Obieg dokumentów w firmie – z jakich narzędzi warto korzystać?
2022-03-20
Nowoczesne zbieranie podpisów – szybkie i skuteczne
2022-04-24Szybki dostęp do archiwum dokumentów firmowych może pomóc rozwiązać niejedną trudną sytuację i uniknąć nerwowego poszukiwania potrzebnej umowy, która akurat w tym momencie gdzieś się zapodziała. Takich sytuacji można uniknąć, wykorzystując elektroniczne repozytorium plików, dzięki któremu wszystkie dokumenty są zawsze pod ręką. Nie wystarczy jednak jakiekolwiek archiwum. Sprawnie działające repozytorium powinno być dobrze zaprojektowane i skuteczne, a jednocześnie proste i intuicyjne.
Co to jest elektroniczne repozytorium dokumentów?
Zanim zaczniemy analizować pożądane cechy dobrego repozytorium plików, skupmy się na chwilę na tym, czym dokładnie jest repozytorium plików. Ta przestrzeń nazywana również czasami e-archiwum to nic innego jak miejsce, w którym umieszczane i porządkowane są firmowe dokumenty. Może to być np. serwer, dysk firmowy, chmura lub aplikacja działająca w ramach infrastruktury firmy. Każde z tych rozwiązań powinno być odpowiednio zabezpieczone przed nieuprawnionymi osobami, a jednocześnie pozwalać na wygodne i intuicyjne wyszukiwanie potrzebnych plików.
Dowiedz się więcej o sprawnym archiwizowaniu dokumentów
Jak stworzyć czytelne i funkcjonalne repozytorium dokumentów?
Proste i intuicyjne repozytorium dokumentów powinno zawierać kilka istotnych elementów, dzięki którym praca z archiwum będzie wygodniejsza i bardziej wydajna. Jakie cechy powinno mieć dobre elektroniczne repozytorium dokumentów?
- Prostota i przejrzystość. Elektroniczne repozytorium to nic innego jak zbiór archiwalnych plików, pozwalający na szybkie wyszukiwanie potrzebnych dokumentów. Zbyt skomplikowana formuła i wprowadzenie wielu zbędnych funkcji sprawi, że w dokumentach szybko zapanuje chaos. Właśnie dlatego tak istotne jest, by repozytorium było proste, przejrzyste i intuicyjne dla każdego użytkownika.
- Podstawowe filtry. Podstawową funkcjonalnością, która umożliwia wyszukiwanie potrzebnych dokumentów, są z góry zdefiniowane filtry. To właśnie one sprawiają, że spośród wszystkich dokumentów firmowych możesz wybrać np. te, które zostały podpisane z wybraną firmą w określonym czasie. Warto pamiętać o tym, że filtrów nie powinno być zbyt dużo. Kluczem do sprawnego filtrowania jest zastosowanie takich kategorii, które będą realnie wykorzystywane i potrzebne.
- Wyszukiwarka. Dobre repozytorium nie może funkcjonować bez wyszukiwarki, dzięki której można szybko po wpisaniu kluczowych słów wyszukać potrzebny dokument. Pliki umieszczane w elektronicznym archiwum powinny być opatrzone opisem, czyli metadanymi, które skrótowo określają, jakie treści znajdują się w danym dokumencie. Sprawnie działająca wyszukiwarka będzie filtrowała opisy dokumentów w poszukiwaniu słów wpisanych w pole wyszukiwania.
Warto wiedzieć
W opisie dokumentu może znaleźć się również termin obowiązywania umowy. Dobry system archiwizujący pliki może wtedy wysłać do określonych osób powiadomienie o zbliżającym się terminie końca umowy. Dzięki temu można anulować ją z zachowaniem okresu wypowiedzenia lub przystąpić do renegocjacji warunków.
- Filtrowanie po hashtagach. Oprócz zdefiniowanych z góry filtrów bardzo pomocne podczas wyszukiwania mogą być również hashtagi, którymi oznaczone są pliki wpadające do archiwum. To, jakie hashtagi powinny być wykorzystywane do opisywania dokumentów, powinno być ustalone wewnątrzfirmowo i uzależnione od specyfiki biznesu.
Hatiroo® to system, który jest nie tylko narzędziem do sprawnego procesowania dokumentów, ale również idealnym miejscem do stworzenia czytelnego i intuicyjnego archiwum. Repozytorium Hatiroo® pozwala na wyszukiwanie potrzebnych dokumentów przy pomocy wyszukiwarki, zdefiniowanych z góry filtrów oraz hashtagów, a każdy dokument wprowadzany do systemu opatrzony jest precyzyjnym opisem, który ułatwia szybkie odszukanie go nawet po kilku latach.
Autor:
Krzysztof Rosół, CEO Hatiroo®
Ekspert w dziedzinie obiegu dokumentów i podpisów elektronicznych. Od ponad 15 lat projektuje procesy biznesowe i doradza swoim klientom w zakresie efektywności pracy. Jest architektem wielu rozwiązań systemów do obiegów dokumentów, w tym systemu Hatiroo®.
