Czym różni się obieg umów od obiegu faktur?
2021-11-07
Obieg dokumentów w firmie logistycznej
2021-12-12Przeciągające się procesy, zagubione dokumenty czy wydłużające się finalizacje umów – te wszystkie czynniki wpływają na nieustanne odraczanie zysków i wpływów na firmowe konto oraz są zagrożeniem dla zachowania ciągłości i bezpieczeństwa biznesu. Jaki wpływ na finanse Twojej firmy ma sposób, w jaki procesowane są dokumenty? Ogromny! Pozwól, że opowiemy Ci więcej o realnych zyskach i stratach.
Zmniejszenie kosztów operacyjnych
Tradycyjny obieg dokumentów wymaga przeprowadzenia szeregu czasochłonnych czynności, które nie tylko zajmują cenne godziny pracowników, ale również generują dodatkowe koszty. Procesowanie umów w tradycyjny sposób to długie godziny spędzone na przygotowywaniu plików, przesyłaniu ich drogą mailową, pobieraniu, zapisywaniu, załączaniu, scalaniu zmian, koordynacji i szeregu innych drobnych czynności, które muszą być wykonane, by umowa mogła trafić do kontrahenta.
Kiedy dokument zostanie stworzony, nadchodzi czas drukowania, skanowania i zszywania wyprodukowanych kartek papieru. Warto pamiętać też, że drukowanie dokumentów to nie tylko koszt kartki papieru i tuszu, ale również kwota, jaką należy zapłacić za serwisowanie, obsługę oraz części wymienne.
Kolejne koszty generowane przez tradycyjny obieg dokumentów, to podpisywanie papierowych umów. To czas, jaki pracownik musi przeznaczyć na dotarcie do wszystkich członków zarządu. To pieniądze, które trzeba zapłacić kurierowi, by dotarł z umową na drugi koniec miasta, gdzie wiceprezes aktualnie ma spotkanie. To również koszty czasu pracy osób uprawnionych do podpisu, które są zobowiązane do zaparafowania często dziesiątek stron zawieranej umowy.
Koszty elektronicznego obiegu dokumentów są znacznie niższe. Płacisz za oprogramowanie, które w dużym stopniu pozwoli zredukować czas poświęcony na przeprocesowanie umowy. Koszty są stałe i łatwe do przewidzenia, w przeciwieństwie do kosztów wynikających z tradycyjnego obiegu dokumentów.
Szybsze finalizowanie transakcji
Cały powyżej opisany proces powinien prowadzić do sfinalizowania transakcji i podpisania umowy z kontrahentem. W tym przypadku szybkie i sprawne działanie jest kluczowe. Przeciągające się formalności w Twojej formie mogą sprawić, że Twój potencjalny klient zdąży się rozmyślić lub skorzystać z oferty konkurencji.
Dobrze skonfigurowany system do elektronicznego obiegu dokumentów Hatiroo® z podpisem elektronicznym pozwoli przygotować i podpisać wewnętrznie umowę znacznie szybciej. Kilkanaście minut wystarczy, by umowa była gotowa do wysłania kontrahentowi, który będzie mógł podpisać ją elektronicznie z dowolnego urządzenia z dostępem do internetu. Czy byłbyś w stanie osiągnąć taki wynik, przygotowując umowę od zera, drukując i szukając wszystkich osób, które powinny złożyć swój podpis na papierowym dokumencie?
Wiele odzyskanych godzin pracy
Trudno policzyć, ile godzin pracownicy Twojej firmy marnują na te niewielkie czynności, które prowadzą do finalizacji umowy. Przesyłanie, załączanie, pobieranie, scalanie, drukowanie – za wykonywanie tych wszystkich czynności trzeba przecież zapłacić. Ich automatyzacja sprawi, że pracownicy zyskają dodatkowe godziny, które będą mogli przeznaczyć na obowiązki przynoszące więcej satysfakcji i mające większe znaczenie dla funkcjonowania firmy.
Automatyzacja procesów firmowych szybko przyniesie zauważalne zyski. Wdrażając nowe rozwiązania, warto wybrać te, które są proste, intuicyjne i nie wymagają przeprowadzania wielogodzinnych szkoleń dla pracowników.
