Jak procesować umowy szybciej? Opiniowanie i akceptowanie w pigułce
2022-05-29Pytania i odpowiedzi, czyli co warto wiedzieć o DocuSign®?
2022-07-03Jak często zdarza Ci się odkładanie realizacji zaplanowanych zadań na później? Zjawisko prokrastynacji dotyczy niemal każdego z nas. Okazjonalne prokrastynowanie nie stanowi większego problemu i nie dezorganizuje pracy. Jeśli jednak odwlekanie zadań w czasie zdarza Ci się niepokojąco często, powoduje niedotrzymywanie terminów, a co za tym idzie, opóźnianie finalizacji firmowych umów, warto zawalczyć z prokrastynacją. Jak? Są na to sposoby.
Dlaczego prokrastynujemy? Najczęstsze powody odwlekania zadań w czasie
Prokrastynacja to nałogowe odwlekanie czynności w czasie. To pętla, która nie tylko prowadzi do ogromnych wyrzutów sumienia, ale również dezorganizuje pracę i wydłuża czas jej trwania. Odwlekanie zaplanowanych zadań i zajmowanie się w tym czasie czymś zupełnie innym, np. scrollowaniem mediów społecznościowych lub sprzątaniem biurka, często ma swoje źródła, które nietrudno odnaleźć. Jakie są najczęstsze powody prokrastynowania zadań?
- Strach przed porażką. Odwlekamy zadania w czasie często wtedy, gdy obawiamy się, że nam się nie uda. Właśnie dlatego jako jedna z metod pomagających w walce z prokrastynacją, jest dzielenie dużych, skomplikowanych zadań na mniejsze i prostsze etapy.
- Zmęczenie, brak snu, niski poziom energii. Dni wypełnione po brzegi zadaniami, nadgodziny w pracy i niezdrowy tryb życia sprawiają, że organizm w pewnym momencie mówi dość. Jeśli wpadłeś w pętlę prokrastynacji, spróbuj wziąć kilka dni wolnego, odpocząć (najlepiej na świeżym powietrzu) i porządnie się wyspać.
- Nadmiar obowiązków, niechęć do wykonywania czasochłonnych i żmudnych zadań. Okazuje się, że bardzo często odkładamy w czasie zadania, które, choć nie są trudne i skomplikowane, to wiemy, że zajmą nam sporo czasu oraz są żmudne i nieciekawe. Prokrastynacja bardzo często występuje również u osób, które mają zbyt dużo obowiązków na głowie. Rozwiązaniem w tym przypadku jest maksymalna automatyzacja pracy i wykorzystywanie systemów eliminujących czasochłonne, proste i żmudne czynności.
Interesujące? Chcesz wiedzieć więcej? Mamy dla Ciebie porcję wiedzy
Jakie zadania odwlekamy i jak temu zaradzić?
Działanie każdej firmy ma nieco inną specyfikę, ale w niemal każdej w mniejszym lub większym stopniu procesuje się umowy. Każdy z etapów tych procesów wymaga zaangażowania kilku osób i przeprowadzany bez wsparcia odpowiednych narzędzi bywa czasochłonny i żmudny. A jak coś jest czasochłonne i żmudne to… no właśnie – odwlekamy! Jakich zadań często nie mamy ochoty wykonywać od zaraz?
Przygotowywanie umów
Przygotowywanie treści dokumentów, jeśli nie mamy aktualnego wzoru, jest czasochłonne. A jeśli mamy wzór, ale tych umów jest 20, każda z nich ma 20 stron, które trzeba przescrollować w poszukiwaniu miejsc do uzupełnienia dla każdego z klientów z osobna? W takiej sytuacji nietrudno o zniechęcenie i odwlekanie przygotowywania umów, a tym samym przesuwanie w czasie ich finalizacji, która mogłaby przynieść firmie zyski.
Rozwiązaniem może być intuicyjny systemu do elektronicznego obiegu dokumentów Hatiroo®, dzięki któremu właściwy wzór umowy będzie zawsze pod ręką, wszystkie dane klienta zostaną automatycznie pobrane z GUS, a szczegółowe informacje dotyczące transakcji zaciągnięte z formularza stworzonego specjalnie pod konkretny typ umowy.
Zbieranie podpisów lub podpisywanie dokumentów
Zbieranie podpisów od wszystkich członków zarządu, a następnie wysyłanie papierowej umowy do kontrahenta to często prawdziwa gonitwa. Trzeba wydrukować dokumenty w kilku egzemplarzach, złapać osoby uprawnione do podpisu, które rzadko przebywają w siedzibie firmy. Każda z nich musi nie tylko złożyć podpis, ale również zaparafować wszystkie strony. Gdy umowa zostanie podpisana, trzeba przesłać ją z pomocą kuriera do kontrahenta, ten musi ją podpisać… uff… i tak dalej i tak dalej. Czy już zmęczyłeś się na samą myśl?
Rozwiązaniem może być dopracowana platforma do podpisu elektronicznego, dzięki której każda z osób uprawionych do podpisu złoży go przy pomocy kliknięć, a cały proces może skrócić się aż o 83%.
Umieszczanie dokumentów w archiwum
Trudności w odnalezieniu papierowej umowy zdarzają się nagminnie. Często winny jest zły system przechowywania, pomyłki lub przeoczenie umowy, która powinna znaleźć się w segregatorze, a zginęła w gąszczu papierów na biurku, po tym jak kolejny dzień mówiłeś sobie, że uporządkujesz dokumenty już jutro.
A gdyby tak wszystkie umowy po finalizacji wpadały automatycznie do elektronicznego archiwum? Hatiroo daje taką możliwość! W dokumentach panuje porządek, łatwo je odnaleźć nawet po kilku latach, a prokrastynatorzy mają jeden powód do odwlekania zadań w czasie mniej.
Odwlekanie zadań w czasie nie służy nikomu – ani rozwojowi firmy, ani samopoczuciu odwlekającej osoby, ani poczuciu sprawczości i pewności siebie. Nie zawsze jednak silna wola wystarczy, by wszystkie zadania wykonywać na czas. Warto pomóc sobie narzędziami, które dużą część pracy wykonają za nas.