Obieg dokumentów w obrocie handlowym
2021-09-12
Podpis elektroniczny – jak to działa? Krótki poradnik w pigułce
2021-10-24A gdyby tak wszystkie nielubiane obowiązki wykonywane w pracy zniknęły i zostało tylko to, co sprawia nam przyjemność i daje satysfakcję? Cóż… nie mamy recepty na pracę idealną. W końcu nawet osoby, dla których praca jest pasją, niektóre jej aspekty lubią bardziej, a o innych chętnie by zapomniały.
Na szczęście istnieje sposób, by wyeliminować częste i uciążliwe problemy, jakie pojawiają się w ramach funkcjonowania firmy. Wiele z nich może być rozwiązanych dzięki wprowadzeniu systemu do elektronicznego obiegu dokumentów Hatiroo®.
1. Przeciągające się procesy
Sprawna i szybka finalizacja umów to klucz do uzyskiwania coraz większych dochodów w firmie. Właśnie dlatego tak ważne jest, aby wewnętrzne procesy na żadnym z etapów nie były niepotrzebnie wstrzymywane. W firmach działających wg schematu polegającego na tradycyjnym obiegu dokumentów często zdarzają się problemy z ustaleniem, kto aktualnie jest odpowiedzialny za pracę nad dokumentem. W efekcie umowa, zamiast być już u klienta, kilka lub nawet kilkanaście dni tkwi nieskończona w jednym miejscu.
Hatiroo® pozwoli uniknąć takich sytuacji. Dzięki systemowi wszystkie procesy z góry będą zdefiniowane, a rozbudowany system powiadomień sprawi, że każdy z pracowników będzie doskonale wiedział, kiedy powinien zająć się dokumentem.
Firmowe procesy można usprawnić! Jak?
2. Trudności komunikacyjne
W dużych firmach lub takich, w których większość pracowników pracuje zdalnie, komunikacja bywa utrudniona. Oczywiście najłatwiejsza i często najefektywniejsza bywa rozmowa na żywo, ale takie codzienne konsultowanie pracy czy problemów jest zazwyczaj możliwe tylko w bardzo niewielkich, kameralnych firmach. Te większe bazują zwykle na komunikatorach internetowych, które bywają zawodne, a istotne wiadomości często giną w gąszczu innych, mniej ważnych.
W ramach systemu do elektronicznego obiegu dokumentów Hatiroo® będziecie mogli przekazywać sobie komunikaty dotyczące konkretnego procesu, a historia konwersacji będzie zawsze klarowna i widoczna. Pomocna w codziennej komunikacji będzie również możliwość pracy na jednej wersji pliku z opcją sugerowania zmian czy wprowadzania komentarzy.
3. Bałagan w wersjach roboczych dokumentów
Kiedy kilka osób pracuje nad jednym dokumentem i za każdym razem tworzy kolejne wersje pliku, które następnie przesyłane są mailowo, nietrudno o chaos. W takich sytuacjach pracownicy bardzo często pracują na niewłaściwych, niezaktualizowanych wersjach dokumentów. Osoba odpowiedzialna za złożenie pracy wszystkich zaangażowanych w projekt osób w całość ma w takim trybie tytaniczną pracę do wykonania. Jak odnaleźć pliki z najnowszymi aktualizacjami w gąszczu maili?
System Hatiroo® zintegrowany z Microsoft 356® umożliwia pracę (również równoczesną!) wszystkich zaangażowanych w projekt osób na jednej wersji dokumentu. W pliku w każdym momencie można sprawdzić historię zmian lub wrócić do wersji dokumentu sprzed kilku godzin czy dni.
4. Zbyt duże zużycie papieru
Toniemy w papierze! W każdej sekundzie na całym świecie produkowanych jest aż 10 ton papieru. To ogromne ilości, które nawet trudno sobie wyobrazić, dlatego warto każdego dnia przykładać choć niewielką cegiełkę do tego, by tego papieru produkować coraz mniej.
Dzięki Hatiroo® większość dokumentów jest procesowanych i archiwizowanych elektronicznie, bez konieczności zużywania kolejnych ryz papieru.
5. Konieczność obecności w siedzibie firmy
Coraz więcej i chętniej pracujemy zdalnie. Konieczność pojawienia się w firmie w celu podpisania czy odebrania dokumentu może dezorganizować pracę i prowadzić do straty cennych godzin, które można przeznaczyć na bardziej wartościowe zajęcia.
Hatiroo® to system, który umożliwia procesowanie dokumentów online, z dowolnego miejsca na świecie. Jedynym warunkiem jest dostęp do internetu.
6. Strata czasu na powtarzalne czynności
Drukowanie, kopiowanie, załączanie, wysyłanie, pobieranie… często nawet nie zdajemy sobie sprawy z tego, ile powtarzalnych czynności wykonujemy podczas standardowego dnia pracy. Wyeliminowanie ich pozwoli zyskać czas na istotniejsze kwestie, które przynoszą bezpośrednie korzyści i zyski.
Hatiroo® umożliwia pełną automatyzację procesów i znaczne skrócenie czasu przygotowywania, opiniowania i akceptacji dokumentów.
7. Bałagan w papierowych dokumentach
Papierowe dokumenty lubią się gubić. Szczególnie problematyczne są zagubione umowy, które po kilku latach okazują się potrzebne, np. podczas postępowania sądowego. Nerwowe wertowanie przepastnych segregatorów czy kartonów w poszukiwaniu jednego dokumentu potrafi być prawdziwie frustrujące.
W Hatiroo® wszystkie dokumenty są archiwizowane automatycznie, a użytkownicy w każdej chwili mogą mieć do nich dostęp. Wystarczy kilka kliknięć, by wyszukać potrzebny plik.
To tylko kilka z problemów, które mogą zostać rozwiązane przez wdrożenie Hatiroo®. Jeśli zdecydujesz się na wybór systemu Hatiroo® zintegrowanego z platformą do podpisów elektronicznych DocuSign®, wyeliminowane zostaną kolejne kłopoty organizacyjne. Jakie? O tym przeczytasz w naszym artykule 5 problemów, które rozwiązuje DocuSign®.
