Jak można wyszukiwać dokumenty w e-Archiwum Hatiroo®?

Dokumenty można wyszukiwać tekstowo po tytule, a także według kontrahenta, pracownika, statusu, rodzaju lub innych parametrów zdefiniowanych przez administratora. W jednym miejscu dostępne są zarówno dokumenty podpisane, jak i te w wersji roboczej.

Gdzie i jak przechowywane są dokumenty w systemie Hatiroo®?

Dokumenty mogą być przechowywane na własnych serwerach firmy lub w chmurze Azure®, a system można połączyć z Office 365. Hatiroo® korzysta również z Active Directory (SSO), co pozwala działowi IT zarządzać dostępem do dokumentów tak samo jak do firmowej poczty e-mail.

Jakie rodzaje dokumentów można przechowywać w e-Archiwum?

W e-Archiwum Hatiroo® można przechowywać wszystkie rodzaje dokumentów firmowych, takie jak umowy, faktury czy dokumenty wewnątrzfirmowe, niezależnie od tego, czy i w jaki sposób zostały podpisane.

Czy Hatiroo® przypomina o terminach związanych z umowami?

Tak, system wysyła przypomnienia o wygasających umowach w określonych przez użytkownika terminach, np. 7, 30 lub 90 dni przed wygaśnięciem. Hatiroo® może też przypominać o okresowej weryfikacji umów podpisanych na czas nieokreślony, np. po 3 latach współpracy.

Jak Hatiroo® zabezpiecza dostęp do firmowych dokumentów?

System umożliwia pełną kontrolę nad poziomami uprawnień dla poszczególnych osób i działów, a rodzaje zabezpieczeń można dostosować do wewnętrznych wymogów bezpieczeństwa firmy. Dostęp mają tylko zatrudnieni pracownicy, którzy logują się do systemu podobnie jak do firmowej poczty e-mail, a kontami steruje dział IT.

Czy można ograniczyć dostęp do wybranych grup dokumentów dla konkretnych działów?

Tak, system umożliwia konfigurację różnych poziomów dostępu dla poszczególnych działów oraz grup dokumentów – przykładowo dostęp działu handlowego można ograniczyć wyłącznie do umów sprzedażowych.

e-Archiwum z wyszukiwaniem

Q: Czym jest e-Archiwum z wyszukiwaniem w systemie Hatiroo®?

e-Archiwum z wyszukiwaniem to elektroniczne archiwum dokumentów firmowych, które zastępuje papierowe segregatory i zewnętrzne archiwa. Wszystkie dokumenty są automatycznie archiwizowane i dostępne od ręki, z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie, dzięki czemu Hatiroo® staje się centralnym źródłem prawdy dla całej organizacji.

Q: Czy do e-Archiwum Hatiroo® można uzyskać dostęp zdalnie?

Tak, Hatiroo® jest dostępne zdalnie przez dowolną przeglądarkę internetową. Dzięki temu można pracować z systemem i sprawdzać status dokumentów z każdego miejsca, bez konieczności proszenia innych osób o udostępnienie aktualnej wersji umowy.

Hatiroo® zmienia sposób archiwizacji dokumentacji z papierowej na elektroniczną. Dokumenty są dostępne od ręki i łatwe w wyszukiwaniu – z dowolnego miejsca o dowolnym czasie. Wszystkie dokumenty są automatycznie archiwizowane na Waszych serwerach.

Hatiroo® staje się jednym centralnym źródłem prawdy. Pracownicy wiedzą, gdzie szukać dokumentów, mogą je łatwo wyszukiwać po zdefiniowanych filtrach i udostępniać. System zastępuje szafy
z dokumentami i pudła w archiwach zewnętrznych.

Bezpieczeństwo firmowych dokumentów

Wszystkie firmowe dokumenty przechowywane
w elektronicznym archiwum Hatiroo® są w pełni bezpieczne. Macie pełną kontrolę nad poziomami uprawnień dla poszczególnych osób i działów. Rodzaje zabezpieczeń możecie dostosować tak, by były one zgodne z Waszymi wewnętrznymi wymogami bezpieczeństwa.

Wasz Office 365

Hatiroo® połączone jest z Waszym Office 365, gdzie przechowywane są wszystkie pliki.

Wasze serwery lub Wasza chmura

Hatiroo® może być hostowane na Waszych serwerach lub chmurze Azure®.

Wasze Active Directory

Hatiroo® korzysta z kont i dostępów z Active Directory (SSO), którym steruje Wasz dział IT.

Dostęp jak do poczty e-mail

Dostęp do Waszych dokumentów mają tylko zatrudnieni pracownicy, którzy logują się do Hatiroo® tak samo jak do firmowej poczty e-mail. Kontami użytkowników steruje Wasz dział IT.

Intuicyjna organizacja dokumentów w e-Archiwum

Koniec z przeszukiwaniem przepastnych segregatorów i gubieniem umów. W Hatiroo® wszystkie dokumenty są w jednym miejscu i w zasięgu kilku kliknięć.

Dokumenty można wyszukiwać tekstowo po tytule, według kontrahentów, pracowników, po statusie, rodzaju lub innych parametrach zdefiniowanych przez administratora. W jednym miejscu znajdziecie dokumenty podpisane
i w wersji roboczej.

Dokumenty zorganizowane są względem rodzajów. W Hatiroo® można przechowywać wszystkie rodzaje dokumentów (umowy, faktury, dokumenty wewnątrzfirmowe itd.) niezależnie od tego, czy zostały podpisane i w jaki sposób.

Hatiroo® wysyła przypomnienia o wygasających umowach
w określonych przez Was terminach, np. 7, 30, 90 dni przed wygaśnięciem umowy. System może też przypominać o okresowej weryfikacji umów, które podpisane zostały na czas nieokreślony, np. po 3 latach współpracy.

Hatiroo® dostępne jest zdalnie przez dowolną przeglądarkę internetową. Dzięki temu można pracować z systemem i sprawdzać status dokumentów zdalnie. Nie trzeba prosić innej osoby o udostępnienie aktualnej umowy.

Hatiroo® to jedno wspólne miejsce przechowywania dokumentów. Dokumenty przeprocesowane w systemie archiwizowane są automatycznie. To pozwala wyeliminować bałagan i zminimalizować zależność procesu od człowieka (np. tego, czy przekaże dokument do działu administracji, zapisze na dysku).

System umożliwia konfigurację dostępów dla poszczególnych działów oraz grup dokumentów (może np. ograniczyć dostęp działu handlowego do umów sprzedażowych).

Nie trać czasu na tworzenie dokumentów od zera i korzystaj z gotowych wzorów w Hatiroo®.

Umów się na prezentację

Zostaw nam swoje dane kontaktowe. Skontaktujemy się z Tobą i podpowiemy, czy system Hatiroo® jest rozwiązaniem, które odpowiada na Twoje potrzeby.