Podpis elektroniczny po prostu się opłaca!

1. Home

Być może myślisz sobie – ile może kosztować mnie własnoręczne złożenie podpisu na dokumencie? W końcu to dosłownie kilka sekund! Dlaczego mam testować nowe rozwiązanie, które przyniesie mojej firmie dodatkowe koszty? Czy podpis elektroniczny sprawdzi się w mojej firmie? Czy wdrożenie platformy do elektronicznego podpisywania dokumentów mi się opłaci?

Nawet jeśli jeszcze nie jesteś przekonany, gwarantujemy – wdrożenie podpisu elektronicznego może przynieść Twojej firmie znaczne oszczędności! W jaki sposób? Czytaj dalej – zaraz wszystko wyjaśnimy.

Podpis elektroniczny a tradycyjne zbieranie podpisów

Zacznijmy od tradycyjnego podpisywania dokumentów. Oczywiście – samo złożenie ręcznego podpisu to kilka sekund, ale przecież to nie wszystko! Prześledźmy drogę standardowej umowy biznesowej, która ma zostać podpisana przez kontrahentów.

1. Druk

Kiedy treść umowy jest już przygotowana, trzeba ją wydrukować. Ile może kosztować kilka lub kilkanaście kartek papieru pokrytych atramentem? Pewnie niewiele – dolicz jednak do tego koszt serwisowania drukarki (ktoś w końcu musi dbać o to, by działała sprawnie, a w razie awarii naprawić usterkę) oraz kwotę, którą trzeba zapłacić pracownikowi za czas spędzony na drukowaniu i skanowaniu. Firmy często również decydują się na wypożyczenie drukarki. Takie rozwiązanie jest wygodne, ponieważ to firma wypożyczająca sprzęt dba o dostarczenie tonerów oraz konserwację sprzętu, ale niestety również kosztuje.

Średni koszt serwisowania drukarki: ok. 150 – 200 zł za miesiąc

Średni koszt papieru: 2,40 zł za jedną umowę

Koszt wypożyczenia drukarki (z serwisowaniem i tonerem): ok. 500 zł za miesiąc

2. Podpisywanie umowy w siedzibie firmy

Po wydrukowaniu dokumentu, umowę trzeba podpisać. Najpierw dokument trafia do dyrektorów, a następnie do prezesa, który przy odrobinie szczęście może akurat przebywać w siedzibie firmy, ale może również być na spotkaniu, pracować z domu lub być na lotnisku. Tu teoretycznie koszty są niewielkie, ale wyobraź sobie, że umowa ma kilkadziesiąt stron, a prezes musi postawić parafkę na każdej z nich. Ile cennego czasu mu to zajmie?

Kosz czasu poświęconego na podpisywanie umowy: 40 zł za 0,5 h pracy

3. Podpisywanie umowy poza siedzibą firmy

Jeśli tylko jedna osoba z firmy podpisuje dokument i aktualnie przebywa ona w siedzibie firmy, umowa może zostać przekazana do kontrahenta. Takie sytuacje w czasach pandemii zdarzają się jednak wyjątkowo rzadko – coraz częściej rezygnujemy z pracy w biurze na rzecz bezpieczniejszej opcji, czyli pracy w systemie home office. Jeśli prezes przebywa poza biurem lub podpis powinno złożyć kilku członków zarządu, a każdy z nich przebywa w innym miejscu, koperta z dokumentem musi krążyć między nimi tak długo, aż wszystkie podpisy zostaną zebrane na papierze.

Później umowa wyrusza w drogę do kontrahenta – jeśli w treści wszystko się zgadza, dokument zostaje podpisany i wraca do siedziby firmy

Takie dokumenty zwykle wysyła się kurierem lub, jeśli wszystko dzieje się w obrębie jednego miasta, przedstawiciel firmy jeździ taksówką i zbiera potrzebne podpisy. Ile taki proces będzie kosztować Twoją firmę?

• Przesyłka kurierska: ok. 18-28 zł za jeden kurs do jednej osoby (a takich przesyłek kurierskich trzeba zamówić zwykle znacznie więcej)
• Taksówka: 30-60 zł za jeden kurs do jednej osoby.

