DocuSign® czy Autenti® – która platforma lepiej sprawdzi się w Twojej firmie?
2023-02-01Konwersja dokumentu Office
2024-11-22Trudno znaleźć człowieka, który lubi absolutnie wszystkie obowiązki służbowe, jakie musi wykonywać w ramach swojej pracy. Papierologia, nudne i powtarzalne czynności czy porządkowanie skrzynki mailowej bywają uciążliwe i nie wpływają dobrze ani na produktywność, ani na satysfakcję z wykonywanej pracy. Warto jednak wiedzieć o tym, że istnieją narzędzia, które pozwolą Ci wyeliminować niektóre z niedogodności. Poznaj 5 najczęstszych problemów, o jakich mówią nasi klienci, którzy zastanawiają się nad wdrożeniem elektronicznego obiegu dokumentów do swojej firmy.
Spis treści:
- 1. Liczba dokumentów generowanych przez firmę jest tak duża, że trudno mi je kontrolować
- 2. Muszę co jakiś czas pojawiać się w firmie nawet jeśli pracuję zdalnie
- 3. Archiwizacja dokumentów jest uciążliwa, a bałagan w segregatorach frustrujący
- 4. W procedurach firmowych panuje bałagan, a obowiązki pracowników nie są jasno sprecyzowane
- 5. Tracę czas na powtarzalne czynności
1. Liczba dokumentów generowanych przez firmę jest tak duża, że trudno mi je kontrolować
Jeśli Twoja firma rocznie przetwarza kilka umów, najprawdopodobniej bez problemu dajecie sobie radę ze zorganizowaniem pracy i przeprocesowaniem ich od stworzenia dokumentu aż do jego podpisania. Jeżeli jednak dokumentów jest więcej, zaczyna robić się bałagan. Kartki papieru spływają na Twoje biurko z każdej strony, a Ty masz problemy z tym, by je kontrolować? Zamiana tradycyjnego procesowania dokumentów na elektroniczne sprawi, że wszystkie umowy, zarówno te sfinalizowane, jak i te w trakcie realizacji, będą w jednym miejscu, skatalogowane, uporządkowane i dostępne w zasięgu kilku kliknięć.
2. Muszę co jakiś czas pojawiać się w firmie nawet jeśli pracuję zdalnie
Od 2020 roku praca zdalna zaczęła być normą, a nie wyjątkiem. Wiele firm przeszło całkowicie na tryb zdalny lub daje pracownikom wybór – zdalnie, stacjonarnie lub hybrydowo. Wybrałeś pracę zdalną, ale i tak od czasu do czasu musisz podjechać do firmy tylko po to, by odebrać dokumenty lub je podpisać? Wiemy, że przebijanie się przez całe miasto w korkach tylko w tym celu może być frustrujące. Zamiana tradycyjnego procesowania na elektroniczny obieg dokumentów sprawi, że praca zdalna stanie się bardziej komfortowa, a wszystkie dokumenty będą w pełni bezpieczne i przechowywane zgodnie z RODO.
Spawdź, jakie funkcjonalności powinien mieć dobry system do elektronicznego obiegu dokumentów
3. Archiwizacja dokumentów jest uciążliwa, a bałagan w segregatorach frustrujący
Dokumenty lubią się gubić dokładnie w momencie, w którym są potrzebne. W natłoku obowiązków często odkładasz moment zarchiwizowania umowy w odpowiednim segregatorze, a stosik dokumentów na Twoim biurku systematycznie rośnie? Znamy ten problem. Archiwizowanie papierowych dokumentów to niewdzięczne zadanie, a szukanie umowy sprzed kilku lat w opasłych segregatorach potrafi zająć długie godziny. W Hatiroo® wszystkie dokumenty w formie elektronicznej są posegregowane i przechowywane w bezpiecznym repozytorium plików. Jeśli za kilka lat będziesz szukał umowy podpisanej w 2022 roku, znajdziesz ją bez trudu w kilka minut.
4. W procedurach firmowych panuje bałagan, a obowiązki pracowników nie są jasno sprecyzowane
W proces tworzenia, opiniowania i zatwierdzania umowy często zaangażowanych jest kilka osób. W Twojej firmie procesy nie są jasno zdefiniowane, pracownicy nie wiedzą, kiedy mają wykonywać swoją część pracy, a projekt co chwilę utyka w miejscu ze względu na brak organizacji? W Hatiroo® wszystkie procesy są jasno zdefiniowane, a każdy etap przyporządkowany do konkretnej osoby lub działu. System automatycznie przydziela zadanie do następnej osoby po ukończeniu kolejnego etapu oraz wysyła powiadomienia w momencie, gdy ktoś nie zdąży wykonać swojej pracy w określonym czasie.
5. Tracę czas na powtarzalne czynności
Załączanie do maila, wysyłanie, pobieranie, drukowanie, parafowanie dziesiątek stron… czynności, które są niezbędne w przypadku tradycyjnego procesowania dokumentów, bywają bardzo nużące i czasochłonne. A przecież godziny spędzone przy drukarce czy obsłudze maila mogłyby być wykorzystanie na zadania, które będą bardziej satysfakcjonujące, a firmie przyniosą większy zysk. Dzięki Hatiroo® te powtarzalne i niewdzięczne czynności nie będą już potrzebne. Wszystkie dokumenty będą edytowane w ramach systemu, pracownicy będą mogli pracować na jednej wersji pliku nawet w tym samym momencie. Jeśli zdecydujecie się na system Hatiroo® zintegrowany z platformą do podpisu elektronicznego, drukowanie umów również przestanie być konieczne.
Jeśli warto ułatwiać sobie pracę, to czemu by tego nie robić? Tym bardziej, że wdrożenie elektronicznego procesowania dokumentów naprawdę się opłaca! Jeśli nadal nie jesteś przekonany, skontaktuj się z nami. Pokażemy Ci, jak działa system Hatiroo®, a Ty zdecydujesz, czy to rozwiązanie będzie korzystne dla Twojej firmy.
Usprawnij firmowe procesy z Hatiroo®
Autor:
Krzysztof Rosół, CEO Hatiroo®
Ekspert w dziedzinie obiegu dokumentów i podpisów elektronicznych. Od ponad 15 lat projektuje procesy biznesowe i doradza swoim klientom w zakresie efektywności pracy. Jest architektem wielu rozwiązań systemów do obiegów dokumentów, w tym systemu Hatiroo®.
