Podpis elektroniczny, kwalifikowany, zaawansowany, forma dokumentowa, forma pisemna… Zdajemy sobie sprawę z tego, że ktoś, kto z tematem elektronicznego podpisywania dokumentów spotkał się po raz pierwszy lub jeden z pierwszych, może czuć się nieco zagubiony wśród mnogości nowych pojęć.

Dziś skupimy się na tym, by raz na zawsze wyjaśnić wątpliwości dotyczące tego, czy podpis elektroniczny to forma pisemna i czy e-podpis może zastąpić stary, poczciwy podpis odręczny.

Czy podpis elektroniczny to forma pisemna?

Cóż… i tak, i nie. Podpis elektroniczny umożliwia zachowanie formy pisemnej podpisywanej umowy, ale nie zawsze.

Zanim dokończymy myśl, konieczne jest jeszcze kilka słów o formie dokumentowej – drugiej po pisemnej najczęstszej formie zawierania umów w Polsce. Forma dokumentowa nie wymaga własnoręcznego podpisu. To rozwiązanie stosunkowo nowe, które zostało wprowadzone w życie w 2016 r. Znalezienie alternatywnej dla podpisu ręcznego formy zatwierdzania dokumentów było konieczne ze względu na postęp cyfryzacji. Coraz więcej spraw zaczęto załatwiać online, a oczekiwanie na własnoręcznie złożony podpis znacznie i niepotrzebnie wydłużało procesowanie umów.

Powstała więc forma dokumentowa, czyli taka, dzięki której zamiast podpisywać się osobiście, możemy zatwierdzić dokument np. poprzez maila, SMS czy wiadomość głosową. Umowę w formie dokumentowej można również podpisać każdym e-podpisem – zarówno kwalifikowanym, jak i zwykłym

I właśnie tym forma dokumentowa różni się od formy pisemnej. Jedynym sposobem na elektroniczne zatwierdzenie umowy wymagającej formy pisemnej jest wykorzystanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Zwykły, niekwalifikowany czy zaawansowany podpis elektroniczny jest niewystarczający. Rozporządzenie eIDAS jednoznacznie rozstrzyga, że podpis kwalifikowany ma skutek prawny równoznaczny do własnoręcznie złożonego podpisu odręcznego. Zatem:

Czy podpis elektroniczny to forma pisemna? NIE

Czy elektroniczny podpis kwalifikowany to forma pisemna? TAK!

Kiedy podpis elektroniczny jest kwalifikowany?

No dobrze, a kiedy w takim razie podpis jest kwalifikowany?

Podpis kwalifikowany to najwyższy standard podpisu elektronicznego, wymagający osobistego potwierdzenia tożsamości w certyfikowanej firmie zewnętrznej, zajmującej się wyrabianiem podpisów kwalifikowanych. To w pełni bezpieczny sposób zatwierdzania umów, który jest równoznaczny z podpisem odręcznym.

Podpis kwalifikowany musi być przechowywany na urządzeniu kryptograficznym chronionym PIN-em (np. na pendrivie lub karcie) lub przy pomocy bezpiecznej, chroniącej go aplikacji.

Kto wydaje podpis elektroniczny?

Certyfikowany podpis kwalifikowany wydawany jest odpłatnie przez podmioty wpisane do Ministerstwa Gospodarki, takie jak: Asseco Data Systems S.A., Enigma SOI, EuroCert Sp. z o.o., Krajowa Izba Rozliczeniowa S.A., Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych S.A. W większości przypadków po odbiór podpisu kwalifikowanego trzeba wybrać się osobiście w celu potwierdzenia tożsamości.

Niektóre firmy (np. partner Asseco Data Systems S.A – eSIGN), umożliwiają jednak szybkie (podpis kwalifikowany możesz założyć nawet w 30 min!) wyrobienie podpisu kwalifikowanego u klienta, bez konieczności wychodzenia z domu lub siedzimy firmy.