Sprawne przygotowywanie dokumentów to klucz do rozwoju Twojego biznesu
2022-05-15
Jak nie odkładać zadań w czasie, czyli automatyzacja pracy a prokrastynacja
2022-06-19W jaki sposób w Twojej firmie przebiega proces opiniowania i akceptacji nowych umów? Wszystko idzie jak w zegarku, czy czujesz, że najlepszym określeniem tego procesu mogłoby być słowo „chaos”? Najczęściej problemy ze sprawnym procesowaniem umów zdarzają się w dużych firmach o rozbudowanych strukturach. To właśnie w nich dokument, zanim trafi do osoby zatwierdzającej lub kontrahenta przechodzi często przez kilka działów i pracuje nad nim minimum kilka osób. W jaki sposób można usprawnić te czynności?
Opiniowanie i akceptacja – czym się różnią?
Kiedy treść nowej umowy jest już stworzona, dokument zostaje przekazany dalej – najczęściej do działu prawnego, który dodaje swoje fragmenty lub sprawdza, czy treść umowy jest zgodna z prawem. Treści dokumentów opiniowane są również przez managerów poszczególnych działów. Po sprawdzeniu treść umowy z poprawkami trafia z powrotem do osoby tworzącej umowę lub koordynującej proces jej powstawania.
Kiedy po wszystkich uwagach treść umowy jest gotowa, dokument trafia do akceptacji. W strukturach firmy treść dokumentu akceptuje np. zarząd, a następnie umowa kierowana jest do kontrahenta, który sprawdza i akceptuje treść lub odsyła ewentualne uwagi.
Dowiedz się, jak sprawniej procesować dokumenty
Pełna skrzynka mailowa i częste pomyłki
Osiągnięcie stanu Inbox Zero w skrzynce mailowej niejednemu z nas wydaje się niemożliwe do osiągnięcia. Nic w tym dziwnego. Często większość wewnątrzfirmowych procesów odbywa się właśnie za pośrednictwem skrzynki mailowej. Tam załączane i przesyłane są dokumenty, przekazywane są ustalenia między poszczególnymi działami oraz przekazywane komunikaty od osób zarządzających. W takim gąszczu wiadomości trudno o porządek.
Według danych przekazywanych przez Deloitte w 80% przypadków podczas klasycznego procesowania umów drogą mailową, w pewnym momencie ktoś popełni błąd i prześle dalej nieaktualną wersję dokumentu.
Jak do tego dochodzi? Wyobraź sobie standardowy proces opiniowania i akceptowania treści umowy w dużej firmie. Osoba zajmująca się koordynacją procesu wysyła treść umowy do 5 osób, które mają ją przeczytać i określić, czy treść jest prawidłowa, zgodna z prawem lub z zasadami panującymi w firmie. Te 5 osób po wprowadzeniu swoich uwag i komentarzy przesyła dokumenty do koordynatora. Ten musi scalić 5 nowych wersji w jedną i znów wysłać ją do tych samych osób, by sprawdziły treść po poprawkach. Szacuje się, że w standardowym procesie takich cykli, w których ktoś wysyła, załącza, pobiera, przesyła czy scala jest 9. Zazwyczaj przy 3 albo 4 cyklu ktoś popełnia błąd i załącza złą wersję dokumentu. W ten sposób cały proces zostaje zaburzony, powstaje chaos i bałagan, a opiniowanie i akceptacja jeszcze bardziej się przedłużają.
Jak można zrobić to lepiej w Hatiroo®?
Procesowanie umów przez tworzenie ich treści na dysku, załączanie do wiadomości mailowej, przesyłanie, pobieranie i podobne załączanie generuje dużo błędów. W jaki sposób można usprawnić te procesy?
- Office 365® + Teams (lub inne narzędzia o podobnej funkcjonalności) – to rozwiązanie, które będzie korzystne przede wszystkim dla małych firm. Wszędzie tam, gdzie procesy nie są bardzo skomplikowane, dużym usprawnieniem będzie możliwość jednoczesnej pracy na jednym dokumencie praz narzędzie do pracy zespołowej umożliwiające pominięcie drogi mailowej. Warto pamiętać o tym, że równoczesna praca rzadko oznacza to, że dwie osoby jednocześnie tworzą treść jednego dokumentu. Częściej wygląda to tak, że jedna osoba pisze, a druga w tym czasie może przeczytać i zaopiniować treść umowy. Taki tryb pracy bardzo przyspiesza cały proces.
- System do elektronicznego obiegu dokumentów zintegrowany z Office 365®. W większych firmach, w których droga, którą musi przejść większość dokumentów jest dłuższa i bardziej skomplikowana, przydatny będzie dobry system do elektronicznego obiegu dokumentów. Takie narzędzie sprawia, że każda umowa ma z góry określoną ścieżkę do przejścia, a osoby uczestniczące w tworzeniu, opiniowaniu czy akceptacji dokumentu zawsze wiedzą, kiedy mają wykonać jakieś działanie i gdzie dalej przekazać umowę.
Im jakaś czynność jest bardziej skomplikowana i czasochłonna, tym bardziej odwlekamy ją w czasie. Uprość procesy w swojej firmie i zminimalizuj ryzyko niekończącego się prokrastynowania zadań. Skontaktuj się z nami – automatyzacja i zwiększanie efektywności pracy to nasza specjalność.
Autor:
Krzysztof Rosół, CEO Hatiroo®
Ekspert w dziedzinie obiegu dokumentów i podpisów elektronicznych. Od ponad 15 lat projektuje procesy biznesowe i doradza swoim klientom w zakresie efektywności pracy. Jest architektem wielu rozwiązań systemów do obiegów dokumentów, w tym systemu Hatiroo®.
