Przygotowywanie ofert przetargowych wiąże się zwykle ze sporym stresem. Krótkie terminy, duży zakres dokumentów do skompletowania i skomplikowana specyfikacja dostarczana przez zamawiającego – te wszystkie czynniki sprawiają, że w ofertach przetargowych, które miałyby szanse na wygraną, pojawiają się dyskwalifikujące błędy wynikające z pośpiechu. W jaki sposób usprawnić pracę nad przygotowywaniem ofert przetargowych, a tym samym zwiększyć liczbę podpisanych umów?

Pośpiech zawsze jest złym doradcą

Składanie ofert przetargowych to bardzo często wyścig z czasem. Terminy są krótkie, firmy dowiadują się o przetargach zbyt późno, a przecież prawidłowe przygotowanie kompletnej dokumentacji jest czasochłonne i pracochłonne.

W procesie przygotowania ofert przetargowych działają jednak dokładnie takie same zasady, jak w codziennym życiu – praca w stresie i pośpiechu nigdy nie jest wykonana dokładnie. A brak dokładności i popełnienie nawet najdrobniejszego błędu w postępowaniu przetargowym może sprawić, że oferta złożona przez Twoją firmę zostanie odrzucona.

Jeśli Twoja firma bierze udział w przetargach, z pewnością wiesz, jak wygląda przygotowywanie oferty:

• Nad dokumentami pracuje zwykle kilka osób.
• Pliki krążą między skrzynkami mailowymi.
• Każdy pracownik uczestniczący w projekcie wprowadza zmiany do dokumentów.
• Koordynator projektu musi pracować nad scaleniem w jedną spójną całość kilku wersji dokumentów od różnych członków zespołu.
• Zdarza się, że w natłoku obowiązków ktoś zapomni przesłać pliki kolejnej osobie.

Co to wszystko oznacza? Czas, czas, czas! A w procesie przygotowywania dokumentów przetargowych cenna jest każda godzina. Czy stać Cię na marnowanie czasu na wszystkie powyższe czynności? Przecież można inaczej.

Jak usprawnić przygotowywanie dokumentów do przetargu?

Czy wiesz, że przygotowywanie oferty przetargowej nie musi wiązać się z drukowaniem dziesiątek stron dokumentów? Na większość zamówień możesz odpowiadać również elektronicznie (w przypadku niektórych zamówień dokumenty w formie elektronicznej są nawet wymogiem).

Kluczem do sprawnego i szybkiego przygotowania oraz złożenia oferty przetargowej drogą elektroniczną są trzy elementy:

1. Podpis kwalifikowany

Oferta przetargowa to dokument wymagający formy pisemnej, który może być zatwierdzony wyłącznie podpisem kwalifikowanym, który ma taką samą moc prawną jak podpis złożony ręcznie. Ten bezpieczny podpis elektroniczny wydawany przez podmioty wpisane do Ministerstwa Gospodarki, takie jak: Asseco Data Systems S.A., Enigma SOI, EuroCert Sp. z o.o., Krajowa Izba Rozliczeniowa S.A., Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych S.A.

Narzędziem, które umożliwi podpisywanie dokumentów nie tylko za pomocą podpisu kwalifikowanego (wydanego przez dowolną uprawnioną firmę) jest platforma DocuSign®. Dlaczego warto wykorzystać właśnie tę platformę? DocuSign® potrafi przekonwertować każdy format dokumentu Word lub Excel do formatu PDF (PADES) i nanieść na nim podpis na wskazanym przez Ciebie miejscu. Wykorzystanie typowych narzędzi do podpisu kwalifikowanego wygeneruje w takim przypadku plik XML XADES, który nie pozwoli w prosty sposób przeglądać podpisanych dokumentów.

2. Narzędzie do przygotowywania dokumentów

Zanim nadejdzie moment złożenia podpisu na dokumentach, trzeba je przygotować. W procesie przygotowywania oferty przetargowej zwykle bierze udział kilka osób. Praca przebiega najsprawniej, najszybciej i najbardziej efektywnie, jeśli osoby uczestniczące w tworzeniu oferty, mogą pracować na jednym pliku, nawet równocześnie, bez konieczności tworzenia kilku lub kilkudziesięciu wersji tego samego dokumentu. Taką możliwość daje Office 365®.

Narzędzie to pozwala wielu osobom sprawnie pracować nad jednym projektem, a przy tym precyzyjnie zapisuje wszystkie zmiany, jakie zostają dokonywane w pliku  – tak, by w razie potrzeby, bez trudu dotrzeć do starszej, zarchiwizowanej wersji.

3. Narzędzie koordynujące, czyli system elektronicznego obiegu dokumentów

Podpis kwalifikowany i DocuSign® to jedno, Office 365® to drugie, jednak do w pełni efektywnej pracy nad ofertami przetargowymi potrzebne jest narzędzie spinające w całość tworzenie, koordynację, pracę równoczesną i podpisanie dokumentacji. Takim narzędziem jest Hatiroo® system elektronicznego obiegu dokumentów, zintegrowany z DocuSign® i Office 365®.

Elektroniczny obieg dokumentów umożliwia sprawne zlecanie zadań, wyznaczanie terminów realizacji, kompletowanie potrzebnych dokumentów oraz monitorowanie i koordynowanie pracy całego zespołu przy pomocy systemu powiadomień i przypomnień. Szybko, sprawnie i bez nieporozumień komunikacyjnych.

Na to, kto wygra przetarg, ma wpływ wiele czynników. Są jednak dwie rzeczy, o które trzeba zadbać, by zwiększyć swoje szanse w postępowaniu przetargowym. Pierwsza to skrupulatne i dokładne przygotowanie oferty. Druga – szybkie i sprawne działanie. W przetargach liczy się czas, a ten czas możecie zyskać, korzystając z systemu do elektronicznego obiegu dokumentów Hatiroo®, zintegrowanego z DocuSign® oraz Office 365®. Dobre narzędzie sprawi, że nawet 2 dni na przygotowanie oferty przetargowej nie będą wydawać się takie straszne i nierealne. Powodzenia!