Podpis elektroniczny pozwala na szybsze i sprawniejsze podpisywanie dokumentów – to jasne. Przyspieszenie procesów to jednak tylko jedna z wielu korzyści, jakie przyniesie Ci wdrożenie do firmy e-podpisu. Warto również wiedzieć o tym, że korzystanie z podpisu elektronicznego będzie jeszcze łatwiejsze i bardziej wydajne dzięki dodatkowym, zintegrowanym rozwiązaniom.O jakich rozwiązaniach mowa? Dobra platforma do e-podpisu oraz system do elektronicznego obiegu dokumentów pozwolą Ci w 100% zapanować nad dokumentami podpisywanymi elektronicznie. Czy te narzędzia faktycznie przydadzą Ci się, skoro masz już podpis kwalifikowany i możesz zatwierdzać dokumenty elektronicznie? Zapraszamy do lektury! My podamy Ci kilka argumentów, a Ty sam zdecydujesz, jakie rozwiązanie będzie najkorzystniejsze dla Twojej firmy.

1. 1. Podpis elektroniczny bezpieczniejszy niż tradycyjny
      • Dokumenty papierowe – najczęstsze oszustwa
      • Zabezpieczenia dokumentów elektronicznych
   2. Czy warto inwestować w platformę do podpisu elektronicznego?
      • 4 powody, dla których warto połączyć podpis kwalifikowany z platformą DocuSign®
   3. Jak szybko znajdziesz dokument, gdy będzie Ci potrzebny?
      • Ręcznie podpisane papierowe dokumenty
      • Podpis kwalifikowany i dokumenty przesyłane mailowo
      • Platforma do podpisu elektronicznego, np. DocuSign®
      • Elektroniczny obieg dokumentów Hatiroo™ zintegrowany z DocuSign®

Podpis elektroniczny bezpieczniejszy niż tradycyjny

Czy zastanawiałeś się kiedyś, na jakie oszustwa jesteś narażony, pracując wyłącznie z papierowymi dokumentami i podpisując je ręcznie? Każda firma dba o bezpieczeństwo swojej dokumentacji. Mimo to często trudno w pełni zapanować nad setkami, a nawet tysiącami przetwarzanych miesięcznie kartek papieru, tym bardziej że w pracy często towarzyszy nam pośpiech, przez który dokumenty mogą być pozostawione w nieładzie.

Dokumenty papierowe – najczęstsze oszustwa

Podmiana jednej strony w wielostronicowej umowie to kwestia kilku minut. Taka umowa, przechodząc przez cały proces tworzenia, opiniowana, akceptacji i podpisów trafia do minimum kilku par rąk w firmie. Co się stanie, jeśli zaopiniowana i zatwierdzona umowa znajdzie się na biurku prezesa, ten zaparafuje każdą ze stron i złoży podpis na końcu, a po czasie okaże się, że ktoś podmienił stronę z istotnymi szczegółami transakcji, które w obecnej formie mogą przynieść firmie ogromne straty finansowe? Jak dojdziecie do tego, kto i kiedy zmienił formę umowy?

Bardzo popularnym i często usprawniającym pracę firmy rozwiązaniem są faksymile, czyli po prostu pieczątka z podpisem. Takie narzędzie z pewnością przyspiesza wiele procesów w firmie, ale może również stać się źródłem nadużyć, jeśli trafi w niepowołane ręce.

Zabezpieczenia dokumentów elektronicznych

Dla dokumentów podpisywanych elektronicznie powyższe aspekty nie stanowią zagrożenia. Nie ma możliwości, by ktoś podmienił stronę, a dodatkowe zabezpieczenia, szyfrowania i potwierdzenia tożsamości sprawiają, że ryzyko podpisania dokumentu przez osobę trzecią jest zminimalizowane niemal do zera.

Umowy podpisane elektronicznie są zaszyfrowane przy wykorzystaniu algorytmów RSA. W dużym uproszczeniu: algorytm RSA zakłada, że szyfrowanie odbywa się za pomocą klucza prywatnego, a odszyfrowanie przy pomocy klucza publicznego. Co to oznacza w praktyce? Podpisując dokument, szyfrujesz go swoim podpisem elektronicznym i dodajesz klucz do odczytania dokumentu. Kiedy ktoś otworzy plik, zobaczy dokument i złożone na nim podpisy, ale nie ma możliwości podrobienia takiego dokumentu. Dlaczego? Musiałby podmienić stronę i zaszyfrować ponownie dokument, a ponieważ nie zna klucza do zaszyfrowania, a jedynie klucz odszyfrowania, to nie ma możliwości wygenerowania podrobionego dokumentu.

