5 największych zalet elektronicznego obiegu dokumentów
2021-04-11
Podpis elektroniczny a forma pisemna
2021-05-09Funkcjonowanie każdej firmy, zarówno tej większej, jak i mniejszej, opiera się na dokumentach. Umowy, faktury, procedury wewnątrzfirmowe, przetargi, listy – to właśnie te wszystkie elementy sprawiają, że firma funkcjonuje, zarabia na siebie i generuje zyski.
Jest jednak jeden warunek – by firmowe dokumenty mogły pełnić swoją funkcję, muszą być logicznie posegregowane, a proces ich tworzenia, opiniowania, akceptowania i archiwizowania oparty o procedury. Temu służy właśnie obieg dokumentów będący z definicji procedurą porządkującą przepływ firmowych umów i faktur.
Tradycyjny obieg dokumentów – co to jest?
W tradycyjnym obiegu dokumenty krążą po firmie w formie papierowej. Zadrukowane kartki papieru trafiają do uprawnionych do akceptacji osób, które nierzadko znajdują się poza biurem. Akceptowanie i podpisywanie dokumentów poprzedzone jest często przygotowywaniem treści umów w formie elektronicznej – chyba niewiele jest dzisiaj firm, które swoje dokumenty sporządzają w 100% ręcznie.
Tradycyjnie prowadzony obieg dokumentów, czyli przepływ umów, faktur itd. między pracownikami a zarządem wymaga odpowiedniego zaplecza. Dokumenty procesowane tradycyjnie przede wszystkim zajmują dużo miejsca. Przedsiębiorstwa, które zdecydowały się na ten rodzaj prowadzenia firmowych umów i faktur, muszą więc zainwestować w odpowiednie meble, pozwalające przechowywać dziesiątki segregatorów w sposób zgodny z RODO. W dużych firmach biurowe meble nie wystarczą – konieczne jest zwykle wynajęcie osobnej przestrzeni, która będzie służyła jako archiwum.
Dowiedz się więcej o obiegach dokumentów
Przykład obiegu dokumentów w średniej firmie
Jak działa obieg dokumentów w praktyce? Przyglądnijmy się klasycznej sytuacji z życia firmy, w której dokumenty procesowane są w sposób tradycyjny.
Wzór umowy – gdzieś był, ale gdzie?
Marcin, pracownik działu marketingu firmy X podczas picia porannej, poniedziałkowej kawy dostaje powiadomienie ze skrzynki mailowej. Musi zająć się stworzeniem treści umowy z twórcą internetowym, który na swoich kanałach będzie promował flagowy produkt firmy X. Marcin wie już, że nie dość, że nie poogląda dziś śmiesznych kotów w internecie, to jeszcze z pewnością czekają go nadgodziny.
Marcin dobrze pamięta, że firma kiedyś na podobnych zasadach współpracowała już z innym twórcą. Wie też, że ktoś z działu przygotowywał podobną umowę. Ale gdzie ją znaleźć? Marcin rozpoczyna śledztwo, odwiedza kolegów z działu, pisze na czacie, dopytuje. W końcu – jest! Znajduje umowę, na której może się wzorować. Problem w tym, że zajęło mu to ponad 2 h – w końcu z każdym współpracownikiem trzeba było zamienić kilka słów.
Akt twórczy, czyli niezły galimatias
Marcin zabiera się za przekształcanie treści umowy pod aktualny projekt. Kiedy uznaje, że skończył pracę, przesyła mailowo treść umowy do Ani, której zadaniem jest dopisanie części dotyczącej budżetu na kampanię i wynagrodzenia. Ania wykonuje swoją pracę i przesyła umowę do menadżera zespołu. Ten odrzuca dokument – okazuje się, że twórca internetowy prowadzi jedynie konto na Instagramie, a nie na YouTubie. Umowa wraca do Marcina, ten poprawia odpowiedni zapis, ale robi to na swojej wersji – bez wzmianki o budżecie, którą dopisała Ania. Umowa trafia do prawnika, który odrzuca ją ze względu na brak ustępu mówiącego o finansach. W tym czasie zdążyło się już utworzyć 5 wersji dokumentu i nikt nie wie, która z nich właściwie jest aktualna.
Zobacz też: Twoje problemy, nasze rozwiązania! 5 przeszkód, które dzięki Hatiroo® przestaną istnieć
Moment dla zarządu, czyli gonienie króliczka
Kiedy Marcin cały spocony z nerwów po 5 h przepychanek w końcu dopina treść umowy, zostało już tylko zebranie podpisów od zarządu. Marcin z triumfalnym uśmiechem idzie piętro wyżej z plikiem kartek w ręce i… całuje klamkę. Zarząd właśnie jest w drodze na lotnisko, skąd za 3 h wyleci na kilkudniową konferencję do Berlina. Zaczyna się wyścig z czasem – czy Marcinowi uda się dogonić taksówkę prezesa?
Scenariusz tworzenia takiej umowy mógłby wyglądać inaczej, gdyby Marcin miał do dyspozycji dobry system do elektronicznego obiegu dokumentów zintegrowany z platformą do podpisu elektronicznego. Dlaczego?
- Dopięcie szczegółów zajęłoby mu maksymalnie 2-3 h.
- Prezes mógłby podpisać umowę w kilka sekund przy pomocy smartfona.
- Twórca internetowy mógłby rozpocząć realizację zlecenia następnego dnia.
- A Marcin… Marcin wróciłby do domu o 16:30, a nie o 21:00, a na przerwie miałby czas, by pooglądać śmieszne koty, zagryzając kanapkę z salami.
