Jak wprowadzić elektroniczny obieg dokumentów?
2021-07-11
5 problemów, które rozwiązuje DocuSign®
2021-08-29Less waste, emisja CO2, globalne ocieplenie, susze – pojęcia związane z ekologią i ogólnym stanem naszej planety wybrzmiewają coraz częściej – zarówno w mediach, jak i bezpośrednio z naszych ust, podczas codziennych rozmów. Coraz więcej osób prywatnych we własnym zakresie podejmuje działania, które mają na celu ochronę środowiska – próbują oszczędzać wodę i redukować ilość generowanych śmieci. Jeszcze więcej dobrego mogą zrobić firmy, te mniejsze i większe (również Twoja!) m.in. digitalizując procesy i redukując zużycie papieru.
Dlaczego wdrożenie systemu do elektronicznego obiegu dokumentów może realnie pomóc dbać o naszą planetę? Czy elektronicznie = ekologicznie?
Toniemy w papierze
Każda sekunda (!) to kolejne 10 ton papieru produkowanego na świecie. Do wyprodukowania 1 tony papieru trzeba ściąć około 17 drzew, a jedno drzewo produkuje w ciągu roku tlen wystarczający dla 10 osób.
Idąc dalej – w kolejnych 5 minutach, które poświęcisz na przeczytanie tego artykułu, na naszej planecie zostanie wyprodukowanych 300 ton papieru. Do ich produkcji ściętych zostało 5100 drzew, które mogły dać tlen dla… ponad 50 000 osób! Robi wrażenie, prawda?
Raporty The State of Global Paper Industry wskazuje, że światowa średnia rocznego zużycia papieru przypadającego na jedną osobę to 55 kg. Polska znajduje się w niechlubnym zestawieniu 26 państw, w których średnia ta jest aż dwukrotnie wyższa – w naszym kraju jedna osoba zużywa średnio aż 143 kg papieru. Niestety – bardzo dużą część tego zużycia generują przedsiębiorstwa, których funkcjonowanie opiera się na generowaniu papierowych dokumentów – umów, faktur, raportów i innych wydruków, z których około 70% ma wartość krótkotrwałą i w niedługim czasie po wydrukowaniu ląduje w koszu.
Jak wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów i zaoszczędzić papier oraz pieniądze?
Nie tylko papierowe dokumenty
Praca firm opierających swoje funkcjonowanie głównie na dokumentach papierowych generuje mnóstwo dodatkowych odpadów – nie tylko papierowych. Sporym problemem w wielu przedsiębiorstwach są tonery, a właściwie zużyte plastiki po tuszach i tonerach. Te przy intensywnej produkcji zużywane są masowo i – niestety – często wyrzucane do zwykłego kosza na odpady zmieszane. Szacuje się, że tylko 50-70% zakupionych tonerów trafia do odpowiednich firm zajmujących się ich utylizacją. Reszta ląduje w śmietniku i rozkłada się wiele lat, zatruwając nasze środowisko.
W firmach procesujących dokumenty tradycyjnie bardzo mocno eksploatowanymi sprzętami są drukarki. A oczywiste jest, że jeśli coś używane jest intensywnie, często psuje się dość szybko. W ten sposób powstają kolejne elektrośmieci, które nieodpowiednio utylizowane lub recyklingowane są ogromnym obciążeniem dla naszej planety.
Oszczędzaj środowisko i własne pieniądze
Oparcie działania firmy na dobrym systemie do elektronicznego obiegu dokumentów zintegrowanego z podpisem elektronicznym (np. Hatiroo® z platformą DocuSign®), umożliwi znaczne zredukowanie ilości papieru oraz tonerów zużywanych rocznie w Twojej firmie. DocuSign® szacuje, że dzięki ich platformie, uratowanych zostało aż 465 milionów kilogramów drzew! Elektroniczny obieg dokumentów pozwoli dodatkowo zminimalizować liczbę drukowanych faktur, a także wewnętrznych dokumentów, takich jak regulaminy, procedury, czy briefy.
Rezygnacja z papieru to również niższe koszty energii (drukarki i skanery włączone są w końcu często przez całą dobę) oraz mniejsze koszty związane z procesowaniem dokumentu od początku do końca. Z elektronicznym obiegiem dokumentów nie musisz drukować dziesiątek kartek, tracić czasu na mailowe przepychanki, szukać w pośpiechu osób uprawnionych do podpisu pod umową czy płacić za przetransportowanie dokumentu do kontrahenta – czy to taksówką, czy za pośrednictwem kuriera.
Nic nie jest czarno-białe
Niestety nie ma jednak rozwiązań idealnych. Nie próbujemy powiedzieć, że digitalizacja dokumentów to rozwiązanie w 100% ekologiczne. Również korzystanie z Internetu, obsługa sieci czy prowadzenie serwerowni prowadzą do zwiększenia emisji gazów cieplarnianych. Korzystanie z Internetu nie jest obojętne dla środowiska, ale gospodarka musi funkcjonować, a naszym zadaniem jest wybór rozwiązań, które będą najmniej szkodliwe dla naszej planety oraz najbardziej wygodne i praktyczne dla nas samych. Jeśli chcesz wpłynąć pozytywnie na poziom emisji CO2 emitowany przez korzystanie z Internetu, zamiast scrollowania serwisów społecznościowych wybierz dobrą książkę i zrób porządek w swojej skrzynce mailowej. Liczy się każdy mały krok!
Jeśli zależy Ci zarówno na ekologii, jak i na redukcji kosztów ponoszonych przez Twoją firmę na codzienne procesowanie dokumentów, skontaktuj się z nami – chętnie doradzimy, jak zorganizować obieg dokumentów w Twojej firmie i opowiemy o pomocnych rozwiązaniach.
