Jakie elementy powinna zawierać każda umowa?
2022-02-13
Obieg dokumentów w firmie – z jakich narzędzi warto korzystać?
2022-03-20Tradycyjny obieg dokumentów funkcjonuje w firmach od lat i mogłoby się wydawać, że skoro coś działa, to po co to zmieniać. Nie można jednak zapominać o tym, że tradycyjny obieg dokumentów pochłania setki godzin pracy, które mogłyby być przeznaczone na coś znacznie pożyteczniejszego i mającego realny wpływ na zyski firmy.
Dobry system do elektronicznego obiegu dokumentów pozwala zminimalizować czas przeznaczony na procesowanie dokumentów wewnątrz firmy.
Jak wygląda tradycyjny obieg dokumentów?
W firmach, które nie korzystają z systemu do elektronicznego obiegu dokumentów, umowy oraz dokumenty wewnątrzfirmowe przesyłane są drogą mailową. Pierwszym krokiem jest tworzenie treści umowy, nad którą często pracuje kilka osób z różnych działów. Kolejne wersje dokumentu są tworzone na dyskach komputerów poszczególnych osób, a następnie załączane i przesyłane mailowo, np. do pracowników działu prawnego, którzy dopisują brakujące fragmenty.
Tak przygotowana umowa często wraca do osoby koordynującej projekt, która staje przed zadaniem stworzenia finalnej treści dokumentu z wielu wersji roboczych. To zadanie jest tym trudniejsze, im więcej osób pracowało nad treścią umowy. Przesyłanie wersji roboczych mailem zawsze generuje chaos i sprawia, że stworzenie dokumentu zajmuje więcej czasu, niż powinno. Warto wiedzieć również o tym, że umowy zawierane przed firmy mają często po kilkadziesiąt stron. Scalenie takiego dokumentu z kilku czy nawet kilkunastu jest bardzo czasochłonne, a przecież te cenne godziny mogłyby być wykorzystane na wykonywanie innych czynności, które mogłyby przynieść realne zyski dla firmy.
Dowiedz się, jak usprawnić obieg dokumentów w Twojej formie
W jaki sposób elektroniczny obieg dokumentów może usprawnić działania firmy?
Dobry system do elektronicznego obiegu dokumentów sprawi, że problem z bałaganem w wersjach roboczych przestanie istnieć. System krok po kroku będzie prowadził wszystkie osoby uczestniczące w procesie powstawania dokumentu przez kolejne kroki, dzięki czemu każda z nich będzie wiedziała, kiedy powinna wykonać działania. System Hatiroo® wyposażony jest w skuteczny schemat powiadomień, który przypomina o wykonaniu zadania oraz wskazuje kolejną osobę, do której należy przekazać dokument.
System Hatiroo® zintegrowany z Microsoft 365® to również możliwość rezygnacji z pracy na plikach znajdujących się bezpośrednio na dysku komputera i każdorazowego załączania ich do korespondencji. Integracja z Microsoft 365® umożliwia pracę wszystkich osób biorących udział w projekcie na jednym pliku, nawet w tym samym czasie. Taki schemat pracy oznacza to koniec problemów ze scalaniem zmian i odszukiwaniem odpowiednich wersji dokumentów.
Dobry system do elektronicznego obiegu dokumentów pozwoli usprawnić pracę, przyspieszyć procesy, skrócić czas przygotowywania, a co za tym idzie również podpisywania umów mających realny wpływ na zyski firmy.