Dodatkowo każda firma, która chce udostępniać podpisy elektroniczne, musi przejść odpowiednie certyfikacje i testy bezpieczeństwa zgodne z rozporządzeniem eIDAS.

Czy warto inwestować w platformę do podpisu elektronicznego?

Załóżmy, że masz już podpis kwalifikowany. Możesz podpisywać dokumenty firmowe, umowy, pisma urzędowe oraz oferty przetargowe. Zastanawiasz się, czy platforma do podpisu elektronicznego będzie Ci w ogóle potrzebna?

Nasza rekomendacja jest prosta: jeżeli podpisujesz min. 10 dokumentów miesięcznie, powinieneś wdrożyć taką platformę do podpisu elektronicznego. Bez dodatkowego narzędzia będziesz mógł podpisywać dokumenty elektronicznie, ale zajmie Ci to więcej czasu, a podpisane dokumenty będą rozrzucone po skrzynce mailowej i dysku.

Jeśli zdecydujesz się na wdrożenie do swojej firmy platformy do podpisu elektronicznego, warto wybrać taką, która będzie wsparciem dla każdego podpisu kwalifikowanego, uznawanego przez polskie prawo. Zdecyduj się na platformę, w ramach której wszystkie podpisane dokumenty są zaszyfrowane i przeszła ona przeszła certyfikację zgodnie z rozporządzeniem eIDAS. Te warunki spełnia uniwersalna i intuicyjna platforma do podpisu elektronicznego DocuSign®.

4 powody, dla których warto połączyć podpis kwalifikowany z platformą DocuSign®

1. Podpisane elektronicznie dokumenty mogą występować w dwóch formach – PAdES (PDF) i XAdES (XML). PAdES to format, który bez problemu można odczytać na dowolnym komputerze czy urządzeniu mobilnym. To po prostu dokument PDF z podpisem elektronicznym. XAdES natomiast jest typowym cyfrowym dokumentem, który może wyglądać jak ciąg niezrozumiałych znaków. Aby odczytać zaszyfrowany dokument z pliku XAdES, trzeba posłużyć się odpowiednimi narzędziami, które odszyfrują dokument i zapiszą go jako kopię. Takie narzędzie zwykle dostarczane jest przez dostawcę podpisu kwalifikowanego. Platforma do podpisów elektronicznych DocuSign® ma wbudowany konwerter dokumentów, który każdy Twój plik Word czy Excel przekonwertuje do formatu PDF. Po podpisaniu danego dokumentu otrzymasz PAdES, czyli plik, który jest czytelny od razu po otwarciu.

2. W ramach DocuSign® wszystkie dokumenty są w jednym miejscu – w każdej chwili masz dostęp do kompletnego repozytorium z podpisanymi plikami. Jeżeli stosujesz tylko podpis kwalifikowany, to dokumenty są porozrzucane po dyskach i skrzynkach mailowych.

3. DocuSign® dostarcza podsumowanie potwierdzające poprawne zebranie podpisów. W razie konieczności wzięcia udziału w postępowaniu dowodowym możesz wydrukować każdy podpisany elektronicznie dokument razem z istotnymi certyfikatami spójności. Tak przygotowany dokument stanowi pełnoprawny dowód, równoważny do umów podpisywanych ręcznie.

4. Jeżeli kiedyś już podpisywałeś sprawozdanie finansowe podpisem kwalifikowanym, to wiesz, jak uciążliwe może być zebranie podpisów wszystkich członków zarządu. Każda osoba musi po kolei pobrać plik i złożyć na nim podpis. Dodatkowo osoby upoważnione do podpisu nie widzą od razu, co zatwierdzają, a po złożeniu podpisu muszą same skoordynować kolejny krok. Platforma DocuSign® umożliwia pełną koordynację procesu wysyłania dokumentów do podpisania. Wystarczy, że wgrasz dokumenty do systemu, wskażesz osoby, a DocuSign® dopilnuje, aby każda z nich złożyła podpis w odpowiedniej kolejności. Możliwe jest również zbieranie podpisów równocześnie, co znacząco przyspiesza ten proces.

