Komparycja umowy – co powinno się w niej znaleźć?
2022-01-30
Elektroniczny obieg dokumentów – dlaczego jest skuteczniejszy niż tradycyjny?
2022-03-06Właściwie sporządzone umowy nie tylko pozwalają nawiązać współpracę, ale również pomagają w dochodzeniu roszczeń, gdy dojdzie do ewentualnego konfliktu lub przypomnieniu sobie wynikających z niej obowiązków, gdy po dłuższym czasie pamięć zawiedzie. Sporządzenie kompletnej umowy powinno być więc priorytetem dla obu stron. Jak sporządzić umowę i co w niej zawszeć, by była w pełni użyteczna?
Dlaczego stworzenie przemyślanej i kompletnej treści umowy jest tak ważne?
W idealnym świecie wystarczałoby ustne porozumienie między stronami chcącymi nawiązać współpracę, które każda z nich w trakcie trwania umowy wypełniałaby sumiennie i honorowo. I choć świat jest piękny, a my chcemy wierzyć, że otaczający nas ludzie mają zawsze dobre intencje, to rzeczywistość codziennie przypomina nam, że ludzie bywają omylni, pamięć zawodna, a sytuacje w życiu nieprzewidywalne.
Właśnie dlatego każdy biznes powinien opierać się na rzetelnie przygotowanych, kompletnych i klarownych umowach. Dobrze sporządzone dokumenty pomogą Ci nie tylko w sytuacjach kryzysowych, np. w momencie konieczności wejścia na drogę sądową. Przejrzysta umowa będzie również dokumentem, do którego zaglądniesz, by przypomnieć sobie czas jej obowiązywania oraz sprawdzisz, jakie dokładnie są prawa i obowiązki jednej i drugiej strony.
Zobacz, jak usprawnić przygotowywanie i procesowanie dokumentów
Pytania, na które powinna odpowiadać treść umowy
Każda umowa, którą zawierasz, powinna zaczynać się od komparycji – najlepiej sporządzić ją w formie przejrzystej tabeli. Więcej o tym, jakie zapisy powinny się w niej znaleźć, przeczytasz w artykule: Komparycja umowy – co powinno się w niej znaleźć?
Przygotowując treść umowy, warto skonsultować się z prawnikiem, który pomoże przygotować ją tak, by treść była kompletna i zgodna z obowiązującym prawem. Jeśli jednak zdecydujesz się przygotować umowę samodzielnie, postaraj się w jej treści umieścić odpowiedzi na kilka istotnych pytań. Jakie to pytania?
W jaki sposób strony będą się rozliczać?
Każda umowa powinna również zawierać informacje o sposobach rozliczenia (np. że rozliczenie będzie następować po wystawieniu faktury VAT) oraz terminach płatności. W tym miejscu warto również opisać sposób postępowania w momencie, gdy strona nie wykona płatności w terminie.
Co się stanie, kiedy umowa zostanie rozwiązana?
W każdej umowie powinien znaleźć się zapis o tym, w jaki sposób można ją rozwiązać i rzadko się zdarza, by umowa nie określała tej kwestii. Bardzo często bywa jednak, że w treści brakuje informacji o tym, co dzieje się w momencie, gdy umowa zostaje rozwiązana. A przecież w wielu przypadkach konieczne jest np. oddanie sprzętu, przekazanie dostępów czy wypłacenie zaległej kwoty pieniędzy. Właśnie dlatego warto dokładnie przemyśleć, w jaki sposób zakończyć umowę, by zamknąć współpracę w sposób satysfakcjonujący dla obu stron, a wnioski zawrzeć w treści umowy.
Jakie reguły i zasady dotyczą danej współpracy?
W treści niektórych umów powinny się też znaleźć zapisy o poufności, przekazaniu praw autorskich czy przekazaniu danych osobowych. Umowa powinna również określać odpowiedzialność stron za niewywiązanie się z zapisów umowy.
Szczegółowa i kompletna treść umowy jest niezwykle ważna, ale istotne jest również to, w jaki sposób dokumenty te są przechowywane i archiwizowane. Jeśli chcesz mieć wszystkie dokumenty w jednym miejscu, skontaktuj się z nami. Hatiroo® to nie tylko narzędzie usprawniające obieg dokumentów, ale również system umożliwiający stworzenie prostego i sprawnie działającego repozytorium plików elektronicznych.
Autor:
Krzysztof Rosół, CEO Hatiroo®
Ekspert w dziedzinie obiegu dokumentów i podpisów elektronicznych. Od ponad 15 lat projektuje procesy biznesowe i doradza swoim klientom w zakresie efektywności pracy. Jest architektem wielu rozwiązań systemów do obiegów dokumentów, w tym systemu Hatiroo®.
