Elektroniczny obieg dokumentów – system Hatiroo® w Twojej firmie

Elektroniczny obieg dokumentów usprawnia codzienne procesy biznesowe, przyczynia się do zwiększenia efektywności pracy, pozwala zredukować koszty operacyjne i poprawić bezpieczeństwo danych. Sprawnie działający elektroniczny obieg dokumentacji powinien opierać się na narzędziach, które ułatwią tworzenie, wymianę, opiniowanie oraz akceptację umów. Jednym z nich jest Hatiroo® – nowoczesny system do elektronicznego obiegu dokumentów.

Czym jest elektroniczny obieg dokumentów?

Obieg dokumentów to sposób, w jaki dokumenty krążą w firmie. Może odbywać się w formie tradycyjnej (papierowej), elektronicznej lub hybrydowej, czyli łączącej oba te podejścia. Elektroniczny obieg dokumentów to taki, w którym obieg umów i innych dokumentów jest cyfrowy, a do jego procesowania wykorzystywane jest nowoczesne oprogramowanie.

Aby elektroniczny proces obiegu dokumentów był efektywny, potrzebne są trzy filary.

System elektronicznego obiegu dokumentów – system informatyczny, który pomoże w zarządzaniu całym cyklem życia dokumentu – od jego utworzenia, poprzez opiniowanie, akceptację i zbieranie podpisów, aż do archiwizacji. Dobry system EOD umożliwia pełne dostosowanie procesów elektronicznych do tego, co na co dzień dzieje się w Waszej firmie.
Podpis elektroniczny – narzędzie umożliwiające podpisywanie różnych typów dokumentów w dowolnym miejscu i o dowolnej porze. Może to być np. podpis kwalifikowany lub platforma do podpisów elektronicznych, jak np. DocuSign® lub Autenti®.
Firmowa chmura – miejsce umożliwiające dostęp do dokumentów z poziomu przeglądarki, z dowolnego miejsca na świecie.

Wiesz już wystarczająco dużo o EOD i szukasz sprawdzonego systemu? Dowiedz się więcej o Hatiroo®

Elektroniczny obieg dokumentów w firmie (EOD) – najważniejsze korzyści

Wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów i digitalizacja procesów firmowych mogą mieć ogromny wpływ na to, jak funkcjonuje przedsiębiorstwo i jakie zyski generuje. Każda firma opiera swoje działanie na powtarzalnych procesach – zautomatyzowanie ich znacząco przyspiesza przepływ informacji i usprawnia pracę oraz pozwala na szybsze finalizowanie transakcji.

W jaki sposób EOD może przyspieszyć procesy w Twojej firmie?

Automatyzacja pracy i zwiększenie efektywności

Elektroniczny obieg dokumentacji w firmie pozwala odzyskać kontrolę nad procesami. System do elektronicznego obiegu dokumentów, który będzie dopasowany do tego, co dzieje się w Twojej firmie, zastąpi wiadomości mailowe i załączniki. System zautomatyzuje pracę całego przedsiębiorstwa – będzie m.in. przypominał o terminach, rozsyłał dokumenty do akceptacji lub zbierania podpisów w określonej kolejności i kontrolował obieg dokumentów między działami.

Redukcja kosztów operacyjnych

Elektroniczny obieg dokumentów przyczynia się do znacznej redukcji kosztów operacyjnych. Eliminacja papierowych dokumentów zmniejsza koszty związane z drukiem, przechowywaniem i wysyłką. Automatyzacja procesów pozwala też na efektywne zarządzanie zasobami ludzkimi – pracownicy nie marnują czasu na powtarzalne czynności i mogą skupić się na zadaniach, które przynoszą faktyczne zyski dla firmy.

Poprawa bezpieczeństwa danych

Systemy elektronicznego obiegu dokumentów zapewniają wysoki poziom bezpieczeństwa danych. Dzięki zastosowaniu zaawansowanych technologii firmy mogą skutecznie chronić swoje dane przed nieautoryzowanym dostępem i cyberatakami. Systemy te umożliwiają również śledzenie historii zmian i audytowanie działań, co zwiększa transparentność i kontrolę nad dokumentacją

Czy wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów się opłaca?

Jak działa system do elektronicznego obiegu dokumentów Hatiroo®?

Hatiroo® to system do EOD który jest zintegrowany z pozostałymi dwoma filarami sprawnego elektronicznego obiegu dokumentów – podpisem elektronicznym i firmową chmurą. System usprawni obieg dokumentów, czyli opiniowanie i akceptację dokumentów, zbieranie podpisów oraz archiwizację, czyli przechowywanie dokumentów.

System pomaga przygotować umowy na podstawie firmowych wzorów i uzupełnia dane kontrahentów pobrane z rządowej bazy.
Hatiroo® umożliwia przeglądanie dokumentów w wersji elektronicznej przez przeglądarkę internetową.
Wszystkie dane są zapisywane na firmowych serwerach i firmowej chmurze Office 365.
Do systemu można zalogować się tak, jak do firmowej poczty mailowej – przez przeglądarkę, o dowolnej porze, z każdego miejsca na świecie z dostępem do internetu.
Hatiroo® ułatwia i automatyzuje przepływ dokumentów w firmie oraz pozwala szybciej przetwarzać i finalizować umowy.

Czy wiesz, że przez przeciągający się proces finalizowania umowy, firmy tracą średnio 9% wartości tego kontraktu?

Jak system elektronicznego obiegu dokumentów Hatiroo® usprawni pracę Twojego zespołu?

Ustandaryzowany i chroniony proces obiegu dokumentów

Hatiroo® automatyzuje wszystkie etapy procesu obiegu dokumentów. Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów pozwala na kontrolowanie standardów pracy, eliminację błędów ludzkich i oszczędność czasu pracowników. System przejmuje rolę koordynatora, co eliminuje potrzebę ręcznego zbierania uwag i podpisów. Właściciel dokumentu może skupić się na innych obowiązkach, bo system Hatiroo® przejmie kontrolę nad prostymi i powtarzalnymi czynnościami.

Idealny dla zespołów rozproszonych i pracy asynchronicznej

Hatiroo® wspiera workflow rozproszonych zespołów oraz pracę zdalną i asynchroniczną. Narzędzie zapewnia dostęp do dokumentów w czasie rzeczywistym i stały wgląd w statusy zadań. Pracownicy mogą pracować nad jednym dokumentem jednocześnie i mają zawsze pewność, że pracują na aktualnej wersji pliku. Eliminuje to chaos komunikacyjny i skraca czas przetwarzania dokumentów.

Hatiroo® nie wymaga instalowania dodatkowego oprogramowania na komputerze użytkownika. System działa w dowolnej przeglądarce internetowej, a dokumenty można przeglądać i wyszukiwać z każdego urządzenia z internetem, np. ze smartfonu, komputera i tabletu. Wdrożenie i aktualizacja systemu nie wymagają dodatkowej pracy.

Pełna wiedza o historii procesów i kontrola dostępów

Hatiroo® umożliwia weryfikację pełnej historii zmian i wersji plików oraz kontrolę nad dostępami do dokumentów. System pozwala na zarządzanie dostępami na wielu poziomach. Inne dostępy mogą być nadawane dla poszczególnych osób, grup, ról czy działów. Pozwala to ograniczyć ryzyko dostępu do dokumentów przez nieuprawnione osoby i zapewnia bezpieczeństwo procesów.

Większa skuteczność zbierania podpisów

Hatiroo® jest zintegrowane z platformami do podpisów elektronicznych Autenti® i DocuSign®, które cieszą się zaufaniem wielu użytkowników. Działanie tych platform jest zgodne z przepisami europejskimi, a to gwarantuje bezpieczeństwo prawne i poufność informacji.

Łatwy start dzięki integracji z najpopularniejszymi narzędziami

Hatiroo® jest zintegrowane z pakietem Microsoft Office, dzięki czemu pracownicy mogą szybko i sprawnie rozpocząć pracę z nowym systemem bez potrzeby przechodzenia dodatkowych szkoleń. Integracje ze znajomymi narzędziami zmniejszają niechęć co zmiany trybu pracy, dzięki czemu czas wdrożenia jest skrócony, a pracownicy chętniej korzystają z nowego systemu EOD.

Model wdrożenia skupiony na bezpieczeństwie Twoich danych

W Hatiroo® realizujemy wdrożenia na serwerach klientów – zapewnia to odpowiednie zabezpieczenie i odseparowanie danych. Klienci mają pełną kontrolę nad swoimi danymi i dostępami, a nawet po zakończeniu współpracy nie tracą dostępu do dokumentów. W przypadku kontroli, sporu sądowego czy audytu bezpieczeństwa, procesy te są znacznie uproszczone i skrócone.

Łatwość konfiguracji platformy pod aktualne potrzeby

Hatiroo® jest systemem no-code. Oznacza to, że może być konfigurowany przez osoby nietechniczne bez wsparcia IT. Dzięki temu możliwe jest szybkie wprowadzanie zmian w standardach pracy i procesach. Eliminuje to konieczność oczekiwania na realizację zgłoszeń przez IT oraz minimalizuje ryzyko nieporozumień.

Koniec z traceniem czasu!
Poznaj Hatiroo® i usprawnij procesy w Twojej firmie

Czy system zarządzania dokumentami Hatiroo® pasuje do Twojej firmy?

Główne zadanie elektronicznego obiegu dokumentów to kontrola przepływu dokumentów między różnymi działami. Można wykorzystać go w wielu działach Waszej firmy. W jaki sposób program do obiegu dokumentów Hatiroo® może usprawnić pracę w poszczególnych działów i skutecznie zastąpić tradycyjny obieg dokumentów papierowych? Które funkcjonalności systemu szczególnie sprawdzą się w Twojej firmie?

Dział prawny

Możliwość śledzenia zmian i wersjonowania dokumentów.
Praca na jednej wersji dokumentu – każdy pracuje na aktualnym pliku.
Praca na firmowych wzorach dokumentów – nikt nie musi na szybko przerabiać starych umów.
Raportowanie obciążenia pracą działu prawnego.

Dział administracji

Jedno centralne miejsce z wszystkimi dokumentami, z możliwością szybkiego wyszukiwania niezależnie od liczby dokumentów i udostępniania innym osobom.
Automatyzacja archiwizacji dokumentów wykorzystywanych w firmie i zarządzanie dokumentacją.
Możliwość tworzenia różnych poziomów dostępu dla różnych działów.
Sprawny obieg korespondencji przychodzącej i wychodzącej oraz rejestracja dokumentów.

Dział wsparcia sprzedaży

Łatwa zmiana procesów bez potrzeby angażowania działu IT.
Łatwe przekazywanie odpowiedzialności i obowiązków nowej osobie – bez konieczności wielogodzinnych szkoleń.
Przypomnienia o terminach i wygasających umowach.

Dział handlowy lub zakupów

Automatyczne generowanie ze wzorów i uzupełnianie umów.
Możliwość bezpośredniej negocjacji z kontrahentem w systemie.
Podpisywanie umów z kontrahentami bez konieczności spotkań.
Łatwa zmiana procesów i macierzy akceptacji bez angażowania działu IT.

Dział HR

Zbiorcze generowanie i akceptacja dokumentów dla pracowników.
Udostępnianie dokumentacji pracownikowi (umowa, aneks, PIT, świadectwo pracy).
e-Teczka pracownika wraz z innymi rodzajami umów (B2B, dzieło, zlecenie).

Dział kontrolingu

Znajomość statusu każdego dokumentu.
Macierze akceptacji obejmujące wiele działów  i ról w firmie.
Dostęp do wszystkich dokumentów źródłowych związanych z każdym wydatkiem.

Dział audytu

Łatwy dostęp do wybranych dokumentów w systemie.
Inne działy mogą udostępniać dokumenty na bieżąco, bez konieczności przesyłania ich na e-mail.
Dostęp do pełnej historii zmian i decyzji dla każdego rodzaju dokumentu i pliku.

