Bardzo często bywa tak, że chociaż mamy potrzebę zmian i wiemy, że przyniosą one coś dobrego, w nieskończoność odwlekamy ich wprowadzanie. Dlaczego? Odwlekanie, czyli prokrastynacja, zazwyczaj spowodowane jest obawą o niepowodzenie lub tym, że zwyczajnie nie wiemy, jak zabrać się za realizację zadania. Często zadanie wydaje się również być zbyt obszerne i skomplikowane.

Właśnie dlatego, planując wszystkie znaczące zmiany w firmie, warto wybierać partnerów, którzy zamiast generować dodatkowe procedury, stawiają na upraszczanie i ułatwianie. Tak właśnie jest w przypadku Hatiroo®. Procedura wdrożenia naszego systemu do elektronicznego obiegu dokumentów jest jasna i złożona z kilku etapów, a nasi klienci w każdym momencie mogą liczyć na wsparcie specjalistów. Bez odwlekania opowiemy Ci więc dziś, jak wygląda proces wprowadzenia elektronicznego obiegu dokumentów Hatiroo®.

Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów – od czego zacząć?

Jeśli wiesz już, że procesowanie dokumentów w Twojej firmie nie działa tak, jak powinno i chcesz je usprawnić, powinieneś zacząć od znalezienia kompetentnego doradcy. Nasi specjaliści mają doświadczenie we wdrażaniu obiegów różnego typu, dlatego będą potrafili trafnie odczytać Twoje potrzeby.

Jak przebiega proces wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów?

Skontaktuj się z nami, a sprawnie przeprowadzimy Cię przez kilka prostych etapów, które umożliwią stopniowe wdrożenie wszystkich pracowników w nowe procedury. Przed nami 6 etapów.

1. Niezobowiązujące spotkanie. Na pierwszym spotkaniu pokażemy Ci, jak działa nasz system, wysłuchamy, czego potrzebuje Twoja firma i jak obecnie wygląda obieg dokumentów w tradycyjnej formie.
2. Instalacja oprogramowania. Decydując się na instalację oprogramowania, możesz wybrać jedną z dwóch opcji. Pierwsza – szybsza – to instalacja oprogramowania na naszej infrastrukturze. W drugiej opcji oprogramowanie instalujemy na infrastrukturze Twojej firmy, dzięki czemu system możemy testować od razu na firmowych kontach pracowników.
3. Warsztaty biznesowe. Trzecim etapem jest spotkanie, na którym będziemy rozmawiać o tym, jak można wykorzystać elektroniczny obieg dokumentów, by usprawnić funkcjonowanie Waszej firmy. Przeanalizujemy procesy, przez jakie przechodzą wszystkie firmowe dokumenty i wspólnie ich ustawimy ich nową drogę.
4. Wersja testowa oprogramowania. Po warsztatach na 30 dni udostępnimy Wam pełną wersję systemy Hatiroo®, która na spotkaniu zostanie dostosowana pod procesy w Waszej firmie. Przez cały miesiąc możecie liczyć na nasze wsparcie – zarówno biznesowe, jak i techniczne. Po okresie testowym nadchodzi czas na podjęcie decyzji, czy oprogramowanie Hatiroo® odpowiada Waszym oczekiwaniom. Na tym etapie decydujesz również, który z pakietów systemu spełnia twoje oczekiwania oraz wymagania. Jeśli tak, przechodzimy do kolejnego kroku, czyli bezpośredniego wdrożenia systemu do firmy.
5. Pilotaż. Początkowo z oprogramowania korzysta tylko niewielka liczba grupa pracowników, pracując na kilku lub kilkunastu dokumentach. Na tym etapie szukamy ambasadorów rozwiązania, którzy później przekażą wiedzę o funkcjonowaniu systemu współpracownikom.
6. Produkcja. Jeśli pilotaż przebiegnie pomyślnie, wdrażamy oprogramowanie dla całej firmy.

Korzystanie z oprogramowania w praktyce

To, co wyróżnia system Hatiroo® spośród innych to prosta i intuicyjna obsługa. Dzięki temu każda nowoprzyjęta osoba nie musi przechodzić dodatkowych wielogodzinnych szkoleń – wystarczy ok. 30 minut instruktażu, by nowy pracownik mógł sprawnie korzystać z oprogramowania.

Co bardzo istotne, funkcjonowanie systemu w większości nie wymaga interwencji pracowników IT. Obsługa jest na tyle prosta, że każdy, mając odpowiednie uprawnienia, może sam edytować proces, skracać go lub rozszerzać, co znacznie przyspiesza i usprawnia pracę.

Wdrożenie systemu do elektronicznego obiegu dokumentów to rewolucja, która odpowiednio zaplanowana może przebiec gładko i zmienić sposób funkcjonowania Waszej firmy na lepsze. A jeśli można robić coś prościej i lepiej, to dlaczego nie skorzystać?