Nowoczesne zbieranie podpisów – szybkie i skuteczne
Zebranie podpisów koniecznych do sfinalizowania umowy powinno być tylko końcową, szybką formalnością, która nie sprawia problemów żadnej ze stron. W rzeczywistości często to właśnie ten etap przeciąga się w nieskończoność i blokuje możliwość wdrożenia procedur zawartych w treści umowy w życie.
Spis treści:
Zamień długopis na podpis elektroniczny
Zbieranie podpisów elektronicznych jest przede wszystkim bardzo czasochłonne. Osoba odpowiedzialna za zbieranie podpisów musi najpierw dotrzeć do wszystkich osób w firmie, które są uprawnione do zatwierdzania umów. Bardzo często zdarza się, że członkowie zarządu przebywają poza siedzibą firmy – pracują w innym miejscu lub wyjeżdżają na delegacje. W takich chwilach zebranie wszystkich podpisów staje się jeszcze większym wyzwaniem. Składanie podpisów na wielostronicowych umowach, a w szczególności ich parafowanie, jest również uciążliwe dla osób zatwierdzających umowę.
Kiedy umowa zostanie podpisana w ramach struktur firmy, trzeba przekazać ją kontrahentowi. Zazwyczaj koperta z umową przesyłana jest z pomocą kuriera lub przewożona taksówką. Każdy z tych transportów wymaga czasu oraz dodatkowych pieniędzy, które trzeba zainwestować w proces pozyskiwania podpisów. Kiedy umowa dotrze do miejsca docelowego, często zdarza się, że zbyt długo leży na biurku prezesa, który w natłoku obowiązków zapomina o złożeniu podpisu.
Każdy dzień opóźnienia wynikający z powyższych procesów sprawia, że Twoja firma, zamiast czerpać zyski z podpisanej umowy, inwestuje kolejne pieniądze w przyspieszenie procesu podpisywania dokumentu.
Rozwiązaniem, na które decyduje się coraz więcej firm na całym świecie, jest zamiana tradycyjnego podpisywania dokumentów na składanie podpisów drogą elektroniczną.
Interesujące? Chcesz wiedzieć więcej? Mamy dla Ciebie porcję wiedzy
Platforma do zbierania podpisów elektronicznych
Z pewnością słyszałeś kiedyś określenie podpis kwalifikowany. To płatny rodzaj certyfikowanego podpisu, który może być wykorzystywany do elektronicznego podpisywania dokumentów. Warto jednak wiedzieć, że certyfikowany podpis wymagany jest tylko w niektórych, ściśle określonych przypadkach (więcej na ten temat możesz przeczytać tutaj: Jak podpisać umowę online?).
Do podpisania większości umów zawieranych między firmami wystarczy Ci jednak zwykły podpis elektroniczny lub podpis zaawansowany, czyli uzupełniony o dodatkową weryfikację, np. poprzez SMS.
Kluczem do sprawnego elektronicznego podpisywania umów zarówno przy pomocy podpisu niekwalifikowanego, jak i kwalifikowanego, jest wdrożenie dobrej platformy do podpisów elektronicznych (np. DocuSign® lub Autenti®). Tego rodzaju narzędzia pozwalają na szybkie podpisanie umowy wewnątrz firmy – osoby uprawnione mogą zatwierdzić umowy przy pomocy kilku kliknięć, z dowolnego urządzenia i z każdego miejsca na świecie. Tak podpisaną umowę można w formie linku przesłać do kontrahenta. Ten, nawet jeśli w swojej firmie nie korzysta z podpisów elektronicznych, będzie mógł w prosty i intuicyjny sposób złożyć e-podpis na dokumencie.
Czy wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów się opłaca?
Usprawnianie i ułatwianie procesów w firmie – również tych dotyczących składania podpisów, dobrze wpływa zarówno na wydajność pracy, jak i na bezpośrednie zyski firmy. Właśnie dlatego, zamiast stać w miejscu, warto próbować nowych rozwiązań, które mogą pomóc firmie rozwijać się i skuteczniej zarabiać.
Autor:
Krzysztof Rosół, CEO Hatiroo®
Ekspert w dziedzinie obiegu dokumentów i podpisów elektronicznych. Od ponad 15 lat projektuje procesy biznesowe i doradza swoim klientom w zakresie efektywności pracy. Jest architektem wielu rozwiązań systemów do obiegów dokumentów, w tym systemu Hatiroo®.
Autor:
Krzysztof Rosół, CEO Hatiroo®
Ekspert w dziedzinie obiegu dokumentów i podpisów elektronicznych. Od ponad 15 lat projektuje procesy biznesowe i doradza swoim klientom w zakresie efektywności pracy. Jest architektem wielu rozwiązań systemów do obiegów dokumentów, w tym systemu Hatiroo®.
