Jak archiwizować firmowe dokumenty?
2020-07-19
Podpis elektroniczny po prostu się opłaca!
2020-10-11System do elektronicznego obiegu dokumentów podnosi komfort pracy w całej firmie. Usprawnia procesy odbywające się wewnątrz zespołów oraz przyspiesza finalizację istotnych dla funkcjonowania firmy umów. To jednak nie wszystko – elektroniczne procesowanie dokumentów wspiera również pracę zarządu. W jaki sposób? Czytaj dalej!
Sprawniejsze podpisywanie dokumentów
Każda umowa, która wychodzi z firmy, musi zostać zatwierdzona przez wszystkich członków zarządu. Już sam proces zbierania podpisów od wszystkich uprawnionych osób jest kłopotliwy, szczególnie w momencie, kiedy każdy z nich przebywa w innym miejscu.
Podpisywanie i parafowanie wielostronicowych dokumentów przez członków zarządu jest również problematyczne. Kiedy obowiązki prezesa firmy piętrzą się, a na stół trafia umowa mająca kilkadziesiąt stron, z której każda musi być zaparafowana, sytuacja może stać się nerwowa.
W firmach, które korzystają z elektronicznego obiegu dokumentów z podpisem elektronicznym, takie sytuacje nie mają miejsca. Członek zarządu, który chce szybko podpisać otrzymany dokument, może to zrobić w kilkanaście sekund, za pomocą jednego kliknięcia. Każda ze stron zostanie automatycznie zaparafowana, a pełny podpis złożony w wyznaczonym miejscu.
Dowiedz się więcej o systemie do elektronicznego obiegu dokumentów Hatiroo®
Szybsze i sprawniejsze tworzenie oraz podpisywanie uchwał
Podejmowanie uchwał to proces, który bywa problematyczny i często przeciąga się w nieskończoność. Tradycyjnie samo tworzenie treści uchwały, nad którą często pracuje kilka osób, zanim osiągnięta zostanie ostateczna wersja, przedłuża się nawet miesiącami. Kiedy finalny dokument zostaje wypracowany, każdy z członków zarządu musi złożyć na nim podpis. Zdarza się również, że zadania z konkretnej uchwały zostają rozdzielone np. wśród dyrektorów.
Jak taki proces wygląda podczas pracy na systemie Hatiroo® z podpisem elektronicznym?
- Oprogramowanie jest pomocne już na etapie tworzenia treści uchwały. Integracja z Office 365® pozwala na pracę (nawet jednoczesną) kilku osób na tym samym dokumencie.
- Tak przygotowany dokument może zostać podpisany elektronicznie za pomocą platformy do podpisów elektronicznych DocuSign®. Oprogramowanie umożliwia zdefiniowanie kolejności składania podpisów przez kolejnych członków zarządu lub umożliwienie podpisywania dokumentu jednocześnie, przez wszystkich. Co istotne – nie są potrzebne do tego podpisy kwalifikowane, uchwały najczęściej mogą być zatwierdzane za pomocą zwykłego podpisu elektronicznego.
- Używając systemu Hatiroo® można przypisać zadania do określonych osób, np. do dyrektorów poszczególnych działów.
Elektroniczny obieg dokumentów dla międzynarodowych zespołów
Elektroniczne procesowanie dokumentów jest niemal niezbędne w przypadku firm zarządzających międzynarodowymi zespołami. Jeśli prezes zarządu stacjonuje w USA, zastępca prezesa w Wielkiej Brytanii, a pozostali członkowie zarządu w Polsce, przygotowywanie i zatwierdzanie uchwał jest problematyczne i czasochłonne. Dzięki systemowi do elektronicznego obiegu dokumentów odległości przestają mieć znaczenie – wszystko odbywa się w kilka chwil, w 100% online.
