Podpisy elektroniczne i tradycyjne
Hatiroo® wspiera wszystkie sposoby zbierania podpisów: na papierze, podpisem kwalifikowanym lub przez platformę do podpisów elektronicznych. Z Hatiroo® macie elastyczność wyboru oraz możliwość zmiany rodzaju podpisów w każdym momencie – również w trakcie ich zbierania (np. zmiana z podpisu elektronicznego na tradycyjny na papierze).
Jak podpisywać dokumenty w ramach Hatiroo®?
W Hatiroo® masz do wyboru kilka sposobów zbierania podpisów. Możesz skorzystać
z platformy do e-podpisów, podpisu kwalifikowanego lub odręcznego.
Autenti® + DocuSign®
Hatiroo® jest w pełni zintegrowane z Autenti® – najpopularniejszą platformą w Polsce oraz
z DocuSign® – najbardziej zaufaną platformą na świecie.
Podpis kwalifikowany
Hatiroo® wspiera pracę z dokumentami podpisywanymi klasycznymi podpisami kwalifikowanymi. Wybór tej opcji w systemie
pozwala utrzymać kontrolę nad procesem podpisywania dokumentu – poszczególne osoby podpisują się w odpowiedniej kolejności i zawsze
na aktualnej wersji pliku.
Podpis odręczny
Hatiroo® umożliwia również zbieranie tradycyjnych, ręcznych podpisów. System w takim przypadku wymaga dodania skanu dokumentu do systemu oraz aktywuje proces, dzięki któremu możliwe jest monitorowanie przekazania papierowej wersji dokumentu do archiwum.
Zbieraj e-podpisy efektywnie i bezpiecznie
Automatyzacja
Po zakończeniu pracy dokumentem, Hatiroo® automatycznie przygotowuje paczkę zatwierdzonych dokumentów do podpisania (kopertę), określa odbiorców, ustawia miejsca na podpisy i przesyła dokumenty do podpisania. Później proces przejmuje platforma Autenti® lub DocuSign®.
W podpisach elektronicznych nie trzeba parafować każdej strony dokumentu. To ogromna oszczędność czasu dla osób decyzyjnych w firmie. Wielostronicowy dokument jest tu integralną całością. Nie ma ryzyka podmiany jednej lub kilku stron dokumentu, a podpis w jednym miejscu oznacza akceptację całości.
Standaryzacja zbierania podpisów
W Hatiroo® przygotujecie standard procesu do zastosowania w danym dziale lub w całej organizacji. Jednorazowo określicie, jakie rodzaje podpisów są wymagane (np. przy umowie z pracownikiem, szef ma użyć podpisu kwalifikowanego, a pracownik może użyć zwykłego podpisu elektronicznego). Osoba przygotowująca dokument nie będzie musiała samodzielnie analizować każdego przypadku – wystarczy, że skorzysta z wypracowanego standardu.
Możecie podpisywać dokumenty w formie dokumentowej (również z dodatkową weryfikacją SMS) i w formie pisemnej, stosując certyfikaty kwalifikowane lub wideoweryfikację.
Z dowolnego miejsca na świecie
Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów z platformą do podpisów elektronicznych znacząco ułatwia pracę zdalną. Umożliwia płynne procesowanie dokumentów i finalizowanie transakcji niezależnie od tego, w jakim miejscu aktualnie przebywają osoby pracujące nad danym projektem.
Podpisy można składać w dowolnym czasie i z dowolnego urządzenia, np. ze smartfona, przez aplikację mobilną lub przeglądarkę internetową.
Archiwizacja podpisanych dokumentów
Hatiroo® automatycznie archiwizuje dokumenty podpisane elektronicznie w Autenti® i DocuSign®. System wymaga również, by dokumenty podpisanie podpisem kwalifikowanym lub tradycyjnie zostały dodane do e-archiwum w formie elektronicznej lub przekazane do fizycznego archiwum.
Hatiroo® to centralna baza dokumentów firmowych. Pracownicy zawsze wiedzą, gdzie szukać dokumentów,
mogą je łatwo wyszukiwać po zdefiniowanych filtrach
i udostępniać.