Jak szybko znajdziesz dokument, gdy będzie Ci potrzebny?

Papierowe dokumenty się gubią i trudno z tym dyskutować. Umowy są rozproszone po biurowych segregatorach, zewnętrznych archiwach, a nierzadko również szufladach w biurkach pracowników, którzy w pośpiechu nie wpięli dokumentu do odpowiedniego segregatora.

Nie stanowi to problemu, dopóki dokumenty nie są potrzebne. Kiedy jednak zachodzi potrzeba weryfikacji umowy (np. ze względu na kontrolę lub na potrzeby procesu sądowego), zazwyczaj trzeba jak najszybciej odnaleźć potrzebne papiery. Ile czasu przeznaczysz na odnalezienie umowy? Przedstawimy Ci 4 scenariusze – każdy z nich z użyciem innych narzędzi i technologii.

Ręcznie podpisane papierowe dokumenty

Jeśli wszystkie dokumenty w Twojej firmie są procesowane w tradycyjnej, papierowej formie, musicie odnaleźć te kilka kartek w gąszczu dziesiątek, a nawet setek segregatorów i kartonów. Jeśli to dokument sprzed kilku miesięcy, powinien nadal znajdować się w biurze. Jeżeli jednak podpisywany był kilka lat temu, bardzo możliwe, że znajduje się w czeluściach zewnętrznego archiwum. Odnalezienie takiej umowy zajmie Ci najprawdopodobniej kilka dni, a i tak nie ma pewności, czy ją znajdziesz i czy nie zawieruszyła się gdzieś po drodze.

Podpis kwalifikowany i dokumenty przesyłane mailowo

Jeśli wykorzystujesz elektroniczny podpis kwalifikowany, na szczęście nie musisz przeszukiwać biurowych i zewnętrznych archiwów. Nadal jednak musisz poświęcić sporo czasu, by odnaleźć potrzebą umowę, która może znajdować się na Twojej skrzynce mailowej, na pulpicie czy dysku wspólnym. Jeśli w dokumentach na dysku panuje idealny porządek, najprawdopodobniej znajdziesz umowę w 5–10 minut. A jeśli nie? Pomyśl, jak czasochłonne i frustrujące może być przeklikiwanie się przez dziesiątki folderów i plików.

Platforma do podpisu elektronicznego, np. DocuSign®

Jeśli korzystasz z platformy do podpisu elektronicznego i za jej pośrednictwem składasz zarówno podpisy kwalifikowane, jak i niekwalifikowane, sprawa jest prosta. Masz dostęp do pełnego repozytorium podpisanych plików i w kilka chwil odnajdziesz potrzebny dokument. Nie masz jednak łatwego dostępu do repozytorium wersji roboczych dokumentów i trudno będzie Ci znaleźć powiązane dokumenty, np. aneksy, zamówienia i oferty.

Elektroniczny obieg dokumentów Hatiroo® zintegrowany z DocuSign®

W Twojej firmie wykorzystywany jest już dobry system do elektronicznego obiegu dokumentów, który jest zintegrowany nie tylko z platformą do podpisu elektronicznego, ale również z narzędziem do pracy zespołowej na dokumentach (np. Office 365®)? W takim wypadku nie tylko szybko, przy pomocy wyszukiwarki odnajdziesz potrzebny dokument, ale również będziesz miał dostęp do wszystkich wersji roboczych, które powstały w procesie tworzenia danej umowy. Dodatkowo w prosty sposób odnajdziesz wszystkie dokumenty powiązane, takie jak aneksy, zamówienia czy oferty. Będziesz mieć również wgląd do intencji, jakie miały strony w momencie podpisywania umowy.

Jak widzisz, w praktyce podpis elektroniczny znaczy o wiele więcej, niż tylko szybkie podpisanie dokumentu bez konieczności wychodzenia z domu. Jeśli w Twojej firmie procesuje się przynajmniej 10 dokumentów miesięcznie, warto zainwestować w kompleksowe rozwiązanie, które usprawni  tworzenie, opiniowanie, akceptację, zbieranie podpisów i archiwizację dokumentów. Takim narzędziem jest Hatiroo®– system, które da Ci pewność, że masz pełną kontrolę nad wszystkimi firmowymi dokumentami.