5 największych zalet elektronicznego obiegu dokumentów
Być może masz dość papierologii i zaczynasz zastanawiać się nad wprowadzeniem do swojej firmy bardziej nowoczesnych rozwiązań. Być może ktoś powiedział Ci o ciekawym systemie do elektronicznego obiegu dokumentów i chciałbyś dowiedzieć się o nim nieco więcej.
Możesz mieć równe powody, dla których chcesz poznać jak najwięcej wad i zalet wprowadzenia elektronicznego obiegu dokumentów do firmy. Chętnie w tym Ci pomożemy! Dziś mamy dla Ciebie 5 największych zalet elektronicznego obiegu dokumentów najczęściej wskazywanych przez osoby, które zrezygnowały z papieru na rzecz e-dokumentów.
Spis treści:
1. Oszczędność czasu i pieniędzy
Powinniśmy pracować po to, by żyć, a nie żyć po to, by pracować. Właściwe wyważenie czasu pomiędzy życiem prywatnym a zawodowym jest trudne, szczególnie dla osób prowadzących własne działalności gospodarcze. Właśnie dlatego, jeśli tylko jest taka możliwość, warto wprowadzać do firmy usprawnienia, pozwalające zaoszczędzić czas, który można później poświęcić rodzinie lub na realizowanie pasji.
Dobry system do elektronicznego obiegu dokumentów pozwala realnie zaoszczędzić wiele godzin, które w firmach procesujących dokumenty tradycyjnie traci się na:
- drukowanie,
- skanowanie,
- obsługę skrzynki mailowej,
- wprowadzanie nowych pracowników w procedury firmowe.
2. Wydajniejsza praca na podstawie ustalonych procedur
Pracownicy wykonujący swoje obowiązki według określonych procedur są wydajniejsi i pracują efektywniej. Oczywiście nie mówimy tu o sztucznie generowanych procedurach, które są sztuką dla sztuki i nikt nie wie, czemu tak naprawdę służą.
Mowa o niezbędnych procedurach, które prowadzą do określonej akcji, np. finalizacji umowy. Jeśli te procesy są z góry zdefiniowane, wszystko przebiega sprawniej i szybciej. Pracownik nie musi dopytywać kolegów lub przekopywać się przez góry dokumentacji, tylko jest prowadzony „za rękę” przez system.
Właśnie tak działa system do elektronicznego obiegu dokumentów Hatiroo®. Umożliwia uporządkowanie wszystkich firmowych procesów i stworzenie z nich zdefiniowanych procedur – tak jasnych i klarownych, że bez problemu skorzysta z nich również nowy pracownik, który dopiero wdraża się w swoje obowiązki.
3. Stały i szybki dostęp do uporządkowanych dokumentów
Szukanie zaginionej umowy wśród setek wyglądających tak samo dokumentów to koszmar. Elektroniczne przechowywanie całej dokumentacji rozwiązuje ten problem. Archiwizacja dokumentów w ramach systemu do elektronicznego obiegu odbywa się online, a do każdego dokumentu, nawet umowy sprzed kilku lat, można dostać się przy pomocy kilku kliknięć.
Zastanów się – kilka kliknięć z kubkiem gorącej kawy w ręku czy żmudne przerzucanie zakurzonych segregatorów przeplatane kompulsywnym kichaniem. Wybór chyba jest prosty, prawda?
Dowiedz się więcej o elektronicznym obiegu dokumentów
4. Bezpieczeństwo danych
System do elektronicznego obiegu dokumentów daje pewność, że wszystkie firmowe dokumenty są bezpieczne – również te, z których korzystają pracownicy wykonujący swoje obowiązki zdalnie. W końcu trudno panować na tym, w jaki sposób pracownik przechowuje w domu dokumenty wyniesione z firmy i czy spełnia warunki stawiane przez RODO.
Kontrola nad dokumentami przechowywanymi elektronicznie jest dużo łatwiejsza. Bezpieczniejsze niż dokumenty papierowe są również dokumenty podpisane elektroniczne – każdy z nich zaszyfrowany jest z wykorzystaniem algorytmów RSA (więcej szczegółów na ten temat znajdziesz w artykule Podpis elektroniczny w praktyce)
5. Sprawniejsze finalizowanie umów
Korzystanie z systemu do elektronicznego obiegu dokumentów, szczególnie tego zintegrowanego z platformą do podpisu elektronicznego (czyli tak jak w przypadku Hatiroo® + DocuSign®), realnie prowadzi do sprawniejszego i szybszego finalizowania umów. A jak wiadomo, szybsza finalizacja umów to szybsze zyski dla Twojej firmy.
System Hatiroo® zintegrowany z usługą Microsoft 365 umożliwia sprawne przygotowanie treści umowy i przeprowadzenie jej przez proces opiniowania i akceptacji. Pamiętaj, że im szybciej po spotkaniu z kontrahentem uda Ci się wygenerować potrzebny dokument, tym:
- klient lepiej będzie pamiętał szczegóły ze spotkania,
- jeśli spotkanie przebiegło w miłej atmosferze, kontrahent będzie pozytywnie nastawiony do planowanej transakcji,
- tym samym będzie on bardziej skłonny, by złożyć podpis na umowie i sfinalizować proces.
Obieg dokumentów w firmie – z jakich narzędzi warto korzystać?
Kontrola nad dokumentami przechowywanymi elektronicznie jest dużo łatwiejsza. Bezpieczniejsze niż dokumenty papierowe są również dokumenty podpisane elektroniczne – każdy z nich zaszyfrowany jest z wykorzystaniem algorytmów RSA (więcej szczegółów na ten temat znajdziesz w artykule Podpis elektroniczny w praktyce.)
Autor:
Krzysztof Rosół, CEO Hatiroo®
Ekspert w dziedzinie obiegu dokumentów i podpisów elektronicznych. Od ponad 15 lat projektuje procesy biznesowe i doradza swoim klientom w zakresie efektywności pracy. Jest architektem wielu rozwiązań systemów do obiegów dokumentów, w tym systemu Hatiroo®.
Autor:
Krzysztof Rosół, CEO Hatiroo®
Ekspert w dziedzinie obiegu dokumentów i podpisów elektronicznych. Od ponad 15 lat projektuje procesy biznesowe i doradza swoim klientom w zakresie efektywności pracy. Jest architektem wielu rozwiązań systemów do obiegów dokumentów, w tym systemu Hatiroo®.
