W 2022 roku zyskaj czas na pracę, którą lubisz
2022-01-09
Jakie elementy powinna zawierać każda umowa?
2022-02-13Niemal każdy biznes opiera się na zawieraniu umów. Sposób sporządzenia umowy i zapisy w niej zawarte często decydują o powodzeniu współpracy oraz ułatwiają realizację przedmiotu umowy. Staranie przygotowana umowa jest również pomocna w momencie występowania sporów między stronami.
O tym, co powinna zawierać treść umowy, napiszemy dokładniej już wkrótce – dziś skupimy się na jej wstępnej części, czyli komparycji. Jakie zapisy powinny znaleźć się w komparycji każdej umowy?
Spis treści:
Sedno komparycji, czyli kto z kim
Warunkiem sporządzenia zgodnej z prawem umowy jest precyzyjne określenie stron, między którymi dana umowa jest zawierana. Właściwe określenie stron jest niezwykle istotne, by zapisy w niej zawarte były ważne pod kątem prawnym i formalnym. Za niedopełnienie obowiązku określenia stron lub niepełne ich oznaczenie grozi kara grzywny w wysokości od 500 zł.
Jakie dane stron powinny znaleźć się w komparycji umowy? Wszystko zależy od tego, z kim umowa jest zawierana. Najczęściej biznesowe umowy podpisywane są ze spółkami kapitałowymi, przedsiębiorcami prowadzącymi jednoosobową działalność gospodarczą, spółkami cywilnymi oraz spółkami osobowymi i to na tych przykładach dziś się skupimy.
Spółka osobowa i kapitałowa
W przypadku spółki osobowej i kapitałowej w komparycji umowy określona powinna być:
- nazwa firmy z jej formą prawną,
- siedziba i adres,
- numer KRS i określenie sądu, w którym spółka została zarejestrowana,
- NIP,
- wysokość kapitału zakładowego.
Spółka cywilna
Komparycja umowy zawieranej ze spółką cywilną musi zawierać:
- dane wszystkich wspólników spółki (imię, nazwisko, nazwa działalności, adres, NIP – tak jak w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej)
- oraz określenie, że każdy z nich działa jako wspólnik spółki cywilnej (tu należy wymienić jej nazwę, siedzibę i NIP).
Przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą
W przypadku sporządzania umowy z przedsiębiorcą prowadzącym jednoosobową działalność gospodarczą, w jej komparycji powinniśmy zawrzeć imię, pełną nazwę firmy, adres oraz NIP.
Przykładowo: Waldemar Kowalski prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą pod firmą: Okna i Drzwi Waldemar Kowalski z siedzibą w (tu należy podać adres), NIP: (numer NIP).
Co jeszcze powinno znaleźć się w komparycji umowy?
- Numer umowy – warto precyzyjnie oznaczyć umowę i nadać jej unikalny, niepowtarzalny numer, by później łatwiej było ją odszukać.
- Data podpisania umowy.
- Data wejścia w życie zapisów z umowy – może być równoznaczna z dniem podpisania, ale umowa może obowiązywać również np. od pierwszego dnia miesiąca.
Dowiedz się więcej o Hatiroo® – narzędziu, które usprawnia przygotowywanie i procesowanie dokumentów
Co dodatkowo warto umieścić na pierwszej stronie umowy?
Przywykliśmy do tego, że ręczne podpisy składamy zwykle na ostatniej stronie umowy, po zaparafowaniu każdej z jej stron. W przypadku podpisów elektronicznych taki zabieg nie jest konieczny – złożenie e-podpisu na umowie w formie elektronicznej dotyczy całej treści dokumentu, niezależnie od tego, w którym miejscu podpis został złożony.
Warto zatem rozważyć umieszczenie miejsca na podpis elektroniczny na pierwszej stronie dokumentu. Dlaczego? Po pierwsze podpisy będą widoczne już po kliknięciu podglądu dokumentu, co w razie potrzeby ułatwia odszukanie właściwej wersji, jeśli masz ich kilka w swoich plikach. Po drugie, jeśli treść umowy będzie modyfikowana np. w procesie negocjacji, nie wpłynie to na aspekt wizualny i nie sprawi, że dokument przestanie być przejrzysty – podpisy i najważniejsze informacje dotyczące umowy nadal będą na pierwszej stronie, niezależnie od objętości dopisanego do treści umowy tekstu.
Wiesz już, co powinno znaleźć się w komparycji umowy. Warto również pamiętać nie tylko o zawarciu wszystkich niezbędnych elementów, ale również o tym, by zadbać o sposób ich prezentacji. Znacznie czytelniejsza niż sam tekst będzie np. forma tabelki, którą łatwiej przeskanować wzrokiem i szybko odnaleźć potrzebne informacje.
Komparycja umowy w pigułce – nasze rekomendacje
- Umieść dane firm w formie tabelki.
- Nie zapomnij o numerze umowy.
- W komparycji zawrzyj daty obowiązywania umowy i okres wypowiedzenia.
- W przypadku podpisywania przy pomocy platformy do podpisu elektronicznego DocuSign®, umieść podpisy na pierwszej stronie. W podpisach elektronicznych nie musisz parafować wszystkich stron. Podpis pieczętuje cały dokument, a gdy jest na pierwszej stronie, już po otwarciu dokumentu (PDF) widzisz, czy masz do czynienia z podpisanym dokumentem.
- W przypadku pracy na platformie Autenti® nie trzeba wybierać miejsc na podpisy – znajdują się one zawsze na ostatniej stronie.
Autor:
Krzysztof Rosół, CEO Hatiroo®
Ekspert w dziedzinie obiegu dokumentów i podpisów elektronicznych. Od ponad 15 lat projektuje procesy biznesowe i doradza swoim klientom w zakresie efektywności pracy. Jest architektem wielu rozwiązań systemów do obiegów dokumentów, w tym systemu Hatiroo®.