Zarząd

Możliwość podpisywania dokumentów z każdego miejsca na świecie i o dowolnym czasie – wystarczy urządzenie z dostępem do internetu.
Kontrola pracy poszczególnych działów oraz statusu każdej umowy.
Dostęp online do dokumentów i informacji bez konieczności angażowania innych osób (np. działu prawnego czy asystentki).

Sprawny obieg umów jest kluczowe dla niemal każdej firmy

Zobacz, jak Hatiroo® może usprawnić pracę działów w Waszej firmie.

Sprawny obieg umów jest kluczowe dla niemal każdej firmy

Zobacz, jak Hatiroo® może usprawnić
pracę działów w Waszej firmie.

Pierwsze kroki z Hatiroo® – jak zacząć?

Rozpoczęcie pracy z systemem Hatiroo® jest proste i intuicyjne.

Warsztat próbny – podczas którego nauczycie się korzystać z systemu i przetestujecie jego funkcje na przygotowanym serwerze testowym. W Hatiroo® przygotujemy dla Was w 2 obiegi dokumentów (procesy), które są dla kluczowe dla Waszej firmy. Pokażemy Wam, jak korzystać z systemu i przekażemy system do samodzielnych testów.
Raport analityczny – po zakończeniu warsztatu otrzymacie szczegółowy raport analityczny z rekomendacjami dotyczącymi wdrożenia Hatiroo® w Waszej firmie.
Wdrożenie Hatiroo® na Waszych serwerach – jeżeli po Warsztacie próbnym uznacie, że chcecie przejść do stałej współpracy, podpiszemy umowę na abonament i przeprowadzimy wdrożenie – zainstalujemy Hatiroo na Waszych serwerach i przeniesiemy procesy wypracowane w ramach Warsztatu próbnego. Od tej pory będziecie mieć możliwość dodawania kolejnych procesów we własnym zakresie.

Ostatecznie, po podpisaniu umowy, rozpoczniemy wdrożenie systemu, zapewniając pełne wsparcie techniczne na każdym etapie.

Ile to kosztuje?

Najczęściej Zadawane Pytania (FAQ)

Jak mogę przetestować system? Czy jest dostępne jakieś DEMO?

Hatiroo® to system, który wymaga zaangażowania wielu osób. Standardowe DEMO umożliwia dostęp tylko jednej osobie, a to nie pozwala na pełne przetestowanie funkcji związanych z opiniowaniem, akceptacją czy zbieraniem podpisów. Dlatego oferujemy usługę Warsztatu próbnego, w ramach której przetestujecie dwa rzeczywiste procesy, które sprawdzają się w Waszej firmie. Dodatkowo będziecie mogli również wypróbować podpisy elektroniczne Autenti® i DocuSign®. Testy te będą dostępne przez dwa tygodnie dla dziesięciu osób i poprzedzone szkoleniem użytkowników.

Jak długo trwa i jak przebiega proces wdrożenia systemu Hatiroo®?

Standardowy czas wdrożenia systemu Hatiroo® to około 4 tygodni, ale w trybie przyspieszonym możemy skrócić ten okres do 2 tygodni. Standardowy proces wdrożenia składa się z warsztatu próbnego (2 tygodnie), podpisania umowy abonamentowej oraz wdrożenia produkcyjnego Hatiroo® na Waszych serwerach (1 tydzień).

Twoje problemy, nasze rozwiązania! 5 przeszkód, które dzięki Hatiroo® przestaną istnieć

Autor:
Krzysztof Rosół, CEO Hatiroo®

Ekspert w dziedzinie obiegu dokumentów i podpisów elektronicznych. Od ponad 15 lat projektuje procesy biznesowe i doradza swoim klientom w zakresie efektywności pracy. Jest architektem wielu rozwiązań systemów do obiegów dokumentów, w tym systemu Hatiroo®.

Autor:
Krzysztof Rosół, CEO Hatiroo®

Usprawnij firmowe procesy z Hatiroo®

Zamień papier i maile na nowoczesny system do elektronicznego obiegu dokumentów

Elektroniczny obieg dokumentów – system Hatiroo® w Twojej firmie

Spis treści:

Czym jest elektroniczny obieg dokumentów?