Your company has been processing documents the traditional way for years and you’re wondering if you need an electronic workflow at all? If you are not sure whether investing in a system will be profitable for you, read on. We will show you the most important features of both solutions, and you will decide for yourself whether it is worth staying with the old solution or whether it is better to try something new. You are welcome!

Traditional document processing

What should you know about traditional document processing? If for years your company has been preparing contracts in documents, which are later saved on disk and sent to colleagues via email, you may not have noticed the problems caused by working in such a mode. Or maybe quite the opposite – you find these problems so bothersome that you decided to look for other solutions? See what problems almost all companies that process documents in the traditional way face.

• Document chaos. Maintaining discipline and systematically sorting and filing documents is quite a challenge. Printed and signed contracts often get lost in the piles of documents piling up on desks, and when a document is needed after a long time, it is almost impossible to find it.
• Troublesome merging of document changes. If several people or departments are working on a document, each of them adds his or her piece to the file received by e-mail and creates a new version. The person who is responsible for merging all versions into one often spends long hours to create a complete document including all additions and corrections.
• Unclear procedures. In companies that process documents in the traditional way, communication chaos is often a problem, so that the document often gets stuck in one place instead of going through the stages smoothly.
• Manual signing and initialing of dozens of pages. Signing a contract should be the final, formal and quick step in processing a document. However, it often turns out that hitting those authorized to sign with a paper document is not so easy, and initialling multi-page contracts is very cumbersome.

If your company processes a few contracts per year, surely the above-mentioned inconveniences are not burdensome, and the traditional way of processing documents works perfectly for you. However, if there are many more contracts, then by implementing the right solutions you can save a lot of time and money.

Electronic document workflow

What if you implemented the right software to start processing documents electronically? Many of the logistical and time problems you face now could be solved. What you should know about the Hatiroo® electronic document processing system

• Spójne elektroniczne repozytorium. W systemie Hatiroo® wszystkie dokumenty w formie elektronicznej są automatycznie archiwizowane i umieszczane w czytelnym i przejrzystym repozytorium dokumentów. Dzięki temu bez potrzeby wertowania zakurzonych segregatorów bez problemu odnajdziesz każdy dokument – nawet ten podpisany klika lat temu.
• Możliwość pracy kilku osób na jednym pliku. W Hatiroo® wszystkie osoby tworzące, opiniujące lub akceptujące dokument pracują na jednym pliku, dzięki czemu nie ma potrzeby późniejszego scalania kilku plików w jeden.
• Automatyzacja procesów. System Hatiroo® dzięki z góry zdefiniowanym procesom przeprowadza dokument między poszczególnymi działami czy osobami odpowiedzialnymi za pracę w danym momencie. Hatiroo® wysyła również przypomnienia i powiadomienia mailowe, dzięki czemu każdy dokładnie wie, kiedy przypada jego kolej.
• Gotowe szablony. W Hatiroo® możesz pracować na gotowych szablonach umów, które są zawsze pod ręką i gotowe do użycia.
• Elektroniczny podpis. System Hatiroo® zintegrowany z platformą do elektronicznego podpisu pozwala na zebranie podpisów w formie elektronicznej w każdym momencie. Osoba składająca podpis zatwierdzi dokument przy pomocy kilku kliknięć, a będzie do tego potrzebowała jedynie dowolnego urządzenia z przeglądarką oraz łącza internetowego.

Traditional document processing is still possible, of course, and many companies remain with this solution. However, it is worth being aware that it can be done more efficiently, easier, faster and… cheaper! How much can you save? Check out the article: Does the implementation of electronic document workflow pay off?