
Jak działa elektroniczny obieg dokumentów?
2021-06-20
Elektroniczny obieg dokumentów a ekologia
2021-08-01Bardzo często bywa tak, że chociaż mamy potrzebę zmian i wiemy, że przyniosą one coś dobrego, w nieskończoność odwlekamy ich wprowadzanie. Dlaczego? Odwlekanie, czyli prokrastynacja, zazwyczaj spowodowane jest obawą o niepowodzenie lub tym, że zwyczajnie nie wiemy, jak zabrać się za realizację zadania. Często zadanie wydaje się również być zbyt obszerne i skomplikowane.
Właśnie dlatego, planując wszystkie znaczące zmiany w firmie, warto wybierać partnerów, którzy zamiast generować dodatkowe procedury, stawiają na upraszczanie i ułatwianie. Tak właśnie jest w przypadku Hatiroo®. Procedura wdrożenia naszego systemu do elektronicznego obiegu dokumentów jest jasna i złożona z kilku etapów, a nasi klienci w każdym momencie mogą liczyć na wsparcie specjalistów. Bez odwlekania opowiemy Ci więc dziś, jak wygląda proces wprowadzenia elektronicznego obiegu dokumentów Hatiroo®.

Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów – od czego zacząć?
Jeśli wiesz już, że procesowanie dokumentów w Twojej firmie nie działa tak, jak powinno i chcesz je usprawnić, powinieneś zacząć od znalezienia kompetentnego doradcy. Nasi specjaliści mają doświadczenie we wdrażaniu obiegów różnego typu, dlatego będą umieć trafnie odczytać Twoje potrzeby.
Dowiedz się więcej o Hatiroo®
Jak przebiega proces wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów?
Skontaktuj się z nami, a sprawnie przeprowadzimy Cię przez kilka prostych etapów, które umożliwią stopniowe wdrożenie wszystkich pracowników w nowe procedury. Przed nami 6 etapów.
- Niezobowiązujące spotkanie. Na pierwszym spotkaniu pokażemy Ci, jak działa nasz system, wysłuchamy, czego potrzebuje Twoja firma i jak obecnie wygląda obieg dokumentów w tradycyjnej formie.
- Instalacja oprogramowania. Decydując się na instalację oprogramowania, możesz wybrać jedną z dwóch opcji. Pierwsza – szybsza – to instalacja oprogramowania na naszej infrastrukturze. W drugiej opcji oprogramowanie instalujemy na infrastrukturze Twojej firmy, dzięki czemu system możemy testować od razu na firmowych kontach pracowników.
- Warsztaty biznesowe. Trzecim etapem jest spotkanie, na którym będziemy rozmawiać o tym, jak można wykorzystać elektroniczny obieg dokumentów, by usprawnić funkcjonowanie Waszej firmy. Przeanalizujemy procesy, przez jakie przechodzą wszystkie firmowe dokumenty i wspólnie ich ustawimy ich nową drogę.
- Wersja testowa oprogramowania. Po warsztatach na 30 dni udostępnimy Wam pełną wersję systemu Hatiroo®, która na spotkaniu zostanie dostosowana pod procesy w Waszej firmie. Przez cały miesiąc możecie liczyć na nasze wsparcie – zarówno biznesowe, jak i techniczne. Po okresie testowym nadchodzi czas na podjęcie decyzji, czy oprogramowanie Hatiroo® odpowiada Waszym oczekiwaniom. Na tym etapie decydujesz również, który z pakietów systemu spełnia twoje oczekiwania oraz wymagania. Jeśli tak, przechodzimy do kolejnego kroku, czyli bezpośredniego wdrożenia systemu do firmy.
- Pilotaż. Początkowo z oprogramowania korzysta tylko niewielka liczba grupa pracowników, pracując na kilku lub kilkunastu dokumentach. Na tym etapie szukamy ambasadorów rozwiązania, którzy później przekażą wiedzę o funkcjonowaniu systemu współpracownikom.
- Produkcja. Jeśli pilotaż przebiegnie pomyślnie, wdrażamy oprogramowanie dla całej firmy.
Korzystanie z oprogramowania w praktyce
To, co wyróżnia system Hatiroo® spośród innych to prosta i intuicyjna obsługa. Dzięki temu każda nowoprzyjęta osoba nie musi przechodzić dodatkowych wielogodzinnych szkoleń – wystarczy ok. 30 minut instruktażu, by nowy pracownik mógł sprawnie korzystać z oprogramowania.
Co bardzo istotne, funkcjonowanie systemu w większości nie wymaga interwencji pracowników IT. Obsługa jest na tyle prosta, że każdy, mając odpowiednie uprawnienia, może sam edytować proces, skracać go lub rozszerzać, co znacznie przyspiesza i usprawnia pracę.
Wdrożenie systemu do elektronicznego obiegu dokumentów to rewolucja, która odpowiednio zaplanowana może przebiec gładko i zmienić sposób funkcjonowania Waszej firmy na lepsze. A jeśli można robić coś prościej i lepiej, to dlaczego nie skorzystać?