.

Taki proces jest jednak bardzo czasochłonny. Członków zarządu trudno złapać w siedzibie firmy, a partnerzy przeciągają moment podpisania lub wysyłki umowy w nieskończoność.

Finalizowanie umów jest dużo sprawniejsze, jeśli firma korzysta z dobrej platformy do podpisu elektronicznego. Dzięki systemom takim jak DocuSign® czy Autenti® każda z uprawnionych osób może podpisać dokument wykonując dosłownie kilka kliknięć. Swój e-podpis może złożyć również kontrahent, nawet jeśli sam w ramach swojej firmy nie korzysta z podobnych systemów. W ramach DocuSign® oraz Autenti® użytkownicy mogą podpisywać dokumenty elektronicznie oraz korzystać ze swoich podpisów kwalifikowanych.

Rozwiązania serwerowe i dostęp przez przeglądarkę

Coraz rzadziej pracujemy z biura po 8 h dziennie, 5 dni w tygodniu. Często częściowo swoje obowiązki wykonujemy z domu, a czasami kończymy pracę na telefonie. Właśnie dlatego ważna jest elastyczność narzędzi do pracy oraz możliwość dostępu do nich z dowolnej przeglądarki, dowolnego urządzenia i dowolnego miejsca na świecie. Takie rozwiązanie sprawia, że pracownik może wykonywać swoje obowiązki z każdego miejsca z dostępem do internetu, a pracodawca może zapomnieć o problematycznym instalowaniu i aktualizowaniu oprogramowania na każdym z firmowych komputerów. Jeśli chcesz, by praca w Twojej firmie przebiegała sprawniej, potrzebujesz też wydajnego systemu do elektronicznego obiegu dokumentów, który umożliwia sprawne rozdzielanie i przekazywanie działań. Hatiroo® to intuicyjne i proste w obsłudze narzędzie, które umożliwia procesowanie firmowych dokumentów oraz jest wzbogacone o wszystkie opisywane wyżej funkcjonalności. Chcesz dowiedzieć się więcej? Skontaktuj się z nami!