Wdrożenie większości nowych rozwiązań do firmy wymaga odpowiedniego przygotowania. Oczywiście nie mówimy tu o zakupie nowego ekspresu do kuchni – z tym z pewnością spragnieni kofeiny pracownicy poradzą sobie w mig, ale zmiany reorganizujące pracę większości działów muszą być poprzedzone odpowiednim wdrożeniem.

W Hatiroo® doskonale o tym wiemy, dlatego wdrożenie naszego oprogramowania to proces, który wykracza dużo dalej niż samo zainstalowanie oprogramowania.

Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów – od czego zaczynamy?

Jeśli rozważasz wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów do swojej firmy, zadzwoń do nas. Zupełnie niezobowiązująco umówimy się na spotkanie, podczas którego pokażemy Ci, jak działa nasz system oraz zastanowimy się, jak dopasować możliwości oprogramowania do tego, czego potrzebuje Twoja firma.

W spotkaniu będzie uczestniczył również mecenas specjalizujący się w podpisach elektronicznych, który szczegółowo omówi wszystkie istotne kwestie prawne.

Wprowadzenie wersji testowej

Chcesz przetestować, jak Hatiroo® sprawdzi się w Twojej firmie? Kolejnym krokiem będzie instalacja oprogramowania. Możesz skorzystać z jednej z dwóch opcji:

1. Oprogramowanie instalujemy na naszej infrastrukturze – ten scenariusz jest szybszy w realizacji i nie wymaga zaangażowania działu IT.
2. Oprogramowanie instalujemy na Waszej infrastrukturze – ta opcja pozwala na uniknięcie kosztów wdrożenia, a system będziemy testować od razu na firmowych kontach pracowników.

Następnym etapem będzie spotkanie w formie warsztatów.

Porozmawiamy o tym, w jaki sposób obecnie dokumenty krążą po Waszej firmie. Zaprezentujemy, jak można wykorzystać elektroniczny obieg dokumentów, by usprawnić pracę całego zespołu. Wspólnie ustalimy nową, elektroniczną drogę każdego firmowego dokumentu, a przy okazji nauczymy Cię, jak poruszać się po systemie i samodzielnie dodawać nowe obiegi.

Po takim wprowadzeniu na 30 dni udostępniamy pełną wersję oprogramowania Hatiroo® dostosowanego pod procesy biznesowe Twojej firmy. Bez zobowiązań i bez umów, a także bez limitu obiegów i użytkowników. Od początku do końca przeprowadzamy instalację i konfigurację oprogramowania oraz zapewniamy własny hosting. Przez cały okres testowania możesz liczyć na nasze wsparcie techniczne i biznesowe.

Po tak zorganizowanym okresie testowym możecie zupełnie świadomie zdecydować, czy takie oprogramowanie odpowiada Waszym potrzebom, czy sam system jest intuicyjny i łatwy w obsłudze dla użytkowników. To również odpowiedni moment, by podjąć decyzję, czy obiegi zostały właściwie skonfigurowane i czy na pewno w pełni korzystacie z nich wszystkich.

Pilotaż i produkcja, czyli wdrożenie Hatiroo® do firmy

Po zakończonym okresie testowym, jeżeli system sprawdził się i chcesz na stałe wprowadzić go do swojej firmy, rozpoczynamy pilotaż.

Zaczynamy od małych kroków. Najpierw z oprogramowania będzie korzystać tylko niewielka grupa pracowników, a procesować będziecie kilka lub kilkanaście dokumentów. W tym czasie poszukamy ambasadorów rozwiązania, czyli osób, które są pozytywnie nastawione do oprogramowania. To one jako pierwsze nauczą się korzystać z systemu, by później przekazać tę wiedzę innym.

Jeśli pilotaż przebiegnie pomyślnie, następuje etap produkcji, czyli wdrożenie oprogramowania do całej firmy, dla wszystkich pracowników. Jeżeli pojawią się jeszcze jakieś niejasności lub zajdzie potrzeba poprawy konfiguracji procesów w obiegach, chętnie pomożemy – cały czas jesteśmy dla Was dostępni w ramach konsultacji technicznych. Wybierając Hatiroo® nie podpisujesz długoterminowych umów – w każdym momencie możesz zrezygnować z zachowaniem miesięcznego okresu wypowiedzenia.

Nawet jeśli jeszcze nie jesteś zdecydowany i cały czas zastanawiasz się, czy system do elektronicznego obiegu dokumentów sprawdzi się w Twojej firmie, skontaktuj się z nami. Opowiemy Ci więcej o naszym oprogramowaniu i w praktyce pokażemy, jak działa system. Jeśli się zdecydujesz, przeprowadzimy wdrożenie w taki sposób, by zmiana trybu pracy przebiegła bez komplikacji. Chętnie pomożemy Ci również przy zakupie DocuSign® i Office 365®.