Opiniowanie i akceptacja
Hatiroo® umożliwia sprawne opiniowanie i akceptowanie firmowych dokumentów. Bez konieczności wysyłania ich mailem, pobierania na dysk i ponownego załączania. Bez chaosu w wersjach roboczych, bałaganu w skrzynce mailowej i opóźnień w realizacji zadań.
W Hatiroo® procesy są zdefiniowane z góry, dzięki czemu każdy członek zespołu wie, co i kiedy powinien zrobić.
Czym różni się opiniowanie od akceptacji?
Kiedy projekt dokumentu jest gotowy, jego treść przekazywana jest do opiniowania – np. do działu prawnego czy menadżerów konkretnych działów. Opiniowanie może być też potrzebne wtedy, gdy otrzymacie umowę od kontrahenta z prośbą o weryfikację
i wprowadzenie uwag.
Kiedy każda ze wskazanych w systemie osób zaopiniuje treść dokumentu i doda ewentualne uwagi, wraca on do osoby, która koordynuje proces i odpowiada za wprowadzenie poprawek.
Akceptacja to kolejny krok. Polega na przesłaniu kompletnego
i gotowego dokumentu do akceptacji poszczególnych osób
z zachowaniem określonych limitów i pełnomocnictw. To ostatni etap przed podpisem. Akceptować dokument mogą osoby wewnątrz Waszej organizacji lub z firmy kontrahenta.
Opiniowanie i akceptacja w Hatiroo®
Koordynacja opiniowania i akceptacji
W Hatiroo® możesz poprosić o opinię lub akceptację wiele osób, ról lub działów. Dzięki automatyzacji i powiadomieniom z systemu każdy wie, jakie zadania do niego należą i kiedy powinien je wykonać.
Hatiroo® koordynuje pracę całego zespołu. Generuje zadania i wysyła powiadomienia. Zadania wykonane znikają z listy,
a jeśli ktoś nie wykona ich w określonym terminie, system wysyła przypomnienia.
Praca zdalna
Z Hatiroo® cały zespół może pracować zdalnie. Dzięki systemowi wszystkie istotne procesy mogą sprawnie przepływać między poszczególnymi osobami z różnych działów. Nie ma znaczenia, gdzie aktualnie przebywają – czy w biurze, czy w domu.
Hatiroo® koordynuje pracę całego zespołu. Generuje zadania i wysyła powiadomienia. Zadania wykonane znikają z listy,
a jeśli ktoś nie wykona ich w określonym terminie, system wysyła przypomnienia.
Zautomatyzowane procesy
Możesz zdecydować o kolejności akceptowania dokumentów – np. w pierwszej kolejności poprosić o akceptację kierowników działów, a dopiero później przekazać treść do wglądu prezesowi czy kontrahentowi. W systemie widać również kto, kiedy i w jakiej wersji zatwierdził lub odrzucił dokument.
W Hatiroo® właściciel dokumentu czy inicjator procesu nie musi koordynować wszystkich działań. System umożliwia procesowanie dokumentu przez dowolną inną osobę lub dział.
Praca na aktualnej wersji dokumentu
Kiedy kilka osób pracuje nad jednym dokumentem i przesyła między sobą wersje robocze mailem, nietrudno o pomyłkę i pracę na nieaktualnej wersji umowy czy pisma. Hatiroo® eliminuje ten problem. Każdy z pracowników może być pewien, że wydaje opinię lub akceptuje dokument w zaktualizowanej, najnowszej wersji.
Pracujecie na plikach Word, Excel, PDF – czyli takich, do których jesteście przyzwyczajeni. Nie ma potrzeby nauki nowych programów do obsługi dokumentów. Nie trzeba też pobierać dokumentów na dysk – zmiany zapisują się od razu na firmowym serwerze.