No dobrze, czyli ile takim razie kosztuje Cię to wszystko? Po zsumowaniu powyższych liczb otrzymujemy następujące kwoty:

131, 40 zł – wymierny koszt przeprocesowania jednej umowy

13 100 zł – wymierny koszt przeprocesowania 100 umów

Do tego trzeba doliczyć jeszcze kwotę, jaką trzeba zapłacić pracownikowi za czas poświęcony na drukowanie i skanowanie, koordynację oraz zorganizowanie przesyłki kurierskiej. W przypadku 100 umów za tę pracę będzie trzeba zapłacić ok. 8 000 zł. Jeśli zamiast kuriera przewożeniem umów będzie zajmował się pracownik, przewożąc dokumenty taksówką, za jego pracę (przy 100 umowach rocznie), trzeba będzie zapłacić łącznie 32 000 zł.

Pamiętajmy również, że nie zawsze wszystko idzie gładko. Nie zawsze kontrahent zaakceptuje treść umowy, czasami w trakcie procesowania pojawiają się błędy, które trzeba poprawić. Nowa wersja ponownie musi przejść tę samą drogę, co dodatkowo mnoży i tak już niemałe koszty.

Zatwierdzanie umowy podpisem elektronicznym

Jak będą wyglądały koszty, jeśli zdecydujesz się na wdrożenie podpisu elektronicznego? W ramach platformy do podpisu elektronicznego DocuSign® jedna koperta (czyli dokument przekazany do podpisania), będzie Cię kosztowała ok. 12-19 zł. Zawsze – bez żadnych niespodziewanych kosztów.

Jeśli w ramach platformy chcesz korzystać również z podpisu kwalifikowanego, miesięcznie będzie Cię to kosztować dodatkowo 1-2 zł (podpis kwalifikowany to koszt ok. 300 zł rocznie). W ramach tej opłaty możesz podpisać nieograniczoną liczbę dokumentów.

Jeśli Twoja firma wykupi licencję, każdy kontrahent będzie mógł podpisywać przygotowane przez Ciebie umowy zupełnie za darmo. DocuSign® to więc oszczędność czasu i pieniędzy nie tylko dla Ciebie, ale również dla Twoich partnerów biznesowych. To narzędzie, które skutecznie zastąpi uciążliwe drukowanie papierów – wszystko będzie odbywało się elektronicznie.

Można jeszcze sprawniej! System do elektronicznego obiegu dokumentów w Twojej firmie

Sam wiesz, jak bardzo czasochłonne jest zespołowe przygotowywanie złożonych i rozbudowanych dokumentów, kiedy każda poprawiona wersja przesyłana jest mailowo do całego zespołu. Tworzy się w ten sposób kilkanaście lub nawet kilkadziesiąt wersji tego samego dokumentu – teoretycznie kolejno numerowanych, w praktyce jednak często trudno dojść do tego, która jest tą najbardziej aktualną. Każda godzina przeznaczona na pobieranie, załączanie, numerowanie, wysyłanie i koordynowanie całego procesu to pieniądze, które mogłyby być przeznaczone na coś bardziej pożytecznego, np. szkolenia rozwijające kompetencje pracowników.

No dobrze, ale jak w takim razie zaoszczędzić te pieniądze? Istnieje proste rozwiązanie – rozważ wdrożenie systemu do elektronicznego obiegu dokumentów Hatiroo™. System ten, który jest w pełni zintegrowany z platformą DocuSign®, pozwoli usprawnić nie tylko podpisywanie, ale również tworzenie, opiniowanie i archiwizowanie firmowych dokumentów

Hatiroo™ umożliwia sprawne procesowanie umów, pracę (również jednoczesną) wszystkich członków zespołu na jednym dokumencie, automatyczną archiwizację umów oraz pełną kontrolę nad wszystkimi danymi.

Ile to kosztuje? Elektroniczny obieg dokumentów sprawdza się i opłaca przy procesowaniu min. 10 umów miesięcznie. Zakładamy jednak, że w Twojej firmie procesuje się znacznie więcej.

Przy 100 umowach na miesiąc, za jeden dokument stworzony, zaopiniowany i zarchiwizowany w pełni elektronicznie zapłacisz ok. 28 zł. Zaoszczędzisz przy tym czas i pieniądze oraz sprawisz, że Twoja firma będzie bardziej przyjazna środowisku. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej, przeczytaj artykuł Czy wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów się opłaca?

Od lat podpisujecie dokumenty tradycyjnie i boisz się zmian? Pamiętaj, że nawet to, co sprawdza się od zawsze, może być zamienione na coś lepszego! Prężnie prosperująca firma to ciągłe zmiany i nieustanne wprowadzanie udoskonaleń. Nie pozwól swojej firmie stać w miejscu i zrób krok w kierunku łatwiejszej, sprawniejszej i bardziej efektywnej pracy całego zespołu.