Czy wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów się opłaca?
2020-01-09
Jak usprawnić obieg dokumentów? Wykorzystaj SharePoint® w usłudze Office 365®
2020-02-05DocuSign® to platforma do zbierania podpisów na dokumentach. To narzędzie, które umożliwia złożenie podpisu elektronicznego z dowolnego miejsca, o dowolnej porze, z dowolnego urządzenia z dostępem do Internetu.
Co jeszcze warto o nim wiedzieć?
Kilka słów o DocuSign®
DocuSign® to oprogramowanie chmurowe. Oznacza to, że pliki, które raz zostaną wgrane na platformę, zostają na niej i są zawsze dostępne dla każdej osoby, która podpisała dokumenty. To bardzo istotne, jeśli zależy Ci na tym, by mieć nieograniczony dostęp do podpisywanych wcześniej dokumentów. Dzięki DocuSign® będąc w dowolnym miejscu na świecie, w kilka chwil będziesz mógł wrócić do umowy podpisywanej rok wcześniej.
Platforma DocuSign® to światowy standard. Dostępna jest w 189 krajach i 48 językach, a korzysta z niej już 40 milionów użytkowników. Liczby mówią same za siebie – DocuSign® to godne zaufania i bezpieczne narzędzie, doceniane przez firmy na całym świecie. To jedyny dostawca podpisu elektronicznego, który posiada certyfikaty: ISO 27001; SSAE16, PCI DSS 2.0, TRUSTe, SafeHarbor, HIPPA.
Do czego możesz wykorzystać DocuSign®?
Trudno wymienić wszystkie zastosowania DocuSign®. Zacznijmy od tego, że platforma umożliwia podpisywanie dokumentów zarówno podpisem elektronicznym, jak i podpisem kwalifikowanym, niezależnie od jego dostawcy (podpis kwalifikowany dostarczają obecnie firmy: Asseco Data Systems S.A., Enigma SOI, EuroCert Sp. z o.o., Krajowa Izba Rozliczeniowa S.A., Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych S.A.).
Platforma ta wykorzystywana jest m.in. w sprzedaży (zarządzanie umowami), finansach (zatwierdzanie wyników audytu, zatwierdzaniu inwestycji), IT (wnioski o zmianę, podpisywanie protokołów odbioru) czy zarządzaniu (wysyłanie zamówień, umowy ramowe).
W przypadku umów o pracę wymagane jest aby pracodawca podpisał się podpisem kwalifikowanym. Kodeks pracy nie wymaga od pracownika podpisania się podpisem kwalifikowanym. Dzięki temu platforma DocuSign® doskonale sprawdzi się w przypadku zawierania umów o pracę lub zmian w umowach. W DocuSign® wskazujemy, aby szef podpisał się swoim podpisem kwalifikowanym, a pracownik złożył „zwykły” podpis elektroniczny. Ponieważ składanie podpisu w platformie DocuSign® jest darmowe dla każdego, pracownik może skorzystać z podpisu niekwalifikowanego DocuSign®, który założy przy pierwszym podpisie.
Istnieje jednak kilka rodzajów dokumentów, w przypadku których wykorzystanie DocuSign® nie jest możliwe. Należą do nich:
- Podpisywanie dokumentów przez ePAUP nie jest możliwe w ramach platformy DocuSign®.
- Sprawozdania finansowe – podpisywanie tego rodzaju dokumentów przy pomocy DocuSign® nie jest możliwe, ponieważ platforma nie obsługuje formatu podpisu XadES i nie umożliwia podpisywania sprawozdań finansowych w wersji XML.
Istnieje jednak kilka rodzajów dokumentów, w przypadku których wykorzystanie DocuSign® nie jest możliwe.
- Podpisywanie dokumentów przez ePAUP nie jest możliwe w ramach platformy DocuSign®.
- Sprawozdania finansowe – podpisywanie tego rodzaju dokumentów przy pomocy DocuSign® nie jest możliwe, ponieważ platforma nie obsługuje formatu podpisu XadES i nie umożliwia podpisywania sprawozdań finansowych w wersji XML.
Sposoby licencjonowania
DocuSign® daje dwie możliwości licencjonowania. Zanim jednak omówimy je dokładnie, musimy wyjaśnić sobie, co oznacza pojęcie koperta w ramach platformy DocuSign®. Wyobraź sobie tradycyjny list, który wysyłasz za pośrednictwem poczty. Powiedzmy, że chcesz przesłać kontrahentowi umowę do podpisania. Co robisz? Przygotowujesz umowę i załączniki, wkładasz do koperty i wysyłasz kurierem. W ramach DocuSign® przygotowujesz taką samą kopertę z zawartością, tyle że wirtualną. A jaka jest różnica między platformą a tradycyjną wysyłką? W DocuSign® jedna koperta może być wysłana do wielu osób jednocześnie. W przypadku tradycyjnej poczty, jeśli osoby, których podpisy mają się znaleźć na dokumencie, mieszkają w różnych miejscach, za przesyłkę trzeba będzie zapłacić kilkukrotnie.
Wracając do sposobów licencjonowania – DocuSign® daje dwie możliwości:
- Licencja na użytkownika – ten rodzaj licencji zakłada opłatę za konto użytkownika, w ramach którego może on wykorzystać do 100 kopert. To dobry wybór, jeśli z platformy będzie korzystać niewiele osób. Co ważne, w DocuSign® opłaty dotyczą tylko osób, które wysyłają dokument do podpisania. Odbiorcy, którzy tylko podpisują dokument, nie płacą za dostęp do platformy. Licencję możesz zakupić bezpośrednio od DocuSign®, dla max. 3 użytkowników. Chcesz wykupić licencję dla większej liczby użytkowników? Skontaktuj się z partnerem DocuSign®.
- Licencja na liczbę kopert – w tym wypadku liczba użytkowników korzystających z platformy jest dowolna – liczy się liczba kopert, jaka zostanie wykorzystana na rok. Najmniejszy pakiet zakłada wykorzystanie 500 kopert w ciągu 12 miesięcy. Jeśli w trakcie okaże się, że kopert jest za mało, można je dokupić. Jeśli po zakończeniu roku koperty pozostaną niewykorzystane, przepadają – nie ma możliwości skorzystania z nich w kolejnym roku.
Uwaga! Jeśli szacunkowo w Twojej firmie rocznie procesuje się 500 dokumentów, liczba kopert w ramach DocuSign®, powinna być dwukrotnie większa. Dlaczego? Wróćmy do porównania z tradycyjną pocztą. Jeśli kontrahent po otrzymaniu umowy znajdzie w niej błędy, będziesz musiał poprawić dokument, jeszcze raz włożyć go do koperty i wysłać. Ten proces w ramach platformy odbywa się analogicznie. Wysyłka korekty umowy = nowa wykorzystana koperta. Pakiety kopert możesz zakupić tylko bezpośrednio od partnera DocuSign®. Minimalne zamówienie to 500 kopert.
DocuSign® to platforma, która ma setki zastosowań, jednak ma też pewne ograniczenia, o których warto wiedzieć, zanim podejmie się ostateczną decyzję o zakupie licencji. Mamy nadzieję, że nasz krótki przewodnik po DocuSign® pomógł Ci upewnić się, że jest to narzędzie, które warto wdrożyć do Twojej firmy.
