Opieranie biznesu o wymianę dokumentów w klasycznej formie oraz finalizowanie transakcji i podpisywanie umów w tradycyjny sposób coraz częściej postrzegane jest jako nieefektywne i nieekologiczne. Nowoczesne narzędzia i rozwiązania, które umożliwiają wyeliminowanie lub zredukowanie zużycia papieru, sprawiają, że coraz więcej firm decyduje się na digitalizację swoich procesów.

Oparcie funkcjonowania firmy o intuicyjny system do elektronicznego obiegu dokumentów ma realny wpływ na przyspieszenie finalizacji umów i zwiększenie zysków. Jak działa taki obieg dokumentów elektronicznych oraz jakie daje możliwości i korzyści?

Przewaga rozwiązań paperless nad drukiem

O kwestiach związanych z przeniesieniem procedur firmowych do sieci coraz głośniej zaczęto mówić w marcu 2020 r. Pandemia COVID-19 sprawiła, że wielu pracowników zaczęło wykonywać swoje obowiązki zdalnie, a konieczność tradycyjnego procesowania papierowych dokumentów zaczęła być problematyczna i stanowić zagrożenie dla zachowania ciągłości biznesu. Systemy do elektronicznego obiegu dokumentów stały się idealną odpowiedzią na aktualne potrzeby firm.

Dobry system do elektronicznego obiegu dokumentów jest dokładnie taki, jakie powinny być nowoczesne narzędzia wspierające rozwój firmy – elastyczny, intuicyjny i mobilny. W firmach, gdzie dokumenty procesowane są elektronicznie, pracownicy mogą przebywać w zupełnie różnych miejscach na całym świecie, a firma nadal funkcjonuje sprawnie i bez przeszkód.

Dlaczego w takim razie wszystkie firmy nie zdecydują się na digitalizację swoich procesów? Powodem często jest strach przed kosztami, który często wynika z nieświadomości dotyczącej realnych kosztów tradycyjnego procesowania dokumentów. Według PWC całościowy koszt wydruku jednej strony to aż 3 zł, a nie, jak mogłoby się wydawać, zaledwie kilka groszy (źródło). Koszt wydruku to nie tylko kartka papieru i tusz. To również opłaty za archiwizację, przesyłki dokumentów, leasing sprzętu, koszt korekt czy ponownego wydruku w wyniku błędu, a także płaca za pracę osoby, która zajmuje się obsługą urządzenia. Do tego dochodzą koszty, które trudno policzyć, czyli… zgubione egzemplarze umowy, która akurat jest pilnie potrzebna. Więcej o tym, w jaki sposób elektroniczny obieg dokumentów może pomóc oszczędzać pieniądze, przeczytasz w artykule Czy wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów się opłaca?

Elektroniczny obieg dokumentów – kiedy się sprawdzi?

Wdrożenie systemu do elektronicznego obiegu dokumentów pozwala na znaczne zmniejszenie kosztów operacyjnych oraz oszczędność czasu, który można przeznaczyć na ważniejszą i wydajniejszą pracę. Elektroniczne procesowanie dokumentów pozwala również na zachowanie porządku w dokumentach, który nie wymaga od pracowników żadnego nakładu pracy (drukowania, wpinania, segregowania) – system robi to za nich.

Czy oznacza to, że każda firma powinna korzystać z systemu do elektronicznego obiegu dokumentów? Oczywiście, że nie! Jeśli w Twojej firmie procesuje się 5-10 umów w skali roku, najprawdopodobniej ich finalizacja drogą tradycyjną będzie kosztowała Cię mniej niż wykupienie licencji na narzędzie do procesowania dokumentów online. System do elektronicznego obiegu dokumentów będzie jednak opłacalny już od 20 umów w skali roku, a im więcej dokumentów, tym przewaga e-narzędzi nad tradycyjnymi rozwiązaniami będzie rosła.

Elektroniczny obieg dokumentów – jak to działa?

Jakie możliwości daje system do elektronicznego obiegu dokumentów Hatiroo® i jakie czynności pomoże Ci zautomatyzować?

• Zadania. W systemie Hatiroo® możesz tworzyć zadania, które przypiszesz do określonych osób lub działów w firmie. Do zadań możesz dodać m.in. załączniki i daty realizacji, możesz tworzyć dokumenty od podstaw lub korzystać z gotowych szablonów.
• Powiadomienia. Na każdym z etapów procesowania dokumentów system wygeneruje powiadomienia dla osób, które powinny mieć wgląd do plików lub wykonać jakąś akcję.
• Przypomnienia. System wygeneruje przypomnienia, dzięki którym żadna z osób uczestniczących w projekcie nie przeoczy zadań, jakie ma do wykonania. System przypomni również o upływającym terminie danego zadania.
• Repozytorium. Stworzone dokumenty będą przechowywane w bezpiecznym repozytorium plików, dzięki któremu tylko kilka kliknięć wystarczy, by znaleźć umowę, która była podpisywana nawet kilka lat temu.

System do elektronicznego obiegu dokumentów Hatiroo® może być również zintegrowany z innymi narzędziami, które rozbudowują jego możliwości. Integracja z DocuSign® pozwala na szybkie podpisywanie przygotowanych dokumentów, zarówno przez osoby z firmy, jak i przez kontrahentów. Połączenie narzędzia z Microsoft 365® umożliwia natomiast pracę wielu osób na jednej wersji pliku, co znacznie ułatwia i przyspiesza proces tworzenia treści dokumentu.

System do elektronicznego obiegu dokumentów Hatiroo® to narzędzie intuicyjne i elastyczne, pozwalające na dostosowanie wszystkich procesów i procedur do specyfiki działania konkretnej firmy. System działa z poziomu przeglądarki, dzięki czemu pracownicy mają do niego dostęp z dowolnego miejsca i dowolnego urządzenia z dostępem do internetu. Hatiroo™ to narzędzie, które znacznie podnosi komfort pracy i jej wydajność.