Jak działa system do obiegu dokumentów z Microsoft 365®?
Na sprawne procesowanie umów w firmie składa się wiele czynników, które mogę dać efekt w postaci podpisania umowy i sfinalizowania transakcji przynoszącej firmie wymierne zyski. Zanim do tego dojdzie, treść takiej umowy trzeba najpierw stworzyć, zweryfikować i często również przekazać do oceny prawnej.
Efektywne przejście przez każdy z tych etapów wymaga odpowiedniej organizacji i wprowadzenia systemów wspomagających proces tworzenia dokumentu. Najlepiej działającym rozwiązaniem jest możliwość pracy na tej samej wersji pliku, którą daje system do elektronicznego obiegu dokumentów z Microsoft 365®.
Spis treści:
Microsoft 365® – co to jest i jak działa?
Microsoft 365® to zbiór aplikacji i usług dostępnych w chmurze. Najistotniejsze i najczęściej wykorzystywane w codziennej pracy funkcjonalności pakietu to:
- Zawsze aktualne wersje pakietu Office (Word, Excel, PowerPoint, Access i Outlook).
- Platforma SharePoint®, dzięki której pracownicy mogą między sobą udostępniać dokumenty i informacje).
- OneDrive®, czyli usługa działająca podobnie do Dysku Google. To wspólny dysk w chmurze, do którego dostęp mają wszyscy współpracownicy, który daje możliwość jednoczesnej pracy na tej samej wersji pliku.
Przygotowywanie umowy, czyli praca na tym samym pliku
Przygotowywanie treści umowy, szczególnie tej złożonej i skomplikowanej, to proces, nad którym często pracuje kilka osób. W tradycyjnym systemie kolejne wersje pliku krążą między osobami biorącymi udział w procesie tworzenia i są edytowane lub uzupełniane o dodatkowe elementy. Kiedy nad jednym dokumentem pracuje wiele osób, nietrudno pogubić się w tym, która wersja pliku jest aktualna i na jakim etapie jest aktualnie proces tworzenia umowy.
Praca z systemem do obiegu dokumentów zintegrowanym z Microsoft 365® jest dużo łatwiejsza. Każda z osób uczestniczących w projekcie pracuje na jednej wersji pliku. Pakiet Microsoft umożliwia również pracę jednoczesną – oznacza to, że kilka osób w ramach jednego pliku może pracować nad fragmentem treści, za który jest odpowiedzialny.
Dzięki pakietowi Microsoft 365® osoby odpowiedzialne za projekt mogą pracować z dowolnego miejsca na świecie – wystarczy tylko dostęp do internetu, by zalogować się do usługi i wykonać swoją pracę.
System do elektronicznego obiegu dokumentów z Microsoft 365® umożliwia również pełen wgląd w historię zmian i określenie autora, który edytował tekst w danym momencie oraz w razie potrzeby powrót do archiwalnej wersji pliku. Wszystkie dokumenty, nad którymi pracuje zespół, są również archiwizowane i w pełni zabezpieczone.
Poznaj Hatiroo® - system do elektronicznego obiegu dokumentów z Microsoft 365®
Opiniowanie treści umowy
Kiedy treść umowy zostanie już stworzona, nadchodzi czas na opiniowanie. Często, szczególnie w przypadku umów opiewających na duże kwoty, konieczne jest zasięgnięcie opinii na temat jej treści w dziale prawnym.
Jeśli zespół przygotowywał treść, korzystając z pakietu Microsoft 365®, pracownik działu prawnego odpowiedzialny za zaopiniowanie umowy otrzymuje link, pod którym dostępna jest aktualna wersja tekstu. Bez konieczności tworzenia nowego pliku może edytować tekst, dodawać brakujące fragmenty lub zostawiać komentarze z uwagami.
Po sprawdzeniu umowy pracownik działu prawnego może wrócić z plikiem do zespołu, który zajmował się tworzeniem treści z prośbą o wprowadzenie poprawek lub przesłać go dalej – np. do zarządu, który finalnie zaakceptuje treść umowy.
System do elektronicznego obiegu dokumentów Hatiroo® zintegrowany z Microsoft 365® to narzędzie usprawniające pracę zarówno pracowników poszczególnych działów, jak i zarządu. Możliwość jednoczesnej pracy na jednym pliku znacznie przyspiesza proces tworzenia treści dokumentu, a tym samym przybliża moment finalizacji umowy, która ma szansę przynieść firmie dodatkowe zyski.
