Co to jest obieg dokumentów?

Obieg dokumentów to sposób, w jaki dokumenty krążą po firmie. Może być tradycyjny (papierowy), elektroniczny lub hybrydowy (połączenie obu). Obieg dokumentów składa się z procesów, czyli standardów pracy. Każdy proces dzieli się na kroki postępowania i określa, za co odpowidzialne są poszczególne osoby.

Obieg dokumentów składa się z procesów

Przykłady procesów obiegu dokumentów

Rodzaje
dokumentów

Dlaczego warto wdrożyć system do elektronicznego obiegu dokumentów?

Elektroniczny obieg dokumentów sprawi, że zyskacie kontrolę nad procesami, standardami i wzorami dokumentów. EOD pozwoli ograniczyć zużycie papieru, usprawni współpracę w zespole działającym zdalnie i umożliwi korzystanie z elektronicznego archiwum z możliwością wyszukiwania.

Archiwum elektroniczne
  • Ułatwione wyszukiwanie dokumentów
  • Możliwość zdefiniowania dostępów dla działów lub stanowisk
  • Nie trzeba mieć fizycznego miejsca na dokumenty - wszystko jest dostępne elektronicznie
  • Podpis elektroniczny
  • Składanie podpisów w dowolnym czasie i miejscu
  • Skrócenie czasu zbierania podpisów do kilku minut
  • Bez konieczności parafowania strona po stronie
  • Praca zdalna
  • Dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca na świecie i o dowolnym czasie
  • czasie. Asynchroniczna praca zespołowa nawet z różnych stref czasowych
  • Zastąpienie przesyłania załączników e-mailem udostępnianiem plików w chmurze
  • Automatyzacja pracy
  • Automatyczne rozsyłanie do akceptacji lub zbierania podpisów do wielu osób w określonej kolejności
  • Przypomnienia o wygasaniu umowy
  • Eskalacje o konieczności wykonania zadania lub złożenia podpisu
  • Kontrola i standaryzacja pracy
  • Informacje o statusie poszczególnych dokumentów
  • Monitorowanie czasu wykonania zadań
  • Zapewnienie określonego sposobu i standardu pracy
  • Czy elektroniczny obieg dokumentów sprawdzi się w Waszej firmie?

    Główne zadanie elektronicznego obiegu dokumentów to kontrola przepływu dokumentów między wieloma działami. System do elektronicznego obiegu dokumentów zastępuje wiadomości mailowe i załączniki, automatyzuje poszczególne zadania i przypomina o terminach.

    Co jest potrzebne do elektronicznego procesowania dokumentów?

    Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów obejmuje 3 kluczowe elementy.
    System do elektronicznego 

    obiegu dokumentów

    Kompleksowe rozwiązanie do pracy z dokumentami, które pomoże 
w zarządzaniu całym cyklem życia dokumentu od momentu jego utworzenia, poprzez akceptację i zbieranie podpisów, do archiwizacji.
  

    • Automatyzacja procesów, archiwum i powiadomień.
    • Kontrola etapów opiniowania, akceptacji i negocjacji.
    • Generowanie dokumentów ze wzorów i automatyczne uzupełnianie danych.
    Podpis elektroniczny
    Narzędzie do zbierania podpisów elektronicznie, które w swoim założeniu ma skrócić czas zawierania umów. 
    • Platforma Autenti® lub DocuSign® do umów z klientami.
    • Podpis elektroniczny kwalifikowany do umów z pracownikami 
lub wymagających formy pisemnej.
    • Automatyzacja procesu zbierania podpisów.
    Archiwum dokumentów

    Miejsce, gdzie Wasze dokumenty będą dostępne dla wszystkich pracowników i z którego możecie korzystać niezależnie od rotacji pracowników. 

    • Firmowy dysk na dokumenty.
    • Centralne miejsce w firmie.
    • Praca zespołowa.

    Umów się na prezentację

    Opisz pokrótce swoją sytuację oraz podaj dane kontaktowe. Skontaktujemy się z Tobą i podpowiemy, czy system Hatiroo® jest rozwiązaniem, które odpowiada na Twoje potrzeby.